Запись о почетной грамоте и других видах поощрения в трудовую книжку – важный процедурный вопрос, регулируемый Трудовым кодексом РФ и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от № 320н. В статье рассматриваются нормативные основания, порядок внесения сведений, требования к оформлению и типичные ошибки.

Нормативные основания

В трудовую книжку вносятся сведения, предусмотренные:

• ст. 191 ТК РФ (пункт 24 Правил);
• п. 24 Инструкции по заполнению трудовых книжек;
• приказ Минтруда России от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».

Эти документы фиксируют, какие поощрения могут быть занесены в трудовую книжку:

• государственная наградa;
• почетные грамоты, нагрудные знаки, дипломы, значки;
• присвоение званий (например, Ветеран труда);
• другие виды поощрения, предусмотренные коллективным договором, уставом организации или внутренними нормами.

Что именно фиксируется в книжке?

В графе 3 указываются:

• полное наименование организации‑награждающего (текущий работодатель);
• вид награды (почетная грамота, знак и т.п.);
• причина награждения (за какие достижения);
• дата награждения.

В графе 4 указывается:

• наименование документа, на основании которого произведена запись (приказ, решение, указ);
• номер и дата этого документа.

Порядок внесения записи

Согласно Порядку 320н, запись о награждении производится только после издания официального приказа. Если приказа нет, ввод записи считается недопустимым.

1. Подготовка документа‑приказа о награждении.
2. Получение работником копии приказа (или другого документа, подтверждающего факт награждения).
3. Заполнение графы 3 и графы 4 согласно требованиям:
• в графе 3 – полное наименование текущего работодателя;
• в графе 1 – порядковый номер записи;
• в графе 2 – дата награждения;
• в графе 4 – название документа, дата и номер.
4. Внесение записи в трудовую книжку только после того, как соответствующий раздел Сведения о награждении полностью заполнен.

Пример оформления

Графа 3: ООО «Строительный мост» (полное наименование текущего работодателя)
Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 4: Приказ № 123 от «О награждении Почетной грамотой»

В результате в книжке появляется запись:

Запись о награждении: Почетная грамота ООО «Строительный мост» за многолетний добросовестный труд. Дата награждения – . Документ: Приказ № 123 от .

Особенности и частые ошибки

• Отсутствие приказа – без официального документа запись не считается законной.
• Неполные сведения в графе 4 (отсутствие номера или даты) приводят к отказу в признании записи.
• Заполнение графа 3 от имени предыдущего работодателя – в книжке должна указываться текущий работодатель.
• Попытка внести запись без заполнения раздела «Сведения о награждении» – порядок требует сначала оформить эту графу.

Можно ли отказать работнику в внесении записи?

Согласно практике Роструда, работник не может отказаться от внесения сведений о награждении в трудовую книжку. Такие записи являются частью официального трудового документа.

Внесение почетной грамоты и иных наград в трудовую книжку – обязательный процедурный шаг, который подтверждает официальное признание заслуг сотрудника. Для корректного оформления необходимо:

• иметь подкрепляющий документ (приказ, решение);
• правильно заполнить графы 3 и 4 согласно инструкции;
• соблюдать порядок заполнения раздела «Сведения о награждении».

Только при соблюдении всех требований запись будет признана юридически значимой и будет использоваться при расчёте стажа, премировании и других кадровых вопросах.