Переподготовка (профессиональная переподготовка) – это форма повышения квалификации‚ при которой работник получает новую профессию‚ специальность или квалификацию‚ отличную от той‚ что указана в трудовой книжке на момент приёма на работу․ Внесение сведений о такой переподготовке в трудовую книжку регулируется нормативными актами Минтруда и социальной защиты РФ․ Ниже представлен подробный разбор того‚ когда и как следует делать запись о переподготовке‚ какие данные необходимо указывать и какие особенности следует учитывать при работе с трудовыми книжками разных образцов․
Нормативная база
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» – основной документ‚ регламентирующий порядок внесения записей о работе‚ включая сведения о присвоении разрядов‚ классов‚ категорий и о получении второй и последующей профессии․
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – определяет‚ что в трудовую книжку вносятся сведения о трудовой деятельности‚ переводах и увольнениях; сведения о повышении квалификации и переподготовке относятся к разделу «Сведения о работе»‚ если они приводят к изменению профессии‚ специальности или квалификации․
- Инструкция по заполнению трудовых книжек» (приложение к приказу № 320н) – содержит подробные указания по заполнению граф 1‑4 раздела «Сведения о работе»․
Согласно пункту 3․1 Инструкции‚ если работнику в период работы присваивается новый разряд‚ класс‚ категория‚ классный чин либо устанавливается вторая и последующая профессия‚ специальность или квалификация‚ то об этом делается соответствующая запись․
Когда необходимо вносить запись о переподготовке?
Запись делается в следующих случаях:
- Работник прошёл курс профессиональной переподготовки и получил новую профессию‚ специальность или квалификацию‚ отличную от ранее указанной в трудовой книжке․
- В результате переподготовки работнику присвоен новый разряд‚ класс‚ категория или классный чин (например‚ перевод с разряда 3 на разряд 4)․
- Переподготовка привела к изменению уровня квалификации (например‚ получение квалификации «инженер‑механик 1‑й категории» после previously имевшей квалификации «техник»)․
- «Присвоен разряд 4 по профессии «Сварщик» (уровень квалификации – 4-й разряд)»;
- «Получена вторая профессия – «Техник‑электронщик» (квалификация – инженер‑электронщик 2‑й категории)»;
- «Профессиональная переподготовка по программе «Менеджер по работе с клиентами»․ Присвоена квалификация «Менеджер 1‑й категории»»;
- наименование профессии‚ специальности или квалификации;
- разряд/класс/категория (если предусмотрены);
- наименование программы переподготовки (по желанию‚ но полезно для проверки)․
- использовать дополнительный лист (вкладыш)‚ который вшивается в трудовую книжку в соответствии с пунктом 3․1 Инструкции;
- либо сделать запись в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» только в случае‚ если переподготовка связана с получением награды (например‚ благодарность за успешное завершение курса)․ Однако такой способ не является основным и применяется редко․
- Отсутствие указания разряда/категории – если переподготовка привела к изменению разряда‚ его необходимо указать в графе 3․
- Неправильная дата – иногда ставят дату начала обучения вместо даты выдачи документа об окончании․
- Сокращения без расшифровки – например‚ «ППК» без расшифровки может привести к непониманию инспектором труда․
- Запись в неправильном разделе – внесение сведений о переподготовке в раздел «Образование» (если оно не связано с получением первой профессии)․
- Отсутствие основания – графа 4 оставлена пустой или содержит лишь фраза «по заявлению сотрудника»․
- Своевременно издавать приказ о направлении на профессиональную переподготовку и о её завершении․
- Хранить копии документов (дипломы‚ сертификаты‚ приказы) в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении трудовых книжек)․
- Обеспечить обучение кадрового сотрудника правилам заполнения трудовой книжки согласно приказу № 320н․
- При электронном ведении трудовых книжек (например‚ в 1С:ЗУП) использовать шаблоны‚ автоматически подставляющие номер записи и проверяющие корректность дат․
- После получения документа об окончании переподготовки запросить у отдела кадров копию записи в трудовой книжке для личного контроля․
- Проверить‚ что в графе 3 указаны точное наименование новой профессии и квалификация‚ а в графе 4 – реквизиты приказа и диплома․
- При обнаружении неточностей немедленно обратиться к кадровому специалисту для внесения исправления (согласно пункту 5․2 Инструкции – исправление делается путем зачеркивания ошибочной записи и внесения правильной рядом с пометкой «Исправлено» и подписи ответственного лица)․
- Установить‚ привела ли переподготовка к изменению профессии‚ специальности‚ квалификации или разряда․
- Оформить приказ о направлении и завершении переподготовки․
- Внести запись в раздел «Сведения о работе» согласно графам 1‑4․
- Проверить корректность заполнения и сохранить подтверждающие документы․
Если переподготовка не меняет профессию/специализацию (например‚ курсы по смежным вопросам без присвоения нового разряда)‚ запись в трудовую книжку не требуется; такие сведения можно отразить в личной карточке сотрудника или в отдельном журнале обучения․
Как правильно оформить запись о переподготовке?
