Перевод сотрудника из одной организации в другую — это не просто смена места работы, а сложный юридический процесс, требующий строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ и Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого Приказом Минтруда России от № 320н. Важно понимать: запись о переводе в другую организацию в трудовой книжке делается не одним, а двумя работодателями — прежним и новым. Ниже — подробная пошаговая инструкция с образцами и правилами оформления.
Понятие перевода в другую организацию
Перевод в другую организацию — это прекращение трудовых отношений с одним работодателем и заключение новых трудовых отношений с другим. Это не внутренний перевод (например, с одного отдела на другой в той же компании), а смена работодателя. Такой перевод возможен только по инициативе работника и с его письменного согласия.
Ответственность работодателей
Согласно п; 9 Порядка № 320н, ответственность за внесение записей в трудовую книжку лежит на работодателе, с которым заключён трудовой договор на момент события. При переводе в другую организацию:
- Прежний работодатель вносит запись об увольнении по собственному желанию (или по соглашению сторон) с указанием причины — «перевод на работу в другую организацию».
- Новый работодатель вносит запись о приёме на работу в порядке перевода, указывая наименование прежней организации.
Пошаговая процедура оформления
Шаг 1: Работник подаёт заявление
Сотрудник пишет заявление об увольнении по собственному желанию с указанием причины: «В связи с переводом на работу в другую организацию». Также он должен предоставить письменное согласие на перевод (если требуется по внутреннему регламенту компании).
Шаг 2: Прежний работодатель издаёт приказ об увольнении
На основании заявления руководитель издаёт приказ об увольнении (форма № Т-8 или № Т-8а). В основании указывается: «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, добровольный уход по собственному желанию в связи с переводом в другую организацию».
Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку прежним работодателем
В графе 3 «Сведения о работе» (в разделе «Работа») делается запись по следующему образцу:
- Дата:
- Номер и дата приказа: № 45 от
- Содержание записи: «Уволен по собственному желанию в связи с переводом на работу в другую организацию»
Важно! В графе 4 «Основание» указывается: «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
Шаг 4: Выдача трудовой книжки работнику
Прежний работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Если работник не может получить её лично — высылается заказным письмом с уведомлением.
Шаг 5: Новый работодатель оформляет приём на работу
Новый работодатель заключает с сотрудником трудовой договор, издаёт приказ о приёме (форма № Т-1 или Т-1а), заводит личную карточку (форма № Т-2) и вносит запись в трудовую книжку.
Шаг 6: Внесение записи о приёме в порядке перевода
В графе 3 «Сведения о работе» новой организации делается запись по образцу:
- Дата:
- Номер и дата приказа: № 12 от
- Содержание записи: «Принят на работу в порядке перевода из ООО «Альфа»
В графе 4 «Основание» указывается: «приказ № 12 от ».
Ключевые требования и нюансы
Сроки внесения записей
Согласно п. 9 Порядка № 320н, все записи в трудовую книжку должны быть сделаны не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа. Это касается как увольнения, так и приёма.
Указание наименования прежней организации
Обязательно! При приёме в порядке перевода в новой организации нельзя просто писать «принят на работу». Обязательно нужно указать: «из [полное наименование прежней организации]». Это требование закреплено в п. 10 Порядка № 320н.
Почему нельзя просто уволить и принять как нового сотрудника?
Если новый работодатель внесёт запись как о приёме «впервые», а не «в порядке перевода», это нарушение. Такая запись может быть признана недействительной, а организация — привлечённой к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение правил ведения трудовых книжек.
Что делать, если трудовая книжка у работника отсутствует?
Если трудовая книжка утеряна, новый работодатель не вправе требовать её от работника. В этом случае он обязан:
- Завести новую трудовую книжку;
- Внести в неё все сведения о предыдущей работе на основании документов (справки, выписки из архива, копии приказов);
- В графе 3 при приёме указать: «Принят на работу в порядке перевода из ООО «Альфа» (трудовая книжка выдана в связи с утратой)».
Образец записи в трудовой книжке
Запись при увольнении (прежний работодатель):
- Дата:
- Номер приказа: № 45 от
- Запись: Уволен по собственному желанию в связи с переводом на работу в другую организацию
- Основание: п. 3 ч; 1 ст. 77 ТК РФ
Запись при приёме (новый работодатель):
- Дата:
- Номер приказа: № 12 от
- Запись: Принят на работу в порядке перевода из ООО «Альфа»
- Основание: приказ № 12 от
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Новый работодатель вносит запись без указания «из [название организации]» → исправление: обязательно указывать полное наименование.
- Ошибка 2: Прежний работодатель не выдал трудовую книжку в день увольнения → штраф до 50 000 руб. по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Ошибка 3: Запись о переводе сделана в графе «Повышение» или «Перевод» → нельзя! Перевод между организациями — это увольнение и приём.
- Ошибка 4: Новый работодатель не проверил, что запись о предыдущем месте работы в трудовой книжке корректна → проверяйте все записи перед приёмом;
Важно помнить!
- Перевод в другую организацию — это не внутренний перевод! Это два отдельных события: увольнение и приём.
- Запись в трудовой книжке — юридический факт! Ошибки в ней могут повлиять на расчёт стажа, пенсии, больничных и других льгот.
- Ответственность за ошибки несёт работодатель! Даже если сотрудник сам принёс неправильно заполненную трудовую книжку — новый работодатель обязан её исправить или завести новую.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Если работник выбрал ЭТК, то все записи ведутся в электронном виде в Пенсионном фонде РФ. Прежний работодатель передаёт данные в ПФР, новый — получает их и вносит новую запись. Форма записи аналогична бумажной, но в электронном виде.
Правильное оформление записи в трудовой книжке при переводе в другую организацию — это не формальность, а гарантия соблюдения прав работника и законности действий работодателя. Соблюдение всех этапов, точное указание наименований организаций и сроков внесения записей — залог отсутствия споров, штрафов и судебных разбирательств.
Помните: одна ошибка в трудовой книжке может стоить сотруднику десятилетий стажа. Будьте внимательны — ваша точность защищает не только компанию, но и человека.