Запись о приеме на работу – один из самых важных элементов ведения трудовой книжки. Она фиксирует дату начала занятости, место работы, основание увольнения (если уже произошло) и другие сведения, которые используются при расчёте стажа, выплатах и при проверках контролирующих органов. Ниже – подробное руководство, как правильно оформить эту запись в соответствии с действующими нормами.

Когда необходимо вносить запись о приеме

Запись вносится, если работник проработал более 5 (пять) календарных дней в организации. Если трудовой договор расторгнут в течение первых пяти дней, запись в книжке не делается, а документ возвращается работнику без отметок.

• Если трудовой договор подписан на срок более 5 дней – запись обязательна.
• Если договор расторгнут, но запись о приеме уже была сделана до подачи заявления об уходе, то в книжке следует добавить сведения об увольнении в общем порядке.

1.1 Сроки внесения

Запись должна быть выполнена не позднее дня, когда работник впервые выполнил свои трудовые функции. При этом в книжке указываются:

1. Дата приема.
2. Номер и наименование документа, на основании которого произошло прием (приказ, распоряжение и т.п.).
3. Должность, подразделение, место работы.

Что именно указывается в записи

В запись о приеме входят следующие сведения:

• Дата приема (день, месяц, год).
• Номер и дата приказа/распоряжения, по которому работник был принят.
• Наименование документа, на основании которого производится прием (трудовой договор, приказ о приёме и т.д.).
• Должность и подразделение, в котором будет работать сотрудник.
• Место работы (офис, цех, филиал и т.п.).
• Основание увольнения (если в дальнейшем происходит расторжение).

Для выпускников СВО (специальных учебных заведений) в запись также вносят сведения о полученном образовании, указав тип и уровень образования.

2.1 Пример оформления записи

Запись о приеме на работу
Дата приема: 
Основание: Приказ № 156-р от «О приеме в штат».
Должность: Инженер-конструктор
Подразделение: Отдел разработки
Место работы: г. Москва, ул. Ленина, д. 15

Особенности оформления для разных категорий работников

3.1 Выпускники СВО

При первом приёме выпускника в организацию в запись вносится отдельной строкой информация об образовании:

• Тип образования (профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское).
• Наименование учебного заведения.
• Год окончания обучения.

3.2 Вакансия по совместительству или вахтовому методу

Если работник принимается одновременно на несколько должностей или работает по вахтовому графику, в каждой строке записи указываются соответствующие сведения, а в графе «Подразделение» указывается основное место работы.

Оформление штампа и ьного листа

Штамп организации, проставленный в книжке, имеет ту же юридическую силу, что и запись. Пример оформления штампа:

Пример 1. Запись о приеме на работу (вахтовым методом)
[Штамп организации] + текст записи

ьный лист трудовой книжки заполняется отдельно и содержит:

• ФИО работника.
• Дата рождения.
• Паспортные данные.
• Сведения о месте жительства.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: Не указана дата приема или номер приказа.
  Решение: Проверьте, чтобы в записи присутствовали все обязательные реквизиты.
• Ошибка: Указана дата увольнения до даты приема.
  Решение: Записывайте события в хронологическом порядке; если увольнение произошло после приема, указывайте его в отдельной записи.
• Ошибка: Пропуск записи о прекращении работы по собственному желанию.
  Решение: При расторжении договора в графе «Основание увольнения» указывайте «по собственному желанию», с указанием даты.

Обновления 2026 года

С 2026 года в Порядке ведения трудовой книжки введены небольшие изменения:

1. Уточнено, что запись о приеме должна быть выполнена в течение 3 (трёх) рабочих дней с даты начала работы.
2. Для работников, принятых по договору подряда, вносятся отдельные записи, отличающиеся от обычных трудовых отношений.
3. Усилена ответственность работодателя за своевременное внесение сведений в электронный реестр.

Следует также помнить, что любые изменения в записи (исправления, дополнения) оформляются через запрос на внесение изменений в соответствующий орган Пенсионного фонда или в отдел кадров.

Краткое резюме

Чтобы правильно оформить запись о приеме на работу в трудовой книжке, соблюдайте следующие правила:

• Вносите запись, если сотрудник проработал более 5 дней.
• Указывайте дату, номер и наименование приказа, должность, подразделение и место работы.
• Для выпускников добавляйте сведения об образовании.
• Оформляйте штамп и ьный лист согласно требованиям.
• Своевременно фиксируйте любые изменения и увольнения.

Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать ошибок при расчёте пенсионного стажа, при проверках контролирующих органов и при оформлении документальных подтверждений трудовой деятельности сотрудника.