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (графы 1‑4)․ Ниже приведён порядок заполнения каждой графы․
Графа 1 – порядковый номер записи
В графе 1 указывается следующий номер по порядку после последней уже сделанной записи в этом разделе․ Например‚ если последняя запись имеет номер 12‚ новая запись получит номер 13․
Графа 2 – дата установления новой профессии/разряда
В графе 2 прописывается дата‚ с которой новая профессия‚ специальность‚ квалификация или разряд считается установленной․ Обычно это дата выдачи документа об окончании переподготовки (диплома‚ сертификата‚ удостоверения)․ Формат записи – ДД․ММ․ГГГГ (например‚ )․
Графа 3 – основная запись
В графе 3 содержится суть изменения․ Формулировка должна быть чёткой и соответствовать wording‑у документа‚ подтверждающего переподготовку․ Примерные варианты:
Важно указать:
Графа 4 – основание для внесения записи
В графе 4 указывается реквизит документа‚ послужившего основанием для записи: номер и дата приказа о переподготовке‚ номер диплома/сертификата‚ наименование учебного заведения․ Пример:
«Приказ № 45 от о направлении на профессиональную переподготовку; диплом № 789012 выданный Институтом повышения квалификации »․
Образец записи в трудовой книжке
Ниже представлен пример заполнения строки для работника‚ прошедшего переподготовку и получившего новую профессию․
| Графа | Содержание записи |
|---|---|
| 1 | 13 |
| 2 | |
| 3 | Получена вторая профессия – «Техник‑электронщик» (квалификация – инженер‑электронщик 2‑й категории)․ Программа профессиональной переподготовки «Электроника и микропроцессорные системы»․ |
| 4 | Приказ № 45 от о направлении на профессиональную переподготовку; диплом № 789012 выданный Институтом повышения квалификации ․ |
При оформлении записи следует соблюдать аккуратный почерк (если заполнение ручное) или использовать печатный шрифт при электронном заполнении (например‚ в системе 1С:ЗУП)․
Особенности оформления для трудовых книжек образца до 1995 г․
В старых трудовых книжках (выпущенных до 1995 года) отсутствует отдельный раздел «Сведения о подготовке‚ повышении квалификации и переподготовке»․ В этом случае сведения о переподготовке вносятся в раздел «Сведения о работе» по тем же правилам‚ что и для новых книжек (см․ пункт 3 Инструкции)․
Если все страницы раздела «Сведения о работе» уже заполнены‚ допускается:
Частые ошибки при внесении записи о переподготовке
Рекомендации для работодателя и сотрудника
Для работодателя:
Для сотрудника:
Запись о профессиональной переподготовке в трудовую книжку – это не просто формальность‚ а важный элемент подтверждения квалификации работника‚ который может влиять на карьерный рост‚ размер оплаты труда и право на определённые виды социальных гарантий․ Соблюдение порядка‚ установленного приказом Минтруда № 320н‚ гарантирует законность записи и защищает интересы обеих сторон трудовых отношений․
Основные шаги:
Следуя этим рекомендациям‚ работодатель избежит штрафов и претензий со стороны инспекции труда‚ а сотрудник получит достоверное отражение своей профессиональной истории в трудовой книжке․