Запись о приеме на работу в трудовой книжке – один из самых важных документов, подтверждающих начало трудового стажа. Неправильно оформленная запись может стать причиной отказа в начислении отпускных, пенсии или других выплат. В этой статье мы разберём, как правильно оформить запись, какие формулировки использовать, какие правила соблюдать и приведём готовый образец.

Что такое запись о приеме на работу?

Запись о приеме на работу – это официальная запись в трудовой книжке, в которой фиксируется дата начала трудового договора, должность, место работы, режим работы и другие сведения. Она обязательна для всех сотрудников, которые работают по бумажной трудовой книжке (не переходят на электронный учёт стажа).

На какие нормативные акты стоит опираться?

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от № 320н.
• Письмо Роструда от № 937‑6‑1 (для срочных трудовых договоров).
• Приказы и распоряжения конкретных предприятий, если они отличаются от общих правил.

Общие требования к записи о приеме на работу

1. Запись делается в первый лист трудовой книжки (или в первый свободный лист, если первый уже заполнен).
2. Вводятся следующие сведения:
   • Дата начала трудового договора (день, месяц, год).
   • Форма занятости (полный рабочий день, неполный рабочий день, совместительство).
   • Должность и должностные обязанности.
   • Место работы (название организации, адрес).
   • Ставка заработной платы (если предусмотрено).
   • Номер и дата приказа о приёме на работу (если применимо).
3. Запись должна быть отпечатана и подписана руководителем организации (или уполномоченным лицом) и печатана.
4. В конце записи ставится надпись: «Работает по настоящее время» (если сотрудник ещё работает в компании).

Как оформить запись в разных ситуациях?

Приём на работу по обычному трудовому договору

В этом случае запись выглядит так:

Форма занятости: Полный рабочий день
Должность: Инженер по проектированию
Место работы: ООО «ТехПроект», г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Ставка: 60 000 руб. в месяц
Номер приказа: 123/2026
Дата приказа: 
Надпись: Работает по настоящее время
Подпись: ______________________
Печать: ______________________

Приём на работу по срочному трудовому договору

Приём по срочному договору оформляется по правилам письма Роструда от № 937‑6‑1. Запись выглядит следующим образом:

Форма занятости: Полный рабочий день
Должность: Проектировщик
Место работы: ООО «ТехПроект», г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Срок договора: – 
Ставка: 55 000 руб. в месяц
Номер приказа: 124/2026
Дата приказа: 
Надпись: Работает по настоящее время
Подпись: ______________________
Печать: ______________________

Приём на работу в порядке перевода от другого работодателя

В этом случае в графе «Сведения о работе» указывается, что сотрудник принят в порядке перевода от другого работодателя (п. 21 Порядка 320н). Пример записи:

Форма занятости: Полный рабочий день
Должность: Менеджер по продажам
Место работы: ООО «ТехПроект», г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Ставка: 70 000 руб. в месяц
Номер приказа: 125/2026
Дата приказа: 
Надпись: Работает по настоящее время
Подпись: ______________________
Печать: ______________________

Приём на работу в качестве внешнего совместителя

Для внешних совместителей используется отдельный шаблон. Запись может выглядеть так:

Форма занятости: Совместительство
Должность: Консультант
Место работы: ООО «ТехПроект», г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Ставка: 30 000 руб. в месяц
Номер приказа: 126/2026
Дата приказа: 
Надпись: Работает по настоящее время
Подпись: ______________________
Печать: ______________________

Как исправить ошибку в записи?

Если при внесении записи в трудовую книжку допущена ошибка, то, согласно пункту 12 Порядка 320н, сначала признаются сведения неверными, а затем указывается правильный вариант. В примере ниже показано, как это выглядит:

Форма занятости: Полный рабочий день

Должность: Технический специалист
Место работы: ООО «ТехПроект», г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Ставка: 65 000 руб. в месяц
Номер приказа: 127/2026
Дата приказа: 
Надпись: Работает по настоящее время
Подпись: ______________________
Печать: ______________________

Если в записи указана неверная дата начала работы, то в следующей строке ставится надпись «Ставка неверна» и указывается правильная дата.

Как проверить, что запись сделана правильно?

1. Проверьте, что все поля заполнены без пропусков.
2. Убедитесь, что дата начала работы совпадает с датой подписания трудового договора.
3. Проверьте, что в записи указана правильная форма занятости и должность.
4. Проверьте, что подпись и печать находятся в соответствующих полях.
5. Проверьте, что надпись «Работает по настоящее время» присутствует (если сотрудник ещё работает).

Где можно скачать готовые образцы?

• КонсультантПлюс – раздел «Образцы заполнения кадровых документов» (текущая версия 2026).
• Сайт Минтруда России – раздел «Порядок ведения трудовых книжек» (с PDF‑образцами).
• Платформы кадрового учёта (например, «SPOK.BY») – готовые шаблоны для разных ситуаций.

Запись о приеме на работу – это фундамент документации, подтверждающей ваш трудовой стаж. Соблюдение правил оформления, правильное заполнение всех полей и наличие подписи и печати гарантируют, что ваш стаж будет учтен без ошибок. Если возникнут сомнения, всегда лучше обратиться к кадровому отделу или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.

Надеемся, что данная статья поможет вам правильно оформить запись в трудовой книжке и избежать возможных проблем в будущем.