Запись о прекращении трудового договора по инициативе работника – один из самых частых кадровых действий. Правильное оформление этой записи важно не только для соблюдения трудового законодательства, но и для будущих пенсионных прав сотрудника. Ниже представлен пошаговый гайд, актуальный на 2026 год, с учётом последних изменений в Порядке ведения и хранения трудовых книжек.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 77, п. 3 ч. 1 (увольнение по собственному желанию).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 320н от , с изменениями на 2026 год).
- Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует отражение стажа в трудовой книжке.
Основные требования к записи
- Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
- В графе 1 указывается порядковый номер записи.
- В графе 2 – дата увольнения (день, месяц, год).
- В графе 3 – формулировка основания прекращения трудового договора.
- В графе 4 – реквизит документа, основания увольнения (номер и дата приказа о расторжении трудового договора);
- Запись заверяется подписью работника и печатью организации (если печать используется). С 2026 года подпись работника в бумажной трудовой книжке не требуется (п. 36 Порядка 320н), но её наличие не запрещено и может быть оставлено по внутреннему регламенту компании.
Как правильно сформулировать запись
Согласно ст. 77 ТК РФ, основание увольнения по собственной инициативе работника формулируется так:
- «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Альтернативный вариант, часто используемый в практике: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ».
Оба варианта являются юридически эквивалентными. Выбор зависит от внутренних нормативов организации и предпочтений кадровой службы.
Пример записи в трудовой книжке (бумажный вариант)
№ п/п Дата Сведения о работе Основание --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42 Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № 123‑к от
При использовании электронной трудовой книжки (ЭТК) запись формируется в системе кадрового учёта и автоматически попадает в соответствующие поля; При печати выписки из ЭТК формат сохраняется.
Особенности заполнения в 2026 году
- Отмена обязательной подписи работника в бумажной трудовой книжке (п. 36 Порядка 320н). Подпись может ставиться по желанию работодателя.
- Допускается внесение записи печатью или штампом (полностью или частично). Например, штамп «Уволен по собственному желанию» с последующим указанием реквизитов приказа.
- Если трудовая книжка ведётся на двух языках (государственный язык РФ и язык республики в составе РФ), оба текста должны быть заверены одинаково.
- Запись о совместительстве или вахтовом методе работы вносится отдельной строкой, не влияя на запись об увольнении.
Пошаговая инструкция для кадровика
- Получить заявление работника об увольнении по собственному желанию (в письменной форме, с датой и подписью).
- Подготовить приказ о расторжении трудового договора, указав в нём основание – п. 3 ч. 1 ст; 77 ТК РФ.
- В день увольнения (как правило, последний рабочий день) внести запись в трудовую книжку:
- Определить следующий номер записи в разделе «Сведения о работе»;
- Заполнить графу 2 – дата увольнения.
- В графе 3 внести одну из утверждённых формулировок (см. выше).
- В графе 4 указать номер и датa приказа;
- Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и, при необходимости, печать организации.
- Сделать копию записи для личного дела работника и передать ему трудовую книжку на руки (или выдать выписку из ЭТК).
- Внести сведения в реестр трудовых книжек (если ведётся) и обновить кадровую отчётность.
Чего следует избегать
- Не указывать в графе 3 формулировки, не соответствующие ст. 77 ТК РФ (например, «уволен по соглашению сторон» без указания пункта 1). Это приведёт к несоответствию записи законодательству.
- Не пропускать указание реквизитов приказа – без них запись считается неполной.
- Не ставить дату увольнения позже последнего рабочего дня без соответствующего основания (например, отпуск без сохранения зарплаты).
- Не использовать корректирующие жидкости или замазки при исправлении ошибок – исправления должны быть сделаны чётко, с указанием «исправлено», подписи и даты.
Правильное оформление записи в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию требует внимательного отношения к нормативным требованиям и актуальным изменениям в Порядке ведения трудовых книжек. Следуя представленной инструкции, кадровик сможет избежать типичных ошибок, обеспечить законность документа и защитить пенсионные права работника.
Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам по кадровому учету или консультируйтесь в системе «КонсультантПлюс», где актуально отражены все изменения на 2026 год.