Запись о приеме на работу по совместительству в трудовой книжке — это важный юридический акт, который подтверждает факт трудоустройства сотрудника и влияет на формирование его стажа, права на пенсию и другие социальные гарантии. Несмотря на то, что совместительство не требует обязательного внесения записи в трудовую книжку (по желанию работника), если такая запись делается, она должна быть оформлена строго в соответствии с законодательством РФ.
Законодательная база
Основные нормы, регулирующие ведение трудовых книжек, содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (статья 282, о совместительстве, статья 66 — о трудовой книжке);
- Положении об особенностях ведения трудовых книжек, утверждённом Постановлением Правительства РФ от № 225;
- Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Минтрудом России ).
Согласно этим нормам, запись о приеме на работу по совместительству вносится в трудовую книжку только по письменному заявлению работника. Работодатель не вправе вносить такую запись без согласия сотрудника.
Когда вносится запись о совместительстве?
Запись делается в следующих случаях:
- Работник подал заявление о желании внести запись о приеме на работу по совместительству;
- Работник уже работает по совместительству у данного работодателя;
- Работодатель имеет на руках документы, подтверждающие прием на работу (приказ, трудовой договор).
Важно: запись вносится только в основное место работы, если работник просит об этом. На месте совместительства трудовая книжка не ведётся — там оформляется только приказ и трудовой договор.
Как правильно оформить запись?
Запись должна быть сделана в строгом соответствии с установленной формой. Ниже — пошаговая инструкция:
Дата записи
Указывается дата, когда был издан приказ о приеме на работу по совместительству. Это не дата начала работы, а дата официального оформления.
Формулировка записи
Запись должна быть сформулирована точно по образцу:
«Принят на работу по совместительству» — наименование должности — в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя № ___ от «___» __________ 20___ г.
Пример корректной записи:
«Принят на работу по совместительству — бухгалтером — в соответствии с приказом № 45 от г.»
Реквизиты приказа
Обязательно указываются:
- номер приказа;
- дата приказа (в формате «день.месяц.год»);
- полное наименование должности (как в штатном расписании).
Нельзя писать: «принят на должность бухгалтера» — нужно указывать именно по совместительству.
Подпись и печать
Запись заверяется:
- личной подписью ответственного лица (как правило, кадровика или руководителя);
- печатью организации (если она используется).
Подпись должна быть расшифрована (фамилия и инициалы).
Что нельзя делать?
Вот распространённые ошибки, которые могут привести к признанию записи недействительной:
- Не указывать слова «по совместительству» — запись будет считаться ошибочной;
- Указывать дату начала работы, а не дату приказа;
- Писать «принят на работу» без уточнения «по совместительству»;
- Вносить запись без заявления работника;
- Использовать сокращения: «с/т», «совм.» — это недопустимо;
- Исправлять ошибки корректором, скотчем или закрашивать — только перечеркивание и заверение подписью.
Как оформить исправление ошибки?
Если запись сделана с ошибкой, её нельзя стирать или закрашивать. Правильный порядок:
- Неверная запись аккуратно перечёркивается одной линией (чтобы её можно было прочитать);
- Сверху пишется: «Запись недействительна»;
- Ниже делается новая, правильная запись;
- Обе записи заверяются подписью ответственного лица и печатью.
Электронная трудовая книжка
С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этом случае:
- Запись о совместительстве вносится в Единую информационную систему (ЕИС) работодателем;
- Работник может просмотреть все записи через портал Госуслуг;
- Запись в ЭТК делается автоматически при передаче данных из кадровой системы (если она интегрирована с ЕИС);
- Но и здесь запись вносится только по заявлению работника.
Важно: если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку, запись вносится только в одну — по его выбору. Если он выбрал электронную — бумажная больше не обновляется.
Почему важно делать запись правильно?
Неправильно оформленная запись может привести к:
- Отказу в назначении пенсии или её перерасчёту;
- Проблемам при подтверждении стажа для льгот;
- Спорам с трудовой инспекцией;
- Потере доказательств трудового стажа в суде.
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение правил ведения трудовых книжек влечёт штраф для работодателя — от 30 000 до 50 000 рублей.
Практический совет для кадровиков
Для избежания ошибок рекомендуется:
- Создать шаблон записи о совместительстве в кадровой системе;
- Проводить регулярную проверку трудовых книжек (раз в квартал);
- Обязательно запрашивать у работника письменное согласие на внесение записи;
- Хранить копии приказов о приёме по совместительству не менее 75 лет (в соответствии с архивными нормами).
Запись о приёме на работу по совместительству — это не формальность, а важный юридический документ, влияющий на права работника на протяжении всей его трудовой жизни. Правильное оформление требует внимания к деталям: точной формулировки, соблюдения порядка, наличия заявления и корректного заверения. Даже небольшая ошибка может стоить человеку десятков тысяч рублей в будущей пенсии.
Помните: слово «сделать» пишется только с буквой «с» — «сделать запись», а не «зделать». Это не просто орфографическая деталь — это символ внимания к правилам, которое должно проявляться и в кадровой практике.
Если вы кадровик — будьте точны. Если вы работник — требуйте точности. Ваш стаж — это ваше будущее.