Запись о приеме на работу в трудовую книжку — это юридически значимое действие, подтверждающее начало трудовых отношений. Ее оформление строго регламентировано. Ошибки в записи могут привести к спорам при расчете стажа, оформлении пособий или пенсии. Данная статья содержит актуальные образцы и подробные инструкции по заполнению на основе действующих нормативных актов (Приказ Минтруда № 320н, письма Роструда).
Основные правила внесения записи о приеме
Согласно Приказу Минтруда № 320н, запись о приеме на работу вносится на основании изданного приказа (распоряжения) о приеме. Работодатель обязан сделать это не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа.
Запись размещается в разделе «Сведения о работе» (обычно это первая страница после титульного листа) и состоит из четырех граф:
- Порядковый номер записи (просто 1, 2, 3…).
- Дата записи (дата, когда вносят запись в книжку, а не дата приема).
- Текст записи (основная информация о приеме).
- Номер и дата документа, на основании которого вносится запись (номер приказа о приеме и его дата).
Образцы записей для различных ситуаций приема
Стандартный прием на работу (бессрочный трудовой договор)
Это самый частый случай. В тексте указывается должность в соответствии со штатным расписанием.
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят(а) на работу менеджером по продажам.
Графа 4: Приказ № 125-к от
Прием по срочному трудовому договору
Указывать в записи срок действия договора не требуется. Оформляется по общим правилам (письмо Роструда от № 937-6-1).
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят(а) на работу временно на должность бухгалтера сроком до .
Графа 4: Приказ № 88-с от
Примечание: Указание срока в скобках, это распространенная практика для наглядности, но строго говоря, достаточно фразы «временно».
Прием в порядке перевода из другой организации
В записи обязательно указывается, что прием осуществляется в порядке перевода, и наименование предыдущего работодателя (п. 21 порядка № 320н).
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят(а) на работу ведущим специалистом в порядке перевода из ООО «Старый Работодатель».
Графа 4: Приказ № 150-п от
Прием на работу вахтовым методом
Дополнительно указывается условие о вахтовом методе работы. Часто для таких записей используется штамп с текстом, который приравнивается к записи (письмо Роструда от № 1922-6-1).
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят(а) на работу инженером вахтовым методом.
Графа 4: Приказ № 77-в от
Особенности при оформлении новой (пустой) трудовой книжки
Если сотруднику выдается новая бланк трудовой книжки (форма Т-2), на первом листе раздела «Сведения о работе» делается первая запись о приеме. На последнем листе (после всех записей об увольнениях и переводах) обязательно делается запись:
Графа 1: (последний номер)
Графа 2: (дата последнего дня работы)
Графа 3: Уволен(а) по собственному желанию (или иная причина).
Работает по настоящее время.
Графа 4: Приказ № … от …
Фраза «Работает по настоящее время» пишется от руки и заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если сотрудник одновременно с приемом на работу оформляет заявление о переходе на ЭТК, действует следующее правило (Инструкция от ):
- В бумажную трудовую книжку вносится первая запись о приеме на работу (как описано выше).
- Сразу после нее (следующим порядковым номером) вносится вторая запись о переходе на электронную форму.
Запись 1:
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят(а) на работу системным администратором.
Графа 4: Приказ № 200-к от
Запись 2:
Графа 1: 2
Графа 2:
Графа 3: Перешел(ла) на электронную трудовую книжку. Запись о приеме на работу в электронную трудовую книжку внесена.
Графа 4: Заявление работника от № 1
Как исправлять или отменять неверную запись
Если запись о приеме была сделана с ошибкой (неправильная должность, дата, номер приказа), ее не зачеркивают и не корректируют. Делается новая запись с исправлением.
Алгоритм действий:
- В новую строку в графе 1 ставится следующий порядковый номер.
- В графе 2 — дата исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [старый номер] недействительна.»
- В следующей строке (с новым номером) в графе 3 вносится верная запись (например, «Принят(а) на работу старшим менеджером»).
- В графе 4 указывается номер и дата того же приказа о приеме, на основании которого была сделана ошибочная запись.
Запись 1 (ошибочная):
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят(а) на работу менеджером.
Графа 4: Приказ № 125-к от
Запись 2 (об отмене):
Графа 1: 2
Графа 2:
Графа 3: Запись за номером 1 недействительна;
Графа 4: Приказ № 125-к от
Запись 3 (верная):
Графа 1: 3
Графа 2:
Графа 3: Принят(а) на работу старшим менеджером.
Графа 4: Приказ № 125-к от
Краткая памятка-чеклист
- ✅ Запись вносит только уполномоченное лицо, заверяет подписью и печатью.
- ✅ Основание — приказ (распоряжение) о приеме;
- ✅ Срок, не позднее 5 рабочих дней с даты приказа.
- ✅ Для срочного договора — указываем «временно», срок в тексте не обязателен.
- ✅ При переводе — обязательно пишем «в порядке перевода из [наименование организации]».
- ✅ Для вахтового метода — добавляем «вахтовым методом».
- ✅ При переходе на ЭТК — две записи: о приеме и о переходе.
- ✅ Ошибки исправляем новой записью, не зачеркивая старую.
- ✅ Для новой бумажной книжки — на последнем листе пишем «Работает по настоящее время» от руки.