Запись о приёме на работу (или назначении) генерального директора оформляется в соответствии с общими правилами ведения трудовых книжек‚ установленными Трудовым кодексом Российской Федерации и Порядком ведения и хранения трудовых книжек. Однако в связи с особенностями статуса руководителя организации возникают вопросы о том‚ какой документ указывать в качестве основания записи и кто имеет право её заверять. Ниже представлен подробный разбор всех нюансов‚ основанный на актуальной информации из интернета и практике кадрового учёта.

Нормативная база

• ТК РФ – ст. 65‚ 66‚ 68 (общие требования к оформлению трудовых отношений и ведению трудовых книжек).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69) – пункты 25‑27 регламентируют обязательные сведения‚ вносимые в книжку.
• ФЗ «Об акционерных обществах» и ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» – определяют порядок избрания/назначения генерального директора.

Кто вносит запись?

Запись в трудовую книжку генерального директора делает уполномоченное лицо работодателя. В зависимости от структуры организации это может быть:

• сам генеральный директор (если он ведёт кадровый учёт и имеет право подписи трудовых книжек);
• уполномоченное по доверенности лицо‚ которому переданы полномочия по подписанию трудовых книжек (например‚ заместитель директора‚ главный бухгалтер);
• в случае единственного учредителя – сам учредитель‚ если он одновременно является генеральным директором и обладает правом подписи.

Важно‚ чтобы полномочия на подписание трудовых книжек были чётко отражены в доверенности или ином внутреннем документе (приказе о распределении должностных обязанностей).

Какой документ указывать в качестве основания?

В графе 4 «Основание внесения записи» допустимо указывать как:

• приказ о приёме на работу (или назначении) генерального директора;
• протокол общего собрания участников (акционеров) или иное решение учредителя‚ которым принято решение о избрании/назначении на должность.

Существует дискуссия среди специалистов‚ но практика и разъяснения контролирующих органов показывают‚ что оба варианта являются законными. Выбор зависит от внутреннего регламента организации:

• Если в компании принято оформлять назначение приказом – указываем реквизиты приказа (номер‚ дата).
• Если решение принимается на общем собрании и оформляется протоколом – в графе 4 прописываем номер и дату протокола.

При этом в графе 3 рекомендуется использовать формулировку «назначен (избран) на должность генерального директора»‚ а не «принят на работу»‚ поскольку трудовые отношения с руководителем часто возникают в результате корпоративного решения‚ а не обычного найма.

Особенности заполнения в различных ситуациях

Генеральный директор – единственный учредитель newly created организации

При создании ООО с единственным учредителем‚ который сразу же исполняет функции генерального директора‚ запись вносится с даты государственной регистрации общества (или с даты вступления трудового договора в силу‚ если он заключён позже). Основанием служит:

• Решение единственного учредителя (протокол собрания учредителя) о избрании себя генеральным директором;
• Или приказ о самоназначении‚ если такой порядок предусмотрен внутренними документами.

Пример: «Решение единственного учредителя от № 1 о избрании Иванова И.И. генеральным директором ООО «Альфа»».

Передача полномочий по доверенности

Если генеральный директор временно передаёт свои полномочия другому лицу по доверенности‚ то заверять запись в трудовой книжке может доверенное лицо‚ при условии‚ что в доверенности прямо указано право на подписание трудовых книжек. Сама запись о приёме/назначении генерального директора остаётся неизменной – она делается один раз при первом назначении.

Многократное продление полномочий

При продлении срока действия контракта или переизбрании генерального директора на новый срок дополнительные записи в трудовой книжку не вносятся. Трудовая книжка отражает факт принятия на работу (назначения) и последующие изменения (перевод‚ увольнение). Продление полномочий считается продолжением того же трудового договора.

Организация с единственным сотрудником – генеральным директором

Если в штате состоит только генеральный директор‚ то подпись трудовой книжки ставит либо сам директор (если у него есть такое право)‚ либо лицо‚ уполномоченное им по доверенности. В случае отсутствия такого права запись заверяется внешним уполномоченным органом (например‚ нотариусом) только в исключительных случаях‚ предусмотренных законом.

Пошаговая процедура внесения записи

1. Подготовить основной документ: приказ о приёме на работу/назначении генерального директора или протокол собрания участников с решением о избрании.
2. Заполнить трудовую книжку:
   • Колонка 1 – порядковый номер записи.
   • Колонка 2 – дата приёма на работу (дата вступления трудового договора в силу или дата избрания).
   • Колонка 3 – запись о назначении: «Назначен (избран) на должность генерального директора».
   • Колонка 4 – основание: номер и дата