Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов: от того, какие документы выдаются после обучения, от наличия присвоенного разряда (класса, категории, уровня) и от действующего нормативного регулирования. В статье рассмотрим правовую основу, порядок внесения записей, случаи, когда запись необязательна, а также практические рекомендации для работодателей и работников.
Нормативно‑правовая база
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 417н) – основной документ, в котором описаны разделы трудовой книжки и правила внесения записей.
- Письмо Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) ПГ/23192‑6‑1 от 9 ноября 2023 г. – разъясняет, что запись о повышении квалификации обязательна только в случае присвоения более высокого разряда, класса, категории, классного чина или уровня.
- Инструкция по заполнению раздела «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» (п. 49‑50 новой Инструкции) – детализирует порядок внесения записей, порядок исправления ошибок и добавления пропущенных сведений.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 71, ст. 75) – определяет, что сведения о профессиональном образовании и повышении квалификации являются частью трудовой истории работника.
Когда запись в трудовую книжку обязательна?
Согласно письму Роструда ПГ/23192‑6‑1, запись о повышении квалификации вносится в трудовую книжку только в том случае, если после обучения работнику присвоен более высокий разряд, класс, категория, классный чин или уровень. Это правило распространяется как на бумажные, так и на электронные трудовые книжки.
Примеры обязательных записей
- Сотруднику, прошедшему курс повышения квалификации и получившему разряд «младший специалист» → «специалист».
- Работнику, завершившему обучение и получившему классный чин «младший лейтенант» → «лейтенант» (для военнослужащих и сотрудников силовых структур).
- Сотруднику, получившему новую категорию «высококвалифицированный специалист» после прохождения профессионального аттестационного курса.
Когда запись необязательна?
Если после прохождения курса повышения квалификации работнику не присвоен более высокий разряд, класс, категория, классный чин или уровень, то внесение записи в трудовую книжку не является обязательным. В таких случаях:
- Сведения о прохождении курса могут быть оформлены в виде сертификата, диплома или удостоверения, которые хранятся в личном деле работника.
- Работодатель может добровольно внести запись в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке», но это не является требованием закона.
Порядок внесения записи в трудовую книжку
Запись вносится по месту работы (подпункт б пункта 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Основные требования:
- Дата записи – указывается дата завершения обучения (не дата выдачи сертификата).
- Наименование организации, проводившей обучение (полное официальное название).
- Наименование курса/программы и количество часов (если это предусмотрено нормативным документом).
- Наличие присвоенного разряда/класса/категории – указывается в скобках, например: «Повышение квалификации, присвоен разряд «специалист»».
- Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и заверяется печатью.
Как оформить запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)
ЭТК функционирует в том же порядке, что и бумажная версия, но процесс автоматизирован:
- Работодатель вносит данные через Личный кабинет работодателя в системе «Госуслуги».
- Для подтверждения присвоения разряда необходимо загрузить скан-копию удостоверения (диплом, сертификат).
- После проверки записи автоматически появляются в электронном документе работника.
Практические рекомендации
Для работодателей
- Вести реестр всех проведённых обучений и фиксировать, какие из них сопровождаются присвоением разряда.
- Своевременно информировать сотрудников о необходимости предоставления оригиналов документов, подтверждающих повышение квалификации.
- Обеспечить правильное оформление записи в соответствии с пунктами 49‑50 Инструкции, чтобы избежать ошибок, которые потом потребуют исправления.
Для работников
- Сохраняйте оригиналы сертификатов, дипломов, удостоверений о повышении квалификации.
- При получении разряда запросите у работодателя запись в трудовую книжку (или в ЭТК) в течение 5 рабочих дней.
- Если запись не внесена, письменно обратитесь к работодателю с требованием исправить ошибку, ссылаясь на Письмо Роструда ПГ/23192‑6‑1.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли вносить запись о курсах, длительностью менее 20 часов?
- Ответ: Если после курса не присвоен более высокий разряд, запись необязательна, но может быть внесена добровольно. При длительности менее 20 часов обычно выдается лишь сертификат, без присвоения разряда.
- Вопрос: Как исправить ошибку в записи о повышении квалификации?
- Ответ: По пункту 50 Инструкции запись может быть исправлена только в случае наличия ошибки в данных (неправильная дата, название курса и т.д.). Требуется заявление работника, оригиналы документов и подпись руководителя.
- Вопрос: Влияет ли запись о повышении квалификации на пенсионные баллы?
- Ответ: Да. При наличии записи о повышении квалификации в трудовой книжке (особенно если присвоен более высокий разряд) учитывается при расчёте страховых взносов и пенсионных баллов.
Запись о повышении квалификации в трудовую книжку обязательна только при присвоении более высокого разряда, класса, категории, классного чина или уровня. В остальных случаях документ может храниться в личном деле, а запись в книжку делается добровольно. Соблюдение требований Письма Роструда ПГ/23192‑6‑1 и Инструкции по заполнению раздела «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» гарантирует корректность кадрового делопроизводства и защиту интересов обеих сторон.
Дата публикации: | Автор: юридический отдел «Трудовые решения»