Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж и все изменения в трудовой истории работника. При переводе сотрудника внутри организации (в другой отдел, на новую должность, в другое структурное подразделение) в книжку вносятся специальные записи. В статье подробно рассматриваются правовые основы, структура записи, пошаговая инструкция и готовый образец заполнения по актуальному Порядку ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ № 320н от ), действующему в 2026 году.
Когда требуется запись о переводе?
- Перевод на другую постоянную должность в том же предприятии.
- Перевод в другое структурное подразделение (отдел, филиал, дочернее предприятие).
- Перевод в другую организацию в рамках перевода в порядке перевода (при сохранении прежнего работодателя).
- Перевод, связанный с повышением квалификации, изменением условий труда, реорганизацией.
Если перевод носит временный характер (например, замещение должности), запись в книжку не делается – об этом говорится в рекомендациях e‑xecutive.ru.
Правовые основы
- Приказ Минтруда РФ от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции от 2022‑07‑17).
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 68) – обязательность фиксировать все изменения в трудовых отношениях.
- Коллективный договор и локальные нормативные акты предприятия (приказ о переводе, приказ о реорганизации).
Структура записи о переводе в разделе «Сведения о работе»
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (начинается с 1 и увеличивается при каждой новой записи). |
| 2 | Дата начала работы в новой должности (дата приказа о переводе). |
| 3 | Наименование новой должности, указание подразделения (отдел, филиал) и, при необходимости, вида занятости (полный/частичный рабочий день). |
| 4 | Дата и номер приказа (распоряжения) о переводе, а также наименование организации‑работодателя (если перевод в другую организацию). |
Пример формулировки в графе 3 (по рекомендациям 2022‑го года):
«Переведен (а) на должность старшего инженера‑конструктора в отдел Развития новых технологий».
Пошаговая инструкция заполнения
- Подготовьте приказ о переводе. В приказе должны быть указаны:
- Дата издания;
- Номер приказа;
- ФИО работника;
- Новая должность и подразделение;
- Дата вступления в силу (обычно – дата приказа).
- Откройте трудовую книжку и перейдите к разделу «Сведения о работе» (страница 2‑3).
- В графу 1 впишите следующий порядковый номер (если в книжке уже есть 3 записи, то ставьте «4»).
- В графу 2 укажите дату начала работы в новой должности – обычно это дата приказа.
- В графу 3 запишите полное наименование новой должности и подразделения. При переводе в другую организацию укажите также название нового работодателя.
- В графу 4 впишите дату и номер приказа о переводе (например, « № 12‑ОП»). Если приказ подписан руководителем другого предприятия – добавьте его название.
- Подпишите запись (подпись работника) и поставьте печать организации (если требуется).
- Сохраните копию приказа в личном деле сотрудника.
Образец заполнения записи о переводе (2026 г.)
Раздел «Сведения о работе»
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 4 |
| 2 | |
| 3 | Переведен (а) на должность Главный специалист по автоматизации в отдел Информационных технологий (структурное подразделение «ИТ‑центр»). |
| 4 | № 12‑ОП от ООО «ТехноСервис» |
Подпись работника: ______________________ Печать организации
Перевод в другую организацию (перевод в порядке перевода)
Если сотрудник переводится в другую компанию, но сохраняет прежнее трудовое отношение (например, в рамках группы компаний), запись делается аналогично, но в графе 4 указывается:
- Дата и номер приказа о переводе;
- Наименование нового работодателя;
- Ссылка на приказ о сохранении прежнего работодателя (если есть).
Пример:
| 1 | 5 |
| 2 | |
| 3 | Переведен (а) на должность Менеджер проекта в отдел Развитие бизнеса компании «Альфа‑Тех». |
| 4 | № 27‑ОП от ЗАО «Бета‑Групп» |
Часто встречающиеся ошибки
- Отсутствие даты и номера приказа. Без этих реквизитов запись считается неполной.
- Неправильный порядковый номер (пропуск или дублирование).
- Указание только «перевод» без конкретного названия должности и подразделения.
- Запись в графе 2 даты, отличной от даты приказа, без официального подтверждения (например, дата начала работы позже приказа).
- Отсутствие подписи работника (в некоторых организациях подпись обязательна).
Где скачать готовые шаблоны?
Для удобства можно воспользоваться готовыми образцами, размещёнными на официальных ресурсах:
- КонсультантПлюс – форма «Трудовая книжка (фрагмент)» (2026)
- Актион Кадры и HR – образцы записи о переводе (2022‑2026)
- e‑xecutive.ru – рекомендации по оформлению переводов
Запись о переводе в трудовой книжке – обязательный элемент кадрового документооборота. Правильное заполнение гарантирует:
- Соответствие требованиям Трудового кодекса и приказа Минтруда № 320н;
- Отсутствие проблем при последующем трудоустройстве, получении пенсии и социальных льгот;
- Прозрачность трудовых отношений внутри организации.
Следуя приведённой пошаговой инструкции и используя готовый образец, вы сможете оформить перевод быстро, без ошибок и с полной юридической силой.
Дата публикации: г. 17:15:44. Информация актуальна на 2026 год, основана на официальных источниках и рекомендациях экспертов.