Оформление перевода сотрудника из одной организации в другую — ответственная процедура для кадровых специалистов. Важно не только правильно собрать документы, но и корректно внести сведения в трудовую книжку работника. От этого зависит сохранность страхового стажа сотрудника при будущем назначении пенсии. В данной статье мы подробно разберем, как делается запись в трудовой книжке о приеме на работу в порядке перевода, и приведем наглядные примеры.
Нормативная база и общие правила
При заполнении трудовых книжек в 2026 году специалисты опираются на Правила, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н. Согласно пункту 10 данного Порядка, в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о приеме на работу, и если сотрудник оформляется в порядке перевода, об этом обязательно делается соответствующая пометка.
Вносить записи имеют право работодатели (юридические лица и ИП). К исключениям закон относит только работодателей-физических лиц, которые действуют без образования ИП — они не ведут трудовые книжки своим работникам.
Особенности приема переводом
Перевод к другому работодателю бывает двух видов:
- По просьбе работника (инициатива исходит от самого сотрудника, который нашел новую работу).
- С согласия работника (инициатива исходит от работодателей — старый и новый договорились о переходе ценного кадра).
В любом случае, для осуществления перевода требуется письменное согласие сотрудника. Увольнение с прежнего места работы происходит по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ. Прием на новое место оформляется по статье 72 ТК РФ.
Пошаговое заполнение трудовой книжки
Алгоритм внесения записи о приеме в порядке перевода от другого работодателя имеет свои нюансы. Перед тем как внести сведения о приеме, необходимо сделать запись о работодателе (проставить ).
Шаг 1: (наименование организации)
В виде заголовка (без номера и даты) указывают наименование компании, в которую принят сотрудник. Под этим заголовком будут вноситься все последующие записи о работе у данного работодателя.
Шаг 2: Внесение записи о приеме
В разделе «Сведения о работе» заполняются четыре графы:
- Графа 1, порядковый номер записи.
- Графа 2, дата приема на работу (арабскими цифрами, например: ).
- Графа 3 — сама формулировка. Здесь важно указать, что работник принят (назначен) в порядке перевода. Обязательно прописывается структурное подразделение, должность (специальность, профессия, квалификация), а также наименование прежнего работодателя.
- Графа 4 — реквизиты приказа о приеме на работу (дата и номер).
Пример записи о приеме переводом
Рассмотрим традиционный пример записи о приеме на работу в порядке перевода от другого работодателя с указанием сведений о наименовании бывшего работодателя.
Образец заполнения:
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Принят в отдел продаж на должность старшего менеджера в порядке перевода из Общества с ограниченной ответственностью «Бета» (ООО «Бета»)
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Внутренний перевод: есть ли отличия?
Если перевод осуществляется на другую должность в пределах одного и того же работодателя, запись оформляется точно так же, как и обычный перевод. В графе 3 запись будет начинаться со слова «Переведен», далее указывается подразделение и должность. Упоминать прежнего работодателя не нужно, так как сотрудник из компании не увольнялся.
Пример внутреннего перевода:
- Графа 3: Переведен в бухгалтерию на должность главного бухгалтера
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж теперь в первую очередь формируется в электронном виде. Однако одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
Если сотрудник выбрал электронный формат, кадровик должен внести запись об этом в бумажную трудовую книжку и выдать ее работнику на руки. Все сведения о приемах, переводах и увольнениях в таком случае будут подтверждаться выписками из электронной системы.
Частые ошибки и ответственность
Самая частая ошибка при оформлении приема переводом — забывчивость указать наименование прежнего работодателя в графе 3. Это может привести к тому, что страховой стаж сотрудника не будет подтвержден при назначении пенсии. Также кадровики часто путают формулировки: вместо «Принят в порядке перевода» пишут просто «Принят», что является нарушением.
За неверное заполнение трудовой книжки работодатель несет ответственность. Ошибочные записи подлежат аннулированию и исправлению в установленном законом порядке.
Правильное внесение записи о приеме на работу в порядке перевода — залог бесперебойного трудового стажа сотрудника. Главное правило: всегда указывать в графе 3, что работник принят в порядке перевода, и давать ссылку на прежнего работодателя. Используя актуальные образцы и соблюдая требования Приказа Минтруда № 320н, вы сможете избежать типичных ошибок и защитить как интересы работника, так и свою компанию от возможных штрафов.