Важно! Данная статья посвящена исключительно постоянному переводу работника. Сведения о временном переводе (например, для замещения отсутствующего сотрудника) в трудовую книжку не вносятся. Запись делается только после того, как временный перевод приобретает постоянный характер.
Юридические основы
Порядок внесения записей регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, ст. 72.1).
- Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ).
Ключевой принцип: запись в раздел «Сведения о работе» вносится на основании приказа о переводе (или иного документа), который является основанием для изменения трудового договора.
Когда запись обязательна?
Запись в трудовой книжке делается в двух основных случаях перевода:
- Перевод на другую постоянную работу в той же организации (в т.ч. в другое структурное подразделение).
- Прием в порядке перевода из другой организации (т.е. переход работника от одного работодателя к другому по соглашению сторон).
Правила оформления записи
Запись о постоянном переводе (как о приеме на новую работу) вносится в раздел «Сведения о работе» и должна содержать:
Обязательные реквизиты (по графам):
- Графа 1: Порядковый номер записи (проставляется автоматически, следующая после предыдущей).
- Графа 2: Дата фактического начала работы на новой должности/в новом подразделении (дата перевода).
- Графа 3: Наименование должности и, если она была указана в трудовом договоре, наименование структурного подразделения. Пример: «Ведущий специалист отдела маркетинга» или «Инженер (цех №2)».
- Графа 4: Номер и дата приказа (распоряжения) о переводе. Пример: «Приказ от № 45-к».
Особый случай: перевод из другой организации
Если работник принимается в порядке перевода из другой организации, то в графе 3 обязательно указывается наименование прежнего работодателя.
Пример записи:
1 | | Главный бухгалтер (ООО «Старый работодатель») | Приказ от № 45-к
Примеры корректных записей
Пример 1: Перевод внутри компании, в том же подразделении
Должность меняется, но подразделение (например, отдел кадров) остается тем же.
… | | Старший менеджер | Приказ от № 120-к
Пример 2: Перевод в другое структурное подразделение
Работник переходит из отдела продаж в отдел развития.
… | | Менеджер по проектам (отдел развития) | Приказ от № 150-к
Пример 3: Прием в порядке перевода из другой организации
Ключевой момент — указание прежнего работодателя.
… | | Ведущий программист (ООО «ТехноПрогресс») | Приказ о приеме от № 200-к
Важные нюансы и частые ошибки
⚠️ Что нельзя делать:
- Не вносить запись о временном переводе. Это нарушение. Если временный перевод длится долго, а затем становиться постоянным, запись вносится на дату фактического начала постоянной работы с указанием основавшегося приказа.
- Не указывать структурное подразделение, если оно было в трудовом договоре. Если изначально в трудовом договоре было указано подразделение, то при переводе в другое подразделение это изменение должно быть отражено в записи.
- Не ссылаться на приказ. Без номера и даты документа запись считается неправомерной.
- Не путать разделы. Запись о переводе — это «Сведения о работе», а не «Сведения об образовании» или «Награждениях».
- Не делать двойные записи. Если в трудовой книжке уже есть запись об увольнении с предыдущей должности, новая запись о переводе (приеме) делается на новой строке, а не исправляет старую.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2024 года работодатели обязаны вести ЭТК. Правила внесения записей аналогичны бумажному носителю. Кадровик вносит сведения в электронный раздел «Сведения о работе» через СЗВ-ТД. Все те же требования: дата, новая должность/подразделение, номер и дата приказа.
Что делать, если запись внесена неправильно?
Если в записи обнаружилась ошибка (опечатка, неверная дата, должность), ее нельзя исправлять самостоятельно. Необходимо:
- Составить заявление работника (или инициатора) об исправлении записи.
- Издать приказ (распоряжение) об исправлении записи в трудовой книжке с указанием причины и правильных сведений.
- Внести исправленную запись на новой строке, сославшись на приказ об исправлении (в графе 4 указать: «Исправление записи. Приказ от ДД.ММ.ГГГГ № …»).
- Старую (ошибочную) запись не зачеркивать.
Правильное оформление записи о переводе — это забота о трудовом стаже и социальных гарантиях работника; Помните:
- Постоянный перевод = обязательная запись.
- Временный перевод = запись не требуется.
- В записи укажите: дату, новую должность (с подразделением, если было), номер и дату приказа.
- При переходе из другой организации обязательно укажите прежнего работодателя.
При возникновении сложных ситуаций (например, перевод без изменения трудового договора) всегда консультируйтесь с юристом или официальными разъяснениями Роструда.