Запись о прекращении трудового договора – обязательный элемент оформления увольнения для тех сотрудников, у которых ведётся бумажная трудовая книжка. Правильное заполнение этой записи защищает права как работника, так и работодателя, исключая возможные споры и штрафы со стороны инспекции труда.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 77, 80, 81, 84.1 (основания увольнения).
- Приказ Минтруда России от № 320н – «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
- ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части хранения документов).
Общие правила внесения записи
- Запись делается в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.
- В графе 1 указывается порядковый номер записи (последовательно, без пропусков).
- В графе 2 – дата записи (день, месяц, год).
- В графе 3 – формулировка о приёме, переводе или увольнении. При увольнении указывается:
- наименование организации (или её структурного подразделения);
- должность, которую занимал сотрудник;
- основание увольнения (статья ТК РФ и её пункт/часть).
- Запись заверяется:
- подписью руководителя организации либо лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- печатью организации (кадровой службы) – при наличии печати.
Варианты оснований увольнения и образцы записей
Увольнение по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ, ч. 1 п. 3)
Пример записи (2025 год):
Уволен по собственному желанию в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Должность: ведущий специалист отдела продаж. Организация: ООО «Ромашка».
В печатном виде запись оформляется так:
Уволен по собственному желанию в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ;
Должность: ведущий специалист отдела продаж.
Организация: ООО «Ромашка».
Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)
В зависимости от основания (сокращение штата, непрохождение аттестации, нарушение трудовой дисциплины и т.д.) указывается соответствующая статья и пункт.
Пример – сокращение штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):
Уволен в связи с сокращением штата в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Должность: бухгалтер.
Организация: ЗАО «Альфа».
Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)
Пример:
Уволен по соглашению сторон в соответствии со ст. 78 ТК РФ.
Должность: инженер-конструктор.
Организация: ПАО «Гамма».
Увольнение по истечению срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ)
Пример:
Уволен в связи с истечением срока трудового договора в соответствии со ст. 79 ТК РФ.
Должность: менеджер по работе с клиентами.
Организация: ИП Петрова С.В.
Увольнение в связи с выходом на пенсию (ст. 80 ТК РФ)
Пример:
Уволен в связи с выходом на пенсию в соответствии со ст. 80 ТК РФ.
Должность: главный бухгалтер.
Организация: ООО «Дельта».
Особенности оформления
- Отступы и выравнивание: запись начинается с левого края; номер записи и дата могут быть выделены жирным шрифтом (…).
- Язык: официально‑деловой, без разговорных выражений.
- Отсутствие исправлений: при ошибке запись зачёркивается одной линией, сверху пишется правильный вариант, рядом ставится подпись и дата исправления.
- Электронные трудовые книжки: если организация ведёт трудовые книжки в электронном виде (через ЕГИСЗ или иные approved системы), запись формируется автоматически и заверяется электронной подписью уполномоченного лица.
Частые ошибки и как их избежать
- Не указана статья ТК РФ: без ссылки на норму запись может быть признана недействительной.
- Отсутствие печати или подписи: делает запись незавершённой; трудовая книжка считается не оформленной.
- Неправильная нумерация: пропуск номеров ведёт к путанице при последующих записях.
- Использование сокращений без расшифровки: например, «ТК» вместо «Трудовой кодекс РФ». Лучше писать полностью.
Проверка перед выдачей трудовой книжки
- Сверьте номер записи с последней записью в разделе «Сведения о работе».
- Убедитесь, что дата записи совпадает с днём выдачи трудовой книжки (или днём последнего рабочего дня).
- Проверьте наличие подписи уполномоченного лица и печати организации.
- При наличии замечаний – внесите исправления согласно пункту 2 раздела «Особенности оформления».
Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении – это не просто формальность, а гарантия законности прекращения трудовых отношений. Соблюдение требований Приказа Минтруда № 320н и соответствующих статей ТК РФ позволяет избежать споров, штрафов и недоразумений как для работника, так и для работодателя. Следуйте представленным выше образцам и рекомендациям, и ваш документооборот будет соответствовать всем действующим нормам.