Оформление трудовых отношений с работниками — ответственная задача каждого кадровика или работодателя. Особенные вопросы часто возникают при приеме на работу таких сотрудников, как сторож. Нужно ли писать «принят сторожем» или «принят на должность сторожа»? Как правильно отразить эту информацию в бумажной трудовой книжке с учетом актуальных требований законодательства? В этой статье мы подробно разберем все нюансы внесения записи о приеме на работу сторожа.

Бумажная или электронная: актуальные правила ведения трудовых книжек

Прежде чем говорить о формулировках, важно понять, в каком формате вообще ведется документ. На сегодняшний день действуют следующие правила:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — стала обязательной для тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, а также для тех, кто ранее подал заявление о переходе на электронный формат.
• Бумажная трудовая книжка — продолжает вестись для работников, которые были трудоустроены до 2021 года и написали заявление об отказе от перехода на ЭТК.

Если ваш сторож относится ко второй категории, вы обязаны вести его бумажную трудовую книжку по всем правилам. Ведение и хранение бумажных трудовых книжек строго регламентируется Порядком, утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н.

«Принят сторожем» или «принят на должность сторожа»?

Это один из самых частых вопросов на кадровых форумах. Какая же формулировка является верной с точки зрения закона?

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек и Порядку № 320н, в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о приеме на работу с указанием должности, специальности, профессии с указанием квалификации. Как правило, формулировка «Принят на должность сторожа» считается более корректной и официальной, так как она точно соответствует структуре приказа о приеме на работу и штатному расписанию.

Однако на практике встречается и вариант «Принят сторожем». Специалисты отмечают, что обе формулировки имеют право на жизнь, и на практике ни та, ни другая не создает проблем для работника — например, при оформлении пенсии в ПФР или при последующем трудоустройстве. Тем не менее, во избежание лишних вопросов от проверяющих органов, рекомендуется использовать классический вариант: «Принят на должность сторожа».

Пошаговая инструкция: как внести запись о приеме сторожа

Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку сотрудника, если он проработал по трудовому договору более 5 дней, и эта работа является для него основной. (Исключение: работодатели, физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, они записи в трудовые не вносят).

Шаг 1: Проверка трудовой книжки

Если трудовая книжка была заведена до года, вносить записи нужно именно в нее, а не оформлять новый бланк (если в разделе «Сведения о работе» есть свободные строки). Если место закончилось — оформляется вкладыш.

Шаг 2: Заполнение граф в разделе «Сведения о работе»

В виде заголовка (без номера и даты) пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации. Под этим заголовком вносятся данные:

1. Графа 1 — порядковый номер записи.
2. Графа 2 — дата приема на работу (арабскими цифрами, например: ).
3. Графа 3 — сама формулировка: «Принят на должность сторожа». Если сотрудник принимается в конкретное структурное подразделение, это тоже указывается (например: «Принят на должность сторожа в административно-хозяйственный отдел»).
4. Графа 4 — реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись (дата и номер приказа).

Особенности работы сторожа: что еще важно учесть

Профессия сторожа имеет свою специфику, которая может потребовать дополнительных записей или особого подхода к оформлению:

• Работа по совместительству. Сторожа часто работают по внешнему совместительству. Запись о приеме по совместительству в бумажную трудовую книжку вносит работодатель по основному месту работы на основании справки или заверенной копии приказа от работодателя по совместительству.
• Переход с совместительства на основное место. Если сторож увольняется с основного места работы и приносит вам трудовую книжку, чтобы вы перевели его к себе на основное место, необходимо сделать соответствующие записи. В графе 3 в этом случае пишется: «Принят на должность сторожа (с такого-то числа работа является основной)».
• Сменный график и ночная работа. Хотя сам график (например, «сутки через двое») не прописывается в трудовой книжке, он обязательно должен быть отражен в трудовом договоре и Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Также важно помнить, что ночным сторожам положены доплаты за работу в ночное время.
• Дисциплинарные взыскания. Иногда работодатели пытаются внести в трудовую книжку запись об увольнении за прогулы или другие нарушения, не соблюдая процедуру. Важно помнить: в трудовую книжку вносятся только записи о самом факте увольнения и его основании (со ссылкой на статью ТК РФ). Записи о наложении дисциплинарных взысканий (выговор, замечание) в трудовую книжку не вносятся.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме сторожа

Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке в 2026 году:

Общество с ограниченной ответственностью «Рассвет» (ООО «Рассвет»)
Графа 1: 11
Графа 2: 21 05 2026
Графа 3: Принят на должность сторожа.
Графа 4: Приказ от № 15-к

Внесение записи о приеме на работу сторожа не представляет собой сложной задачи, если соблюдать установленный Приказом Минтруда № 320н Порядок. Главное — использовать корректную формулировку («Принят на должность сторожа»), не забывать про особенности ведения старых бланков трудовых книжек и своевременно вносить записи при изменении статуса работника (например, при переходе с совместительства на основную работу). Грамотное ведение кадрового учета защитит как работодателя от штрафов, так и работника от проблем при расчете пенсии.