В 2026 году правила ведения трудовых книжек продолжают базироваться на нормативных актах, утвержденных ранее (в частности, на Порядке № 320н), однако практика их применения и технические нюансы требуют особого внимания кадровых специалистов. Запись о приеме на работу — это фундамент всей трудовой биографии сотрудника, и ее корректное заполнение критически важно для будущего пенсионного обеспечения и подтверждения стажа.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о приеме, какие графы заполнять и какие существуют образцы для различных ситуаций.

Общие требования к заполнению в 2026 году

Прежде чем приступать к внесению записей, необходимо убедиться, что вы соблюдаете базовые правила, актуальные для текущего периода:

• Язык: Все записи вносятся на русском языке.
• Чернила: Использовать чернила черного, синего или фиолетового цвета (запрещены шариковые ручки с выцветающими чернилами);
• Сокращения: Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «приказ», нужно писать полностью «приказ», хотя на практике часто допускается общепринятое сокращение, но лучше писать полные названия должностей и структурных подразделений).
• Датирование: Дата приема всегда указывается в графе 2 и должна соответствовать дате, указанной в приказе о приеме на работу.

> Важно: С 1 сентября предыдущих лет были внедрены новые бланки и правила (Порядок 320н). Если сотрудник ведет электронную трудовую, бумажная заполняется только по его заявлению или если он впервые трудоустраивается и выбрал бумажный формат (в переходный период). Однако для бумажных книжек старого и нового образца правила заполнения граф едины.

Пошаговый алгоритм заполнения при приеме на работу

Запись о приеме вносится в раздел «Сведения о работе». Она состоит из четырех граф. Рассмотрим каждую из них детально.

Графа 1: Порядковый номер

В этой графе указывается номер записи по порядку внутри данного раздела. Нумерация должна быть сквозной. Если это первая запись в разделе, ставится цифра *1.

Графа 2: Дата приема

Здесь фиксируется дата приема на работу.
Формат даты: *число, месяц (цифрами или прописью), год.
Пример: `23 05 2026` или `23 мая 2026`.

• Дата должна строго соответствовать дате, указанной в приказе (распоряжении) о приеме на работу.

Графа 3: Наименование должности и структурного подразделения

Это самая объемная часть записи; В ней указывается:
Фраза о принятии: «Принят» или «Назначен».
Структурное подразделение (отдел, цех, лаборатория).
Должность (профессия, специальность) с указанием квалификации.
Особые условия (если применимо): например, «в порядке перевода», «на условиях совместительства».

Пример формулировки:
> Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
Если сотрудник переводится из другой организации, запись будет выглядеть так:
> Принят в бухгалтерию на должность главного бухгалтера в порядке перевода из ООО «Вектор».

Графа 4: Основание записи

В эту графу вносятся реквизиты документа-основания. Обычно это приказ или распоряжение работодателя.

• Указывается вид документа: Приказ.
• Дата приказа.
• Номер приказа.

Пример:
> Приказ от № 45-к

Образцы заполнения для разных ситуаций

Ниже приведены конкретные примеры того, как должны выглядеть строки в трудовой книжке в 2026 году.

Ситуация 1: Стандартный прием на работу (основное место)

| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
| :— | :— | :— | :— |
| 1 | | Общество с ограниченной ответственностью «ТехноПрогресс»

Принят в производственный отдел на должность инженера-технолога | Приказ от № 108-к |

Обратите внимание: Название организации пишется полностью, если это первая запись от данного работодателя, либо ставится штамп с названием организации, который приравниваеться к рукописной записи.

Ситуация 2: Прием в порядке перевода из другой организации

Если сотрудник переходит к вам из другой компании по согласованию между работодателями, это обязательно фиксируется.

| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
| :— | :— | :— | :— |
| 5 | | Принят в отдел логистики на должность начальника склада в порядке перевода из АО «ГрузТранс» | Приказ от № 22-к |

Ситуация 3: Прием по совместительству

Запись о работе по совместительству вносится только по желанию работника. Для этого он должен предоставить трудовую книжку и написать соответствующее заявление.

| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |

| :— | :— | :— | :— |
| 12 | | Принят на должность учителя информатики на условиях внешнего совместительства | Приказ от № 56-к |

Нюансы для дистанционных сотрудников

Для работников, осуществляющих трудовую деятельность дистанционно, действуют особые правила. Информация об их трудовой деятельности вносится в трудовую книжку только по их желанию.
Дистанционный сотрудник должен самостоятельно инициировать внесение записи, предоставив работодателю свою трудовую книжку (лично или по почте).
Если книжка не предоставлена, запись не вносится, хотя сведения в электронную базу (СФР) работодатель обязан передать.

Частые ошибки и как их избежать

Несоответствие даты: Дата в графе 2 отличается от даты приказа в графе 4. Правило: дата приема (графа 2) и дата приказа могут отличаться, но запись делается на основании приказа. Однако чаще всего даты совпадают. Главное — не перепутать дату документа и дату события.
Отсутствие штампа организации: Если не использован штамп, название организации нужно переписывать полностью и без ошибок.
Сокращения: Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «отд.» вместо «отдел».
Запись о приеме без записи об увольнении с предыдущего места: Если это основное место работы, убедитесь, что предыдущая запись закрыта (стоит дата и причина увольнения), иначе возникнет конфликт стажа.

Правильное заполнение трудовой книжки в 2026 году — это гарантия юридической чистоты трудовых отношений. Помните, что любая ошибка может создать проблемы сотруднику при оформлении пенсии или получении кредита. Всегда проверяйте реквизиты приказа перед внесением данных в графу 4 и сверяйте название должности с штатным расписанием.

Для удобства рекомендуется иметь под рукой актуальные образцы заполненных страниц и регулярно обновлять знания о изменениях в трудовом законодательстве.