Одной из ключевых обязанностей работодателя является правильное и своевременное отражение кадровых изменений в трудовой книжке работника. Запись о переводе — одна из самых частых, но при этом требующая точного соблюдения правил. В этой статье разберем, когда и как правильно вносить такие сведения, опираясь на действующее законодательство (ТК РФ, Приказ Минтруда № 320н).

Основное правило: что и когда вносить?

Согласно части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ и Приказу Минтруда России от № 320н, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• приеме на работу;
• переводе на другую постоянную работу у того же работодателя;
• увольнении;
• основаниях прекращения трудового договора;
• награждениях.

Ключевой момент: Запись вносится только при переводе на другую постоянную работу. Временный перевод (например, на время отпуска, болезни коллеги, выполнения срочных работ) не отражается в трудовой книжке, если только он не будет впоследствии признан постоянным.

Как оформить запись о постоянном переводе?

Оформление происходит на основании приказа (распоряжения) работодателя о переводе. Запись вносится в раздел «Сведения о работе».

Последовательность заполнения граф:

1. Графа 1 (№ п/п): Указывается порядковый номер записи в разделе (следующий после последней).
2. Графа 2 (Дата): Проставляется дата, с которой работник приступил к работе на новой постоянной должности (дата вступления приказа в силу).
3. Графа 3 (Наименование организации, должность, специальность, профессия):
   • Если перевод происходит внутри той же организации (в другой отдел/структурное подразделение), указывается новое наименование должности (например, «Ведущий специалист отдела продаж»). Название организации не меняется.
   • Если перевод связан с изменением наименования организации (например, при реорганизации), в этой графе указывается новое наименование организации и новая должность.
4. Графа 4 (Основание): Указываются реквизиты приказа (распоряжения) о переводе: номер, дата, название документа. Пример: «Приказ от № 125-к».

Особые ситуации и нюансы

Перевод, связанный с изменением структурного подразделения

Если работник переводится в другое структурное подразделение (например, из отдела продаж в отдел логистики), но должность остается той же (например, «Менеджер»), запись все равно вносится. В графе 3 указывается та же должность, но приказ о переводе будет иметь другой номер и дату. Это подтверждает факт смены подразделения.

Превращение временного перевода в постоянный

Если после временного перевода издается приказ о признании его постоянным, в трудовую книжку вносится одна запись с указанием даты начала временного перевода (как даты фактического начала работы на новой должности) и реквизитов двух приказов: о временном переводе и о признании его постоянным.

Перевод в другую организацию (по согласованию сторон)

Если происходит перевод работника в другую организацию (с согласия всех сторон, включая нового работодателя), действует иной порядок:

1. Прежний работодатель вносит запись об увольнении (с указанием основания — «перевод в другую организацию» по ст. 77 ТК РФ) и ставит в графе 4 реквизиты своего приказа об увольнении.
2. Новый работодатель при приеме на работу делает запись о приеме (с указанием в графе 3 наименования своей организации и новой должности).

Записи о переводе как такового в этом случае не делается.

Совместительство

Работа по совместительству (вторая основная работа) не является переводом на другую постоянную работу у того же работодателя. Поэтому запись о совместительстве в трудовую книжку не вносится. Сведения о такой работе отражаются только в записи об основной работе.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Внесение записи о временном переводе.
  Решение: Помнить, что вносится только информация о постоянной работе.
• Ошибка: Указание в графе 3 не должности, а описания функций («перевод на аналогичную работу»).
  Решение: Указывать точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием.
• Ошибка: Внесение записи после увольнения.
  Решение: Запись о переводе вносится до или в день начала работы на новой должности, но не после увольнения. Если запись пропущена, ее нужно внести на основании приказа, но с указанием даты фактического перевода.
• Ошибка: Неполные реквизиты в графе 4 (только номер приказа без даты или наоборот).
  Решение: Указывать полные реквизиты: «Приказ от [дата] № [номер]».

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) стало обязательным для большинства работодателей. Правила внесения записей о переводе в ЭТК идентичны правилам для бумажной книжки. Сведения формируются в виде электронного документа, который подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя и передается в Пенсионный фонд России. Работник может получить выписку из ЭТК в любое время.