Запись о приеме на работу – один из ключевых элементов трудовой книжки, подтверждающий факт начала трудовых отношений. Правильное её оформление регулируется Трудовым кодексом РФ, нормативными актами Минтруда и практическими рекомендациями таких сервисов, как КонсультантПлюс. Ниже представлен подробный разбор всех аспектов, связанных с внесением этой записи в 2026 году.

Нормативная база

• ТК РФ, ст. 66 – обязывает работодателя вносить запись о приеме на работу в трудовую книжку.
• Правила ведения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – определяют порядок, сроки и форму записи.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда от № 69) – содержит образцы заполнения граф.
• КонсультантПлюс, 2025‑2026 гг. – готовые решения и образцы записей о приеме на работу.

Согласно этим документам, запись делается не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о приеме на работу либо, если приказ не издавался, на основании трудового договора.

Когда вносить запись?

Сроки внесения зависят от продолжительности работы:

1. Если работник принят на основное место работы на срок более 5 дней – запись обязательна.
2. Для срочных трудовых отношений (до 5 дней) запись не требуется, но допускается по желанию сторон.
3. Внесение записи производится в течение 5 рабочих дней после заключения трудового договора (или после издания приказа).

Пример: если трудовой договор подписан , запись должна появиться в трудовой книжке не позднее (с учётом выходных и праздничных дней).

Особенности для разных категорий работников

Совместители

Согласно информации из сети, запись о приеме на работу для совместителя делается только по его желанию основным работодателем при предъявлении:

• справки от другого работодателя, либо
• заверенной копии приказа о приёме на работу у другого работодателя.

Если совместитель не желает иметь запись в основной трудовой книжке, работодатель не обязан её вносить.

Дистанционные работники

Дистанционные (удаленные) сотрудники также могут изъявить желание внести запись о работе в бумажную трудовую книжку. Для этого необходимо:

• Получить от работника письменное заявление о желании внести запись.
• Если работник находится вне населённого пункта работодателя, трудовую книжку следует выслать заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Первая работа (первое основное место работы)

Для сотрудника, у которого данное место работы является первым, трудовая книжка может быть оформлена непосредственно работодателем при приёме на работу. В этом случае запись о приёме делается в freshly issued трудовой книжке.

Как правильно оформить запись? (образец 2026)

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Соответственно заполняются графы:

Пример записи:

ООО «ТехноСервис» Инженер‑программист Приказ № 123 от о приёме на работу.

Важно: если работа носит срочный характер и продолжительность менее 5 дней, в трудовой книжке запись не делается (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Как исправить ошибку в записи?

Если в трудовой книжке обнаружена неточность (например, неверная дата или наименование организации), порядок исправления следующий:

1. Работник подаёт письменное заявление о необходимости внесения исправления.
2. Работодатель выдаёт справку‑подтверждение правильных сведений (или заверенную копию приказа/договора).
3. В трудовой книжке делается запись об исправлении в отдельной строке:

Пример исправления:

Исправление: вместо «» следует читать «» (см. справку от № 45).

После исправления ставится подпись уполномоченного лица и печать организации (если имеется).

Практические рекомендации для кадровых служб

• Вести журнал регистрации приказов о приёме на работу, чтобы не пропустить 5‑дневный срок.
• При приёме удалённого сотрудника сразу запрашивать заявление о желании внести запись в бумажную трудовую книжку.
• Для совместителей хранить копии справок от других работодателей в личном деле сотрудника.
• Периодически (раз в полгода) проводить сверку данных в трудовой книжке с данными в кадровом учете (ЭТК, если используется).
• Обеспечить доступ сотрудников к образцам записей и инструкциям (например, разместить на внутреннем портале компании).

Запись о приёме на работу в трудовой книжке остаётся обязательным элементом оформления трудовых отношений при условии, что работа продолжается более пяти дней. Соблюдение установленных сроков (не позднее недели после приказа или пяти рабочих дней после договора) и правильное заполнение графам позволяют избежать споров с работниками и контролирующими органами. Особое внимание следует уделять категориям совместителей и дистанционных работников, для которых порядок внесения записи имеет свои нюансы.

Следуя приведённым выше рекомендациям и используя актуальные образцы (2026 год), кадровые службы смогут обеспечить корректное и своевременное ведение трудовых книжек, что повысит доверие сотрудников к компании и снизит риски административных штрафов.

Информация актуальна на 19:36:27 ().