Перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение — это значимое изменение условий трудового договора. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку работника вносятся сведения о переводах на другую постоянную работу. Однако на практике у кадровиков часто возникают сложности с формулировками, особенно если речь идет о перемещении из одного отдела в другой. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить такую запись, опираясь на актуальные требования законодательства и разъяснения Роструда.

Что важно знать перед оформлением перевода

Прежде чем вносить какую-либо запись в трудовую книжку, необходимо правильно оформить сам факт перевода. Существует несколько ключевых правил:

• Постоянство: В трудовую книжку вносится запись только о постоянном переводе. Сведения о временном переводе (например, на время декретного отпуска другой сотрудницы) в трудовую книжку не заносятся.
• Согласие работника: Перевод возможен только с письменного согласия сотрудника. Это может быть отдельное заявление на перевод в другой отдел, подписанное работником дополнительное соглашение к трудовому договору или же соответствующая запись («С переводом согласен») на приказе работодателя.
• Основание для записи: Запись в трудовую книжку вносится строго на основании изданного работодателем приказа о переводе.

Указывать ли название отдела? Разъяснения Роструда

Один из самых частых вопросов: нужно ли указывать в трудовой книжке название структурного подразделения (отдела), если сотрудник просто меняет должность в рамках одного отдела или переходит в другой?

Специалисты Роструда дают четкий ответ: данный вопрос напрямую законодательством не урегулирован, однако следует руководствоваться принципом соответствия трудовому договору.

Если в трудовом договоре работника изначально было указано конкретное структурное подразделение, то при переводе на другую должность (даже в том же самом подразделении) запись в трудовой книжке должна делаться с обязательным указанием этого структурного подразделения. Если же в договоре отдел не был прописан, указывать его в записи о переводе не обязательно, однако на практике кадровики часто его указывают для большей ясности.

Образцы записей в трудовую книжку

В соответствии с новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек (действует с 2022 года), записи должны быть аккуратными и полностью отражать суть кадрового решения. Рассмотрим два основных варианта.

Перевод в другой отдел (другое структурное подразделение)

При переводе сотрудника из одного отдела в другой в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается, в какой именно отдел и на какую должность переведен работник.

Образец записи:

«Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя проектов».

или

«Переведена в отдел кадров на должность старшего инспектора».

Перевод на другую должность в том же подразделении

Если сотрудник остается в том же отделе, но меняет свою профессию/должность, наименование отдела все равно желательно указать (особенно если оно есть в трудовом договоре).

Образец записи:

«Переведена в отделении неонатологии на должность заведующей отделения».

или

«Переведен в отдел продаж на должность исполнительного директора».

Перевод к другому работодателю (в порядке перевода)

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда сотрудник переходит из одной организации в другую в порядке перевода. В этом случае процесс оформления состоит из двух этапов:

1. Увольнение с прежнего места работы. В трудовой книжке делается запись об увольнении. При этом важно указать инициатора перевода:
   • Если инициатором был сам работник: «Уволен в связи с переводом по просьбе работника, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
   • Если инициатива исходила от работодателя: «Уволен в связи с переводом с согласия работника, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
2. Прием на новое место работы. На новом предприятии издается приказ о приеме на работу в порядке перевода. В трудовой книжке в графе 3 делается соответствующая запись, которая по формулировке схожа с приказом.
   
   Образец записи: «Принят в отдел логистики на должность менеджера в порядке перевода из ООО «Старая Компания»».

Пошаговый алгоритм оформления перевода

Чтобы избежать ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции, соблюдайте следующий порядок действий:

1. Получение согласия: Получите от работника письменное заявление о согласии на перевод или подпишите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.
2. Издание приказа: На основании подписанных документов издайте приказ о переводе работника на другую работу (используйте форму Т-5 или самостоятельно разработанную форму).
3. Внесение записи в трудовую книжку: В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 — дату перевода, в графе 3 — саму формулировку о переводе (с указанием отдела и должности), в графе 4 — дату и номер приказа, на основании которого сделана запись.
4. Ознакомление работника: Под роспись ознакомьте сотрудника с внесенной записью в его трудовой книжке (в личной карточке или в разделе трудовой книжки, если это предусмотрено правилами ведения).

Частые ошибки и как их избежать

• Внесение записи о временном переводе. Помните, что временный перевод (до 1 года или до выхода основного сотрудника) никогда не отражается в трудовой книжке.
• Зачеркивание исправленных записей. По новым правилам ведения трудовых книжек, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание неверных записей не допускается. Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи.
• Несоответствие приказа и записи. Формулировка в трудовой книжке должна максимально точно повторять формулировку из приказа о переводе.

Грамотное оформление перевода из одного отдела в другой, залог отсутствия проблем при проверках ГИТ и будущих начислений пенсии работнику. Всегда сверяйтесь с трудовым договором сотрудника: если в нем указан отдел, он обязательно должен фигурировать в записи о переводе на другую должность.