Ведение трудовых книжек — один из самых ответственных участков работы кадровика. Особые вопросы часто возникают вокруг внесения записей о поощрениях. Многие работодатели задаются вопросом: нужно ли вносить в трудовую книжку запись о премии? Если да, то какой образец использовать и как избежать ошибок? В этой статье мы подробно разберем правила заполнения раздела «Сведения о награждении» в актуальной редакции на 2026 год.

Вносится ли запись о премии в трудовую книжку?

Это самый важный вопрос, с которого стоит начать. Согласно действующему законодательству и разъяснениям Минтруда, не все премии подлежат отражению в трудовой книжке.

Записи НЕ вносятся, если:

• Премия предусмотрена системой оплаты труда (например, ежемесячная или квартальная премия за выполнение плановых показателей).
• Выплата носит регулярный характер и является частью заработной платы.

Записи вносятся, если:

• Работник награжден за особые трудовые заслуги.
• Поощрение не является регулярной выплатой (например, разовая премия по итогам года, за выполнение особо важного проекта, изобретательство).
• Работнику вручена почетная грамота, диплом или иной знак отличия.

Важно помнить: В Порядке ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда) прямо указано, что в трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер. Все остальные виды поощрений вносить можно и нужно по желанию сторон или согласно локальным актам компании.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждении»

Если принято решение о внесении записи о разовом поощрении или награждении, необходимо строго соблюдать установленный алгоритм. Раздел для награждений находится в конце трудовой книжки.

Пошаговая инструкция:

1. организации (Графа 3): В виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Это делается один раз при начале заполнения раздела или при смене владельца трудовой.
2. Порядковый номер (Графа 1): Указывается порядковый номер записи. Нумерация ведется по нарастающей в течение всего периода трудовой деятельности работника (сквозная нумерация).
3. Дата награждения (Графа 2): Указывается дата издания приказа (распоряжения) о поощрении. Формат даты: число, месяц (цифрами или прописью), год (четыре цифры).
4. Содержание записи (Графа 3): Пишется, кем награжден работник, за какие достижения и какой именно наградой (например, «Награжден почетной грамотой за высокие производственные показатели»). Также здесь можно указать вид поощрения (премия, ценный подарок).
5. Основание записи (Графа 4): Указывается наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение), со ссылкой на его дату и номер.

Образец записи в трудовой книжке о премии (награждении)

Ниже приведен пример того, как должна выглядеть корректная запись о разовом поощрении сотрудника.

Пример заполнения:

Обратите внимание: Название организации в графе 3 пишется один раз как , а ниже идет сама запись о поощрении. Если это первая запись в разделе, обязателен.

Документальное оформление: Служебная записка и Приказ

Прежде чем сделать запись в трудовой, необходимо правильно оформить внутренние документы. Процесс обычно выглядит так:

1. Служебная записка: Непосредственный руководитель составляет служебную записку на имя директора с просьбой премировать сотрудника. Закон не устанавливает строгой формы, но документ должен содержать ФИО сотрудника, причину поощрения и рекомендуемый размер премии.
2. Приказ (Распоряжение): На основании служебной записки издается приказ по организации. Именно номер и дата этого приказа будут указаны в графе 4 трудовой книжки.
3. Ознакомление: Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

В 2026 году актуальны электронные трудовые книжки, однако бумажный вариант (если он ведется) заполняется по тем же правилам. Запись в электронную трудовую вносится одновременно с бумажной или вместо нее, если работник выбрал электронный формат.

Частые ошибки при заполнении

Чтобы запись имела юридическую силу, избегайте следующих ошибок:

• Внесение регулярных премий: Не пишите в трудовую о ежемесячных бонусах, это ошибка.
• Отсутствие основания: Запись без указания приказа (графы 4) считается недействительной.
• Нарушение нумерации: Номер записи должен продолжать предыдущую нумерацию в этом разделе.
• Использование сокращений: В названиях организаций и должностей лучше избегать произвольных сокращений, если они не утверждены официально.

Правильное оформление записей о награждениях — это не только соблюдение закона, но и способ мотивации персонала. Вид в трудовой книжке запись о почетной грамоте или значимой разовой премии может стать важным элементом портфолио сотрудника при будущем трудоустройстве. Помните: регулярные части зарплаты в трудовую не вносятся, а вот уникальные достижения и разовые поощрения, достойны фиксации.