Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника. Несмотря на активный переход к электронным форматам (ЭТК) и сдачу отчетности через форму ЕФС-1, бумажные трудовые книжки все еще находятся в обращении, особенно у работников, сохранивших их по собственному желанию или продолжающих работать с бумажным носителем. Особое внимание кадровые специалисты должны уделять записям о переводе, так как эта процедура имеет свои юридические нюансы и строго регламентируется Приказом Минтруда России № 320н.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись о приеме на работу в связи с переводом, в чем разница между постоянным и временным переводом, а также какие ошибки чаще всего допускают работодатели.

Когда вносится запись о переводе?

Согласно действующему законодательству и правилам ведения трудовых книжек, запись о переводе вносится только в случае перевода работника на другую постоянную работу. Это может быть:

• Перевод в другое структурное подразделение (если оно указано в трудовом договоре).
• Перевод на другую должность.
• Перевод в другую местность вместе с работодателем.

Важно помнить: если перевод носит временный характер, запись в трудовую книжку не вносится. Временным считается перевод на срок до одного года или на время отсутствия основного работника. Только если временный перевод становится постоянным, в документ вносится соответствующая запись.

Ключевые отличия постоянного и временного перевода:

1. Постоянный перевод: требует согласия работника (за исключением особых случаев), оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и обязательно фиксируется в трудовой книжке.
2. Временный перевод: может осуществляться по соглашению сторон или в случаях простоя/необходимости замещения. В трудовую книжку не записывается. Дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом фиксируется только во внутренних документах и отчете ЕФС-1 (при необходимости), но не в графах бумажной книжки.

Алгоритм внесения записи при переводе

Процедура оформления записи строго регламентирована. Запись должна быть сделана в срок не позднее пяти рабочих дней с момента начала работы сотрудника в новой должности или новом подразделении.

Заполнение осуществляется в разделе «Сведения о работе». Рассмотрим по графам:

Графа 1: Порядковый номер

Здесь указывается номер записи по порядку в рамках данного раздела. Нумерация сквозная, продолжается после предыдущих записей (например, о приеме или предыдущих переводах).

Графа 2: Дата

Вносится дата фактического начала исполнения работником обязанностей на новой должности. Формат даты: число, месяц, год (например, ).

Графа 3: Сведения о приеме, переводе, увольнении

Это самая объемная часть записи. Текст должен быть лаконичным и точным.

Пример формулировки:

«Переведен в отдел логистики на должность начальника склада».

или

«Переведен на должность ведущего инженера-конструктора».

Если перевод связан со сменой работодателя (например, при реорганизации или по соглашению сторон между компаниями), сначала вносится запись об увольнении из старой организации, а затем новой организацией вносится запись о приеме с указанием основания: «Принят в связи с переводом из ООО «Вектор»».

Графа 4: Основание

Указывается документ, на основании которого произведен перевод. Обычно это приказ (распоряжение) работодателя. Необходимо указать вид документа, его номер и дату.

Пример: «Приказ от № 45-к».

Особенности перевода в другую организацию

Ситуация, когда сотрудник переходит в новую компанию именно в порядке перевода, требует особой внимательности. В этом случае цепочка действий следующая:

1. Сотрудник пишет заявление об увольнении из текущей организации с указанием причины: «в порядке перевода в ООО «Новые Технологии»».
2. Первый работодатель вносит запись об увольнении с формулировкой: «Уволен в порядке перевода в ООО «Новые Технологии», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
3. Новый работодатель (ООО «Новые Технологии») оформляет трудовой договор, издает приказ о приеме и делает запись в трудовой книжке: «Принят в отдел разработки в должность программиста в порядке перевода из ООО «СтарТех»».

Такая запись гарантирует непрерывность стажа и защищает права работника при расчете компенсаций.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и отчетность ЕФС-1

С 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки. В 2026 году большинство сведений о трудовой деятельности передается в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1 (подраздел 1.1).

Даже если у сотрудника есть бумажная трудовая, работодатель обязан подать отчет ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о переводе. В электронном виде информация о переводе отражается с теми же реквизитами, что и в бумажном варианте.

Важно: Если в электронной базе допущена ошибка, исправление производится путем подачи новой формы ЕФС-1 с признаком исправления, а в бумажную трудовую (если она ведется) вносится корректирующая запись.

Частые ошибки и как их избежать

• Запись о временном переводе. Как упоминалось выше, вносить запись о временном переводе в бумажную трудовую книжку запрещено. Это может создать проблемы при подтверждении стажа.
• Нарушение сроков. Запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней. Опоздание может быть расценено как нарушение трудового законодательства.
• Неверное основание. В графе 4 обязательно должен быть указан конкретный приказ. Ссылка на трудовой договор вместо приказа о переводе является ошибкой.
• Отсутствие подписи. Каждая запись в бумажной трудовой книжке должна быть заверена подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется), а также подписью самого работника.

Нюансы при работе с иностранными документами

Если трудовая книжка иностранного гражданина или требуется перевод записей для предоставления за рубеж, необходимо соблюдать правила точности. Все сокращения и аббревиатуры должны быть расшифрованы. Если часть текста нечитаема или сокращение невозможно расшифровать однозначно, в переводе делается соответствующая отметка. Перевод одной записи или всей книжки оформляется на листе формата А4 и при необходимости нотариально заверяется для придания юридической силы.

Правильное оформление записи о переводе в трудовой книжке — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия защиты прав работника и соблюдение требований законодательства РФ. В 20