Ведение трудовых книжек — одна из ключевых функций кадровой службы, требующая максимальной внимательности и знания актуального законодательства. Особую сложность часто вызывают ситуации, связанные с изменением статуса перевода сотрудника: когда временное назначение превращается в постоянное. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить такую запись в 2026 году, опираясь на Приказ Минтруда России № 320н и Трудовой кодекс РФ.
Главное правило: когда вносится запись?
Самое главное помнить, что запись в трудовую книжку вносится только в том случае, если перевод признается постоянным. Согласно части 4 статьи 66 ТК РФ и пункту 10 Порядка ведения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда от № 320н), сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся.
Это означает, что:
- Если сотрудника перевели временно (например, на время декрета основного работника) и он продолжает работать временно, запись не делается.
- Если стороны договорились, что временный перевод становится постоянным (изменилась трудовая функция на постоянной основе) — запись обязательна.
Неверно внесенная запись о временном переводе может создать юридические сложности при подсчете стажа или подтверждении опыта работы в будущем.
Алгоритм действий при признании перевода постоянным
Прежде чем делать запись в трудовой книжке, работодатель должен выполнить ряд подготовительных действий. Процесс оформления выглядит следующим образом:
- Согласование с работником. Необходимо получить письменное согласие сотрудника на изменение условий трудового договора (ст. 72 ТК РФ).
- Подписание дополнительного соглашения. Стороны подписывают допсоглашение к трудовому договору, где фиксируется, что перевод на новую должность (или в новое подразделение) осуществляется на постоянной основе.
- Издание приказа. Издается приказ (распоряжение) о переводе работника на другую постоянную работу. Именно этот документ является основанием для записи.
- Внесение записи в трудовую книжку. Запись вносится не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа о постоянном переводе (п. 9 Порядка № 320н).
Какой приказ указывать в основе записи?
Часто возникает вопрос: какой номер приказа указывать в графе 4 — первоначальный приказ о временном переводе или новый приказ о признании перевода постоянным? Правильно указывать только приказ о постоянном переводе. Поскольку до этого момента запись о временном переводе не вносилась, то и основания для него в трудовой книжке быть не должно. Мы фиксируем факт того, что с определенной даты работа стала постоянной.
Правила заполнения граф трудовой книжки
При внесении записи о признании временного перевода постоянным необходимо строго следовать инструкции по заполнению. Рассмотрим, что пишется в каждой графе раздела «Сведения о работе»:
- Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер текущей записи (нумерация сквозная в пределах раздела).
- Графа 2 (Дата): Указывается дата фактического начала исполнения работником обязанностей по новой должности в рамках данного перевода (дата, с которой начался временный перевод, ставший постоянным). Важно: дата приказа и дата начала работы могут отличаться, в графу 2 ставится дата начала работы.
- Графа 3 (Сведения о приеме, переводе…): Формулировка должна быть четкой. Пример: «Переведен на должность [название должности] в [название структурного подразделения]». Если менялось только название должности, а подразделение осталось тем же, указывается только должность.
- Графа 4 (Основание): Указывается наименование документа (приказ, распоряжение), его номер и дата. Пример: «Приказ от № 45-к».
Образец заполнения записи
Ниже приведен пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке, если временный перевод, начавшийся ранее, стал постоянным.
Ситуация: Сотрудник Иванов И.И. был временно переведен на должность ведущего специалиста . стороны договорились сделать этот перевод постоянным. Издан приказ № 123-к от .
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении… | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 15 | Переведен на должность ведущего специалиста отдела маркетинга. | Приказ от № 123-к |
Обратите внимание: в графе 2 мы указываем дату (начало фактической работы), а в графе 4 — дату и номер приказа, который узаконил постоянный статус этой работы (от ).
Частые ошибки и важные нюансы
Чтобы избежать проблем при проверках или при оформлении пенсии сотрудником, избегайте следующих ошибок:
Внесение записи о временном переводе «на всякий случай»
Делать этого категорически нельзя. Если вы внесете запись о временном переводе, а через месяц сотрудник вернется на старое место, вам придется вносить запись об обратном переводе, что загромоздит документ и создаст путаницу. В трудовую книжку вносятся сведения только о переводах на другую постоянную работу.
Нарушение сроков
Запись должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа о постоянном переводе. Опоздание может быть расценено как нарушение трудового законодательства.
Отсутствие основания
Любая запись должна иметь под собой приказ. Нельзя вносить запись о переводе на постоянную работу, если не издан соответствующий распорядительный документ.
Правильное оформление перевода с временного на постоянный — это гарантия юридической чистоты кадрового делопроизводства. Помните: пока перевод носит временный характер, трудовая книжка «молчит». Как только стороны приняли решение о постоянстве изменений, необходимо в течение 5 рабочих дней издать приказ и внести соответствующую запись, указав датой начала работы тот день, когда сотрудник фактически приступил к новым обязанностям.
Соблюдение этих правил, установленных Приказом Минтруда № 320н и ТК РФ, защитит интересы как работодателя, так и работника.