Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника․ При приёме на новое место работы часто возникает необходимость внести запись о предыдущем месте работы, особенно если работник ведёт бумажный вариант книжки или оформляет дубликат․ Ниже подробно рассмотрены порядок, требования и примеры оформления такой записи в соответствии с актуальной нормативной базой (по состоянию на )․

Нормативная база и основные положения

• Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь указывает, что основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являються документы, подтверждающие эти периоды (справки о периоде работы, копии приказов, информация прежних нанимателей)․
• Согласно Инструкции по ведению трудовых книжек, записи о прежнем месте работы вносятся в раздел «Сведения о работе» под следующим порядковым номером с указанием реквизитов подтверждающего документа и места работы․
• Если трудовая книжка оформлена на старом бланке 1973 г․, она признаётся действительной при условии, что работник принят на первое основное место работы в период с по ․ Для книжек, заведённых до , записи вносятся именно в неё, а не оформляется новая․

Когда требуется запись о прежнем месте работы

1. Оформление дубликата трудовой книжки – при утере или порче оригинала необходимо восстановить все периоды работы, включая прежние места․
2. Приём на работу с бумажной трудовой книжкой – если работник представил книжку без закрывающей записи о предыдущем месте, новый работодатель обязан внести такую запись на основании представленных документов․
3. Перевод или совместительство – при переходе на другую постоянную работу, в другое структурное подразделение или в другую местность делается запись о переводе, а также указывается прежнее место работы, если требуется подтверждение стажа․
4. Внесение исправлений – если в предыдущей записи допущена ошибка, исправление производится путём зачёркивания неверной информации одной чертой и записи правильной с ссылкой на документ‑источник․

Документы, подтверждающие периоды предыдущей работы

Для законного внесения записи необходимо иметь хотя бы один из следующих документов:

• Справка о периоде работы (службы) от бывшего нанимателя;
• Копия приказа (распоряжения) об увольнении или переводе;
• Информация от прежнего нанимателя о периодах предыдущей работы (может быть предоставлена в виде выписки из личного дела или иного внутреннего документа);
• Иные документы, имеющие юридическое значение и подтверждающие факт трудовой деятельности (например, трудовой договор, выписка из ПФР/СФР о стаже);

Если таких документов нет, вносить запись новому работодателю в бумажную трудовую книжку нельзя – это может привести к признанию приёма на работу незаконным и последующим штрафам со стороны трудовой инспекции․

Порядок внесения записи в трудовую книжку

1. Определить порядковый номер записи в разделе «Сведения о работе» (последний номер + 1)․
2. Заполнить колонки:
• Дата – день, месяц, год поступления на работу у прежнего работодателя;
• Название организации – полное наименование прежнего места работы;
• Должность, профессия, специальность – как указывалось в трудовом договоре;
• Вид работы – постоянная, временная, сезонная и т․п․;
• Основание для записи – реквизиты документа, подтверждающего период работы (номер и дата справки, приказа и т․д․);
• Подпись и печать – уполномоченного лица отдела кадров текущего работодателя (при оформлении дубликата – подпись лица, выдавшего дубликат)․
3. Если запись исправляется, ошибочную строку зачёркивают одной чертой, рядом пишут правильную информацию и делают пометку «Исправлено» с подписью и датой․

Пример записи о прежнем месте работы

№ п/п Дата Название организации Должность Вид работы Основание записи Подпись
1 ООО «Альфа-Тех» Инженер-конструктор Постоянная Справка о периоде работы № 12 от __________ Иванов И․И․

В данном примере запись сделана под номером 1, основанием служит справка от бывшего работодателя, подтверждающая период работы с по дату увольнения (указана в справке)․

Особенности ведения трудовой книжки в электронном виде

При переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) в системах типа 1С необходимо:

• Указать «Способ ведения трудовой книжки на прежнем месте работы в бумажном виде»;
• Загрузить сканы подтверждающих документов (справки, приказы) в карточку сотрудника․

Это позволяет сохранить непрерывность стажа и избежать дублирования записей при последующих переходах между работодателями․

Ответственность за неправильное оформление

Нарушение правил внесения записей о прежнем месте работы может повлечь:

• Штрафы для работодателя со стороны трудовой инспекции (ст․ 5․27 КоАП РФ);
• Признание трудовой книжки недействительной при подтверждении стажа для назначения пенсии или других социальных выплат;
• Необходимость проведения внеплановой проверки и восстановления трудовой истории сотрудника․

Поэтому кадровикам рекомендуется:

1. Всегда запрашивать у сотрудника документы, подтверждающие предыдущую работу;
2. Сверять полученные сведения с данными в электронных реестрах (ПФР/СФР);
3. Хранить копии подтверждающих документов в личном деле работника не менее 50 лет․

Запись в трудовую книжку о прежнем месте работы – обязательная процедура при оформлении дубликата, приёме на работу с бумажной книжкой, переводе или исправлении ошибок․ Основой для такой записи служат документы, подтверждающие периоды предыдущей работы, а порядок внесения строго регламентирован Инструкцией по ведению трудовых книжек․ Соблюдение указанных требований обеспечивает легальность трудовых отношений, защищает права работника и минимизирует риски для работодателя․