Запись о приеме на работу руководителя, в частности на должность начальника отдела или другого структурного подразделения,, это не просто формальность. От ее корректности зависит юридическая чистота трудовых отношений, стаж работника и его будущие социальные гарантии. В этой статье разберем, как именно должна выглядеть такая запись согласно действующему законодательству.
Нормативная база: на что опираться?
Основным документом, регламентирующим заполнение трудовых книжек, является Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от № 69. Именно она содержит детальные требования к каждой графе.
Важно! Запись вносится на основании конкретного организационно-распорядительного документа работодателя, приказа (распоряжения) или иного решения (например, протокола выборного органа). Без такого основания запись недействительна.
Разбираем структуру записи по графам
Трудовая книжка имеет стандартный формат. Запись о приеме на работу заполняется в разделе «Сведения о работе».
Графа 3: Должность, специальность, профессия
В этой графе указывается точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием организации. Указание структурного подразделения обязательно, если оно есть в штате.
- Неправильно: «Начальник». Это слишком общее понятие.
- Правильно: «Начальник отдела камеральных проверок юридических лиц», «Начальник коммерческого отдела», «Начальник цеха №1 механического».
- Квалификация: Если в штате указана квалификация (например, «высшая»), ее тоже нужно прописать. Часто это подразумевается самой должностью.
Принят в ООО «Нагатинская застава» на должность начальника отдела камеральных проверок юридических лиц.
Графа 4: Основание внесения записи
Здесь указываются реквизиты документа, на основании которого произошло назначение. Сначала — дата, затем — номер документа.
- Для обычного приема на работу по трудовому договору: приказ о приеме на работу.
- Для назначения на выборную должность (например, директора): протокол/решение выборного органа (собрания учредителей, общего собрания).
- Важно: Нельзя указывать «приказ о вступлении в должность» вместо приказа о приеме на работу. Если издан приказ о вступлении в должность, то приказ о приеме можно не издавать, но в графу 4 все равно нужно внести реквизиты того документа, который является основанием для записи.
На основании приказа о приеме на работу от № 023-лс/п.
ИЛИ
На основании протокола общего собрания учредителей от № 5.
Типичные ошибки и как их избежать
Ошибка №1: «Исполняющий обязанности»
Запись «Принят исполняющим обязанности начальника отдела…» неправильна; Должность должна быть указана в соответствии со штатным расписанием. Если сотрудник временно замещает начальника, это отражается в приказе о временном исполнении обязанностей, но в трудовую книжку такую запись вносить нельзя. Ее место — в личной карточке формы Т-2.
Ошибка №2: Указание только структурного подразделения
Нельзя писать только «Принят в отдел продаж». Обязательно нужно указать должность: «Принят в отдел продаж на должность начальника отдела».
Ошибка №3: Неполное или неточное наименование организации
Название организации (работодателя) должно быть указано точно, как в учредительных документах (с сокращением «ООО», «АО» и т.д.).
Особый случай: перевод из другой организации
Если сотрудник принимается на должность начальника в порядке перевода из другой организации (а не как новый сотрудник), в графе 3 делается особая запись:
В графе 4 указывается приказ о переводе.
Краткий алгоритм действий для кадровика
- Подготовьте документ-основание: Издайте приказ о приеме на работу (или зарегистрируйте протокол о назначении). Убедитесь, что должность «начальник…» прописана в штатном расписании.
- Заполните графу 3: Укажите полное наименование организации, структурное подразделение (если есть) и точную должность «начальник…».
- Заполните графу 4: Укажите дату и номер приказа (или протокола).
- Проверьте дату записи: Запись в трудовую книжку не может быть внесена ранее даты издания приказа и ранее даты государственной регистрации самой организации (для вновь создаваемых компаний).
- Подпишитесь и поставьте печать: Запись заверяется подписью ответственного лица (кадра) и печатью организации.
Совместив все правила, мы получаем следующий шаблон:
Графа 4: На основании приказа о приеме на работу от № 45-к.
Соблюдение этих простых правил защитит и работника, и работодателя от споров в будущем и гарантирует корректное отражение трудового стажа.