Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Одним из важных пунктов в ней является запись о присвоении квалификационного разряда, класса, категории или профессионального звания. Неправильное оформление может привести к спорам с работником и проблемам при проверках со стороны государственных органов.
Когда обязательна запись о присвоении разряда?
- Работнику присваивается новый квалификационный разряд (разряд, класс, категория) в соответствии с результатами аттестации, внутренней квалификационной комиссии или приказом предприятия.
- Разряд присваивается в связи с повышением квалификации, переобучением, переводом на другую должность, требующую более высокой квалификации.
- Если после присвоения разряда работнику поручают выполнять работу, соответствующую новому разряду, то это считается переводом (сменой трудовой функции). В таком случае в книжке делаются две записи:
- о присвоении разряда;
- о переводе на новую постоянную работу.
Если же разряд присваивается только в целях подтверждения уровня квалификации и не меняет трудовую функцию, достаточно одной записи о присвоении разряда.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок внесения записей в трудовую книжку:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 67, 68).
- Постановление Правительства РФ от 20 июня 1974 г. № 332 «Об инструкциях по ведению трудовых книжек» (в актуализированной редакции).
- Приказ Минтруда России от 30 апреля 2022 г. № 322н «Об утверждении порядка ведения и хранения трудовых книжек», где указано, что запись о присвоении разряда относится к разделу «Сведения о работе».
- Постановление Госкомтруда РФ от 22 июля 2020 г. № 126 «Об электронных трудовых книжках» (для ЕТК).
Кому и в какой форме делается запись?
Запись вносится работодателем (или уполномоченным представителем) в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Оформление должно соответствовать образцу, установленному нормативными документами.
Формат записи (бумажная трудовая книжка)
Запись делается черными чернильными чернилами, разборчивым шрифтом, без исправлений. Пример формулировки:
– присвоен 4‑й разряд (профессия – слесарь‑ремонтник автомобилей) в соответствии с приказом № 12 от г. о присвоении разряда.
Элементы записи:
- Дата (день, месяц, год) – когда разряд официально присвоен.
- Текст «присвоен … разряд (класс, категория)» с указанием названия профессии.
- Ссылка на приказ (номер и дата), которым было произведено присвоение.
Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)
Для ЭТК запись вносится автоматически через систему «Электронная трудовая книжка» после загрузки приказа в кадровый модуль. Формат текста такой же, но вводится в электронное поле «Квалификационный разряд».
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовка приказа. Составьте приказ о присвоении разряда:
- Укажите ФИО работника, текущий разряд (если есть) и новый разряд.
- Укажите основание (результаты аттестации, решение квалификационной комиссии и т.п.).
- Укажите дату вступления в силу.
- Подписание приказа. Приказ подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и, при необходимости, заверяется подписью главного специалиста по кадрам.
- Регистрация приказа в кадровой системе. Внесите данные приказа в кадровый учет (1С:Зарплата и Управление Персоналом или аналог).
- Внесение записи в трудовую книжку.
- Откройте раздел «Сведения о работе».
- Запишите дату и формулировку, как указано в пункте 3.1.
- Подпишите запись (ФИО и должность лица, вносящего запись).
- Оформление дополнительных документов. При необходимости заключите дополнительное соглашение к трудовому договору, где фиксируются новые условия труда, размер оплаты (если разряд влияет на тариф).
- Уведомление работника. Предоставьте работнику копию приказа и запись в трудовой книжке (или уведомление в ЭТК).
Примеры записей
Присвоение разряда без изменения должности
– присвоен 3‑й разряд (профессия – электромонтёр) в соответствии с приказом № 45 от г.
Присвоение разряда + перевод на новую работу
Запись 1 – о присвоении разряда:
– присвоен 4‑й разряд (профессия – слесарь‑ремонтник автомобилей) в соответствии с приказом № 12 от г.
Запись 2 – о переводе:
– переведен на должность «Слесарь‑ремонтник автомобилей» с изменением трудовых функций, согласно приказу № 12 от г.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли не вносить запись, если разряд присвоен только внутренним документом? – Нет. По п. 21 Общих требований к трудовым книжкам, любой присвоенный разряд (квалификационный, тарифный) подлежит обязательной записи.
- Что делать, если запись сделана с ошибкой? – Ошибку следует исправить зачеркиванием (одним горизонтальным чертом) и подписью/инициалами лица, вносящего исправление, с указанием причины.
- Нужна ли запись в личной карточке работника? – Да. Помимо трудовой книжки, сведения о разряде вносятся в личную карточку (папку) сотрудника и в бухгалтерскую документацию (для расчёта заработной платы).
- Как оформить запись, если работник уже имеет второй профиль (вторая профессия)? – В записи указывается «присвоен 2‑й разряд по второй профессии – …», а в разделе «Вторая профессия» делается отдельная строка.
Особенности при работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК)
- Запись вносится через портал ЭТК Минтруда после загрузки приказа в системе кадрового учёта.
- Работник получает уведомление на мобильное приложение и может проверить запись в режиме онлайн.
- Все изменения фиксируются в журнале аудита, что упрощает проверку со стороны инспекции.
Оформление записи о присвоении разряда в трудовой книжке – обязательный процесс, который гарантирует законность повышения квалификации и защищает интересы как работодателя, так и работника. Следуйте установленным правилам оформления, используйте правильные формулировки и не забывайте о сопутствующих документах (приказ, дополнительное соглашение, запись в личной карточке). При правильном подходе процесс проходит без осложнений и полностью соответствует требованиям Трудового кодекса и нормативных актов Минтруда.
Дата актуализации статьи: . Информация собрана из открытых источников (КонсультантПлюс, Гарант.ру, Jurist.by, Оперсонале и др.).