Оформление трудовых отношений — один из самых ответственных процессов в работе кадровой службы. Несмотря на повсеместный переход на электронные форматы (ЭТК), бумажная трудовая книжка остается важнейшим документом, подтверждающим стаж и профессиональный путь работника. В 2026 году актуальными остаются строгие правила ее ведения. В этой статье мы подробно разберем, когда и как делается запись о приеме на работу, какие существуют нюансы и сроки.
Главное правило: когда вносить запись?
Самое важное правило, о котором недавно напомнил Роструд, касается срока работы сотрудника. Работодатель обязан вести трудовую книжку на работника, который проработал в компании свыше 5 дней. Это правило действует при поступлении на основное место работы.
Что делать, если специалист исполнял обязанности в компании 5 дней или меньше и решил уволиться? В таком случае трудовую книжку ему следует вернуть без записей. Если же информацию о приеме успели внести до того, как новичок сообщил об уходе, то необходимо в общем порядке добавить данные о расторжении договора.
Сроки внесения записи о приеме
Согласно актуальным правилам на 2026 год, запись о приеме на работу должна быть внесена в течение 5 рабочих дней после заключения трудового договора.
- Запись вносится на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- Если приказ по каким-то причинам не издавали, основанием для внесения записи служит сам трудовой договор.
Порядок заполнения раздела «Сведения о работе»
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». При этом категорически запрещается использовать сокращения. Рассмотрим поэтапно, как заполняются графы:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи.
- Графа 2 — указывается дата приема на работу (арабскими цифрами: день и месяц, двузначными, год — четырехзначным числом).
- Графа 3 — делается запись о приеме. Здесь важно указать:
- Наименование работодателя. Для ускорения процесса допускается использовать штамп с наименованием организации (штамп приравнивается к записи согласно письму Роструда от № 1922-6-1).
- Саму формулировку: «Принят(а) в [наименование отдела] на должность [наименование должности]».
- Если сотрудник принимается в порядке перевода от другого работодателя, в графе 3 делается об этом соответствующая отметка.
- Графа 4 — указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись.
Особенности для внешних совместителей
При трудоустройстве внешнего совместителя есть свои нюансы. По общему правилу записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы. Для этого работник должен предоставить заверенную копию приказа о приеме на работу или справку с места работы по совместительству (с реквизитами приказа).
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажный формат
С переходом на электронные трудовые книжки у многих возникает вопрос: нужно ли дублировать записи? Нет, после внесения записи о переходе на ЭТК и выдачи бумажного документа на руки, работодатель освобождается от ответственности за его дальнейшее ведение и хранение.
Однако, если работник не подал заявление о переходе на ЭТК и оставил бумажный вариант, работодатель обязан продолжать вести его по всем правилам, описанным выше.
Кому не нужно делать записи?
Закон делает исключение для работодателей, физических лиц, которые действуют без образования ИП. Они не имеют права вести трудовые книжки на своих работников. В таком случае подтверждением стажа будет выступать исключительно письменный трудовой договор.
Чего делать нельзя?
- Использовать сокращения (например, писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
- Делать записи задним числом или на свое усмотрение менять формулировки, не опираясь на приказ.
- Вносить записи за период работы менее 5 дней, если сотрудник решил уволиться (как напоминает Роструд, документ просто возвращается чистым).
Правильное оформление записи о приеме на работу — залог отсутствия проблем при проверках Трудовой инспекции и при назначении пенсии сотруднику. Всегда сверяйтесь с актуальными образцами заполнения, не нарушайте 5-дневный срок внесения записи после издания приказа и помните о правиле «5 дней работы» для принятия решения о необходимости внесения записи вообще.