Перевод сотрудника на новую должность – один из самых частых кадровых процессов. Чтобы он прошел без нарушений трудового законодательства, важно правильно оформить соответствующую запись в трудовой книжке. Ниже изложены все необходимые правила, сроки и примеры оформления.
Правовая основа
С 2022 г. действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Согласно п. 10 Правил, все записи о переводе на постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее установленного срока.
Ключевые положения:
- Запись делается только при условии, что перевод является постоянным (ст. 66 ТК РФ).
- Если в трудовом договоре изначально указано структурное подразделение, то в книжке необходимо указать его при переводе в том же подразделении.
- Запись должна быть выполнена не позднее пяти рабочих дней с момента начала работы в новой должности (по новым правилам – не более недели).
Когда требуется запись о переводе
Запись вносится, если:
- Сотрудник получает постоянную должность в том же или в другом структурном подразделении.
- Перевод происходит в рамках одной организации (без изменения работодателя).
- Перевод оформлен в другой организации – тогда в книжке фиксируется переход из прежней организации в новую.
Как правильно оформить запись
Втрудовой книжке запись о переводе имеет строгий шаблон. Ниже – пример оформления.
Образец записи (перевод в том же отделе)
Фамилия, имя, отчество: ______________________ Дата рождения: ____________________________ Дата приема на работу: ____________________ Должность, на которую перевод: Начальник отдела по работе с клиентами Структурное подразделение: Отдел клиентского обслуживания Дата перевода: Приказ № ___ от «__» _______ 2026 г. (основание перевода)
Если перевод происходит в другое подразделение, в пункте 5 указывается новое подразделение, а в пункте 7 указывается соответствующий приказ.
Запись при переводе в другую организацию
Формат записи:
- Принят в (наименование структурного подразделения) на должность (наименование) в порядке перевода из (наименование организации).
- Указываются даты начала работы в новой организации и номер приказа, который оформляет перевод.
Сроки внесения записи
Согласно пункту 5 ч. первой ст. 77 ТК РФ, запись о переводе должна быть произведена не позднее пяти рабочих дней с момента начала работы в новой должности. При новых правилах (2022 г.) срок может быть установлен до недели, но не должен превышать установленный трудовым законодательством предел.
Особые случаи
Перевод внутри одного подразделения
Если должность меняется, но структурное подразделение остаётся прежним, в книжке указывается только новая должность и дата перевода. При этом не требуется повторное указание подразделения.
Перевод с сохранением совместительства
При переходе на должность совместительство в запись добавляется пометка «на должности совместительство» и указывается, что новая работа является постоянной.
Частые ошибки при оформлении
- Указание временного перевода вместо постоянного.
- Отсутствие ссылки на приказ (распоряжение), оформляющий перевод.
- Неуказание структурного подразделения при переводе в том же подразделении.
- Превышение установленного срока внесения записи.
Правильное оформление записи в трудовой книжке при переводе на новую должность – гарантия того, что все трудовые отношения оформлены в соответствии с законом. Соблюдайте требования нового Порядка, указывайте дату перевода, номер приказа и структурное подразделение, а также не пропускайте установленный срок внесения записи. Толькo в этом случае перевод будет зафиксирован корректно и не вызовет вопросов при проверках контролирующих органов.