Запись о переводе сотрудника – один из самых важных пунктов в трудовой книжке. Ошибки при её оформлении могут привести к потере части трудового стажа, а значит – к уменьшению будущей пенсии. В статье подробно рассмотрим:
- Что такое перевод по Трудовому кодексу РФ;
- Какие нормативные акты регулируют процесс;
- Какие документы нужны от работника и работодателя;
- Пошаговую инструкцию по заполнению записи в бумажной и электронной трудовой книжке;
- Типичные ошибки и способы их избежать.
Правовое основание перевода
Согласно статье 70.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) переводом считается постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника. Перевод может быть:
- Постоянным – когда меняется должность, но сохраняется место работы (например, из «инженера‑технолога» в «главного инженера»);
- Временным – когда сотрудник исполняет обязанности другой должности в течение ограниченного периода (например, замещение в отпуске).
Перевод из одного филиала в другой регулируется статьей 72.1 ТК РФ и требует письменного заявления работника.
Кто отвечает за правильность записи?
За корректное ведение трудовых книжек в организации отвечает кадровая служба (или отдел кадров). Согласно статье 72.2 ТК РФ именно работодатель обязан:
- Собрать необходимые документы;
- Сделать запись в трудовой книжке в установленном порядке;
- Обеспечить подпись и печать организации.
Необходимый пакет документов
| Документ | Кому предоставляется | Содержание |
|---|---|---|
| Заявление сотрудника о переводе | Отделу кадров | ФИО, текущая должность, желаемая должность, дата начала перевода, подпись. |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Работнику и работодателю | Условия нового места работы, оклад, график, срок (если перевод временный). |
| Приказ (распоряжение) о переводе | Подразделению, где будет работать сотрудник | Номер приказа, дата, основание (ст. 70.1 ТК РФ), указание новой должности; |
| Согласие работника (если перевод в другой филиал) | Работодателю | Подтверждение согласия на изменение места работы. |
Пошаговая инструкция по заполнению записи в бумажной трудовой книжке
- Подготовка формы записи. В трудовой книжке используеться стр. 6 (для записей о кадровых изменениях). Номер записи ставится последовательно;
- Заполнение полей (пример):
№ Дата Наименование организации Должность Основание Ставка (оклад) Подпись руководителя 1 ООО «Пример» Главный инженер Перевод по ст. 70.1 ТК РФ 120 000 руб. /Иванов И.И./
- Дата – дата вступления в силу перевода (обычно дата приказа).
- Наименование организации – полное официальное название работодателя.
- Должность – новая должность (полное наименование, без сокращений).
- Основание – указывается нормативный акт (например, «Перевод по ст. 70.1 ТК РФ», «Перевод в филиал по заявлению работника»).
- Ставка (оклад) – указывается размер заработной платы, если он изменился.
- Подпись руководителя – подпись и печать организации.
- Подпись сотрудника. После внесения записи сотрудник ставит свою подпись в графе «Подпись работника» (если такая графа предусмотрена в локальном регламенте).
- Проверка. Кадровик проверяет соответствие записи документам (приказ, заявление, доп. соглашение).
- Внесение копии в личное дело. Оригинал записи остаётся в трудовой книжке, а копия – в личном деле сотрудника.
Оформление записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)
С 1 января 2026 года завершён переходный период по внедрению ЭТК. Процедура почти идентична бумажному варианту, но есть свои нюансы:
- Все документы (заявление, приказ, доп. соглашение) загружаются в электронный архив организации.
- Кадровый специалист в системе «Госуслуги – Электронная трудовая книжка» создаёт запись, заполняя те же поля, что и в бумажной форме.
- Подпись руководителя и сотрудника ставится ЭЦП (электронной цифровой подписью).
- Сотруднику отправляется уведомление о внесённой записи, а также ссылка для просмотра в личном кабинете.
Важно помнить, что запись о переводе должна быть сделана до 1 месяца с момента вступления в силу приказа, иначе она считается просроченной и может потребовать исправления.
Типичные ошибки и как их избежать
- Пропуск даты вступления в силу. Дата должна соответствовать приказу, а не дате подписания заявления.
- Неправильное указание основания. Нужно точно указать нормативный акт (ст. 70.1, ст. 72.1 и т.д.).
- Отсутствие подписи руководителя. Без подписи запись считается недействительной.
- Ошибки в наименовании должности. Используйте официальное название, как в штатном расписании.
- Неучёт изменения оклада. Если зарплата меняется, указывайте новую ставку; иначе при расчёте пенсии будет недоучтённый доход.
- Запись в неправильный лист. Все кадровые изменения вносятся в лист 6 (или в лист, указанный локальными нормативными актами).
Пример правильной записи (бумажная трудовая книжка)
Строка № 12
| Дата | |
| Наименование организации | ООО «ТехИнвест», ИНН 7701234567 |
| Должность | Главный инженер |
| Основание | Перевод по ст. 70.1 ТК РФ (приказ № 45 от ) |
| Ставка (оклад) | 120 000 руб. |
| Подпись руководителя | /Иванов И;И./, печать |
| Подпись работника | /Петров П.П./ |
Пример записи в электронной трудовой книжке
В системе ЭТК вводятся те же данные, после чего нажимается кнопка «Подписать ЭЦП». Система автоматически формирует запись и отправляет уведомление сотруднику.
Что делать, если запись была сделана неверно?
- Составить акт об исправлении записи (в бумажной форме) или запрос в системе ЭТК о корректировке.
- Подготовить новый приказ с указанием исправлений.
- Сотрудник и руководитель подписывают акт/приказ.
- Внести исправленную запись в трудовую книжку (в бумажной – зачеркнуть ошибку линией и написать исправление, в ЭТК – откорректировать запись).
- Сохранить копию исправления в личном деле.
Оформление записи о переводе – процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения нормативных требований. Следуйте пошаговой инструкции, проверяйте каждый пункт, используйте официальные названия и подписи, и ваш трудовой стаж будет надёжно зафиксирован как в бумажной, так и в электронной форме.
Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.
Дата публикации: