При увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку (или электронную трудовую книжку – ЭТК) вместе с записью о её получении. Эта запись подтверждает, что сотрудник получил документ, содержащий сведения о его трудовой деятельности, и служит важным доказательством при последующем трудоустройстве, расчёте пенсии и в судебных спорах.

Почему запись о получении трудовой книжки так важна?

• Юридическая подтверждённость: без подписи работника в трудовой книжке запись о выдаче может быть оспорена.
• Защита прав работника: при споре о невыдаче или задержке выдачи трудовой книжки запись служит доказательством исполнения обязанности работодателем.
• Основа для пенсионного обеспечения: трудовая книжка (ЭТК) является основным документом для учёта страхового стажа.
• Препятствие мошенничеству: запись фиксирует факт передачи документа, что снижает риск подделки или утери.

Что должно содержаться в записи о получении трудовой книжки?

Запись оформляется непосредственно в трудовой книжке (или в электронном виде – в личном кабинете работника на портале «Госуслуги»). Стандартный образец включает следующие реквизиты:

1. Дата выдачи: день, месяц, год (например, 22 мая 2026 г.).
2. Наименование документа: «Трудовая книжка» (или «Электронная трудовая книжка»).
3. Серия и номер: указываются для бумажного варианта; для ЭТК – уникальный идентификатор в системе.
4. ФИО работника: полностью, как в паспорте.
5. Подпись работника: собственноручная подпись (или электронная подпись при работе с ЭТК).
6. Расшифровка подписи: фамилия и инициалы работника.
7. Подпись уполномоченного лица работодателя: обычно руководителя отдела кадров или директора.
8. Должность и ФИО уполномоченного лица: для идентификации.
9. Печать организации: ставится при наличии (не обязательна для ЭТК, но допускается).

Как оформить запись при увольнении: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка документов

Перед днём увольнения убедитесь, что:

• Трудовая книжка (или доступ к ЭТК) заполнена актуально: все записи о приёме, переводах, наградах и увольнении внесены.
• Все расчёты с работником произведены (заработная плата, компенсации, отпускные).
• Подготовлен бланк для записи о получении (если используется бумажная форма).

Шаг 2. Выдача трудовой книжки

В последний рабочий день:

1. Работник получает трудовую книжку (или уведомление о доступности ЭТК в личном кабинете).
2. Работник проверяет correctness всех записей и наличие своей подписи в предыдущих записях.
3. Если всё верно, работник ставит свою подпись в графе «Получил(а) трудовую книжку» и расшифровывает её.

Шаг 3. Подтверждение со стороны работодателя

Уполномоченное лицо (кадровик, руководитель) ставит свою подпись, указывает должность, ФИО и ставит печать организации (при наличии).

Шаг 4. Фиксация факта выдачи

В журнале учёта выдачи трудовых книжек (или в электронном журнале ЭТК) делается отметка о дате выдачи и номере документа.

Шаг 5. Хранение копии

Работодатель обязан хранить копию записи о получении трудовой книжки в личном деле работника не менее 50 лет (в соответствии с требованиями трудового законодательства).

Особенности оформления при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что:

• Все newly hired сотрудники получают только электронную трудовую книжку.
• Сотрудники, желающие сохранить бумажный вариант, могут подать заявление о ведении бумажной ТК параллельно с ЭТК (до 31 декабря 2025 г. было возможно; после этой даты бумажная форма выдаётся только по заявлению и при наличии оснований).
• Запись о получении ЭТК осуществляется в личном кабинете работника на портале «Госуслуги»: работник подтверждает получение электронного документа путем ввода кода подтверждения, полученного по SMS или через электронную подпись.
• Работодатель в системе видит отметку о подтверждении получения и может выдать справку о выдаче ЭТК по запросу работника.

Пример электронной записи (в виде скриншота или выписки из личного кабинета):

Дата выдачи: 
Документ: Электронная трудовая книжка
Идентификатор: ЭТК-2026-00123456
ФИО: Иванов Иван Иванович
Подпись работника: подтверждена через ЭЦП
Подпись уполномоченного лица: Петрова С.А., руководитель отдела кадров
Печать: электронная печать организации

Что делать, если работник отказывается расписываться?

Отказ работника расписаться в получении трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности выдать документ. В таком случае рекомендуется:

1. Сделать письменное уведомление о выдаче трудовой книжки (в двух экземплярах), в котором указать дату, ФИО работника, реквизиты документа и попросить работника расписаться в получении.
2. Если работник всё ещё отказывается, зафиксировать отказ в акте, подписанном двумя свидетелями (например, коллегами из отдела кадров) и руководителем;
3. Направить копию уведомления и акта работнику заказным письмом с уведомлением о вручении.
4. При возникновении спора эти документы будут служить доказательством исполнения обязанности работодателем.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять запись о получении трудовой книжки нотариусом?

Нет. Заверение нотариусом не требуется. Достаточно подписи работника и уполномоченного лица организации.

Можно ли сделать запись о получении трудовой книжки после даты увольнения?

Желательно оформить запись в последний рабочий день. Если это невозможно по уважительной причине (например, работник находился на больничном), запись делается в первый день после выхода на работу, но с указанием фактической даты выдачи.

Что делать, если трудовая книжка утеряна до выдачи?

Работодатель должен восстановить трудовую книжку (запросить дубликат в Пенсионном фонде РФ или оформить новую ЭТК) и только после этого выдать её работнику с записью о получении.

Нужно ли указывать причину увольнения в записи о получении трудовой книжки?

Нет. Причина увольнения указывается в самой трудовой книжке (запись об увольнении). Запись о получении содержит только факты выдачи документа.

Как оформить запись, если работник получает трудовую книжку в электронном виде, но хочет бумажную копию?

Работник может запросить выписку из ЭТК на бумажном носителе (справку о трудовой деятельности). Эта справка выдаётся отделом кадров и также сопровождается записью о получении (подпись работника и уполномоченного лица).

Запись о получении трудовой книжки при увольнении – это не просто формальность, а важный элемент трудовых отношений, защищающий права обеих сторон. Правильное оформление записи обеспечивает:

• Документальное подтверждение передачи трудовой книжки (бумажной или электронной).
• Защиту работника от возможных споров о невыдаче или задержке выдачи документа.
• Соблюдение требований трудового законодательства и избежание штрафов со стороны государственных инспекций труда.
• Надёжную основу для будущего трудоустройства и начисления пенсии.

Следуя представленной инструкции и учитывая особенности перехода на электронные трудовые книжки, работодатели смогут избежать ошибок, а работники получат уверенность в том, что их трудовая история документирована корректно и доступна в любой момент.