Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и формирующий его трудовой стаж. Оформление записи о приёме на работу директора (генерального директора, директора ООО, ИП и т.п.) имеет свои особенности, но в то же время подчиняется тем же правилам, что и запись о приёме обычного сотрудника.

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда необходимо вносить запись
3. Какие документы служат основанием
4. Пошаговая инструкция
5. Образцы записей
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 67, 68, 69.
• Положение о порядке ведения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н от г.).
• Федеральный закон № 156‑ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (для ООО).
• Устав организации и решения органов (общего собрания участников, единственного учредителя, совета директоров).

Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись о приёме на работу директора вносится в колонку 4 «Сведения о работе», а в колонке 3 указывается наименование организации.

Когда необходимо вносить запись

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

• Назначение директора (или избрание) после регистрации юридического лица.
• Перевод директора из одной организации в другую (при смене места работы).
• Восстановление трудовых отношений после приостановки (например, отпуск без сохранения заработной платы более 30 дней).

Если директор является учредителем и одновременно работает в организации на основании трудового договора, запись обязана быть сделана в течение трёх рабочих дней со дня подписания договора и издания приказа о приёме.

Какие документы служат основанием для записи

Все перечисленные документы должны быть приложены к личному делу директора и использоваться при заполнении записи в трудовой книжке.

Пошаговая инструкция по внесению записи

Шаг 1. Подготовка документов

1. Подписать трудовой договор с директором.
2. Издать приказ о приёме на работу (№ п/д, дата, подпись руководителя организации).
3. Получить протокол/решение общего собрания (если директор избирается).

Шаг 2. Открытие личного дела

Уполномоченный сотрудник (HR‑менеджер, бухгалтер) открывает личное дело директора, в котором хранятся все документы, указанные выше.

Шаг 3. Заполнение трудовой книжки

Запись вносится в колонку 4 «Сведения о работе». Пример оформления:

• В колонке 1 – порядковый номер записи (например, 1).
• В колонке 2 – дата приёма (дд.мм.гггг).
• В колонке 3 – наименование организации (полное официальное название).
• В колонке 4 – «Назначен (избран) директором ООО «Компания»» + указание основания (приказ № … от …, протокол № … от …).
• В колонке 5 – дата увольнения (оставляется пустой, пока директор работает).

Шаг 4. Подпись и печать

Запись подписывается уполномоченным лицом (начальником отдела кадров или генеральным директором) и ставится печать организации.

Шаг 5. Регистрация записи в системе

Если в организации используется электронный кадровый учет, запись вносится одновременно в электронный журнал и в бумажную трудовую книжку.

Образцы записей

Пример записи «Назначен»

1 | | ООО «ТехноИнвест» | Назначен директором ООО «ТехноИнвест» (приказ № 12 от ) | 

Пример записи «Избран» (при избрании на собрании)

1 | | ООО «Альфа‑Старт» | Избран директором ООО «Альфа‑Старт» (протокол общего собрания № 3 от ) |

Пример записи при переходе из другой организации

2 | | ЗАО «Светлое будущее» | Приём на работу в должности директора (трудовой договор № 45 от ) |

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие основания записи. В колонке 4 обязательно указывать документ, на основании которого производится запись (приказ, протокол, решение).
• Неправильный термин. Вместо «назначен» допускается «избран», но нельзя использовать «принят», так как это относится к обычным сотрудникам.
• Пропуск даты. Дата приёма должна соответствовать дате вступления в должность, указанной в приказе.
• Запись в графе 3 названия организации дважды. В графе 3 указывается только название организации; в графе 4 повторять название не требуется.
• Отсутствие подписи и печати. Запись считается недействительной без подписи уполномоченного лица и печати организации.
• Запись в трудовую книжку до подписания договора. Трудовой договор и приказ должны быть подписаны заранее; запись вносится только после этого.

Регулярные проверки кадровой документации (раз в квартал) позволяют своевременно обнаружить и исправить ошибки.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись, если директор является учредителем и не подписывал трудовой договор?

Да. Если директор считается наёмным работником (получает заработную плату, подлежит трудовому законодательству), трудовой договор обязателен, а запись в книжку – обязательна. Если же директор работает на основании гражданско‑правового договора, запись в трудовую книжку не делается.

Как оформить запись, если директор был назначен «на испытательный срок»?

В колонке 4 указывается «Назначен директором ООО «…» на испытательный срок (приказ № … от …)». По окончании испытания делается отдельная запись о переводе в штат (если это предусмотрено).

Можно ли использовать электронную трудовую книжку?

С 2024 года в России вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Процедура записи в ЭТК полностью аналогична бумажной, но осуществляется через специализированный портал «Госуслуги» с использованием цифровой подписи.

Что делать, если в записи допущена ошибка?

Ошибка исправляется в соответствии с пунктом 5 Инструкции: вносят исправление в отдельную строку, указывая «Исправление» и подпись ответственного лица. Оригинальная запись не стирается.

Как оформить запись, если у организации несколько юридических лиц (например, дочерняя компания)?

В колонке 3 указывается полное название конкретного юридического лица, в колонке 4 – основание (приказ № … от … дочерней компании). При необходимости в примечании указывается связь с материнской компанией.

Оформление записи о приёме директора в трудовую книжку – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Правильно оформленная запись гарантирует:

• Корректный расчёт пенсионных прав;
• Отсутствие проблем при проверках инспекции труда;
• Прозрачность кадровой документации для всех заинтересованных сторон.

Следуя приведённой выше пошаговой инструкции, используя образцы записей и избегая типичных ошибок, вы сможете оформить трудовую книжку директора без лишних затруднений.

Дата публикации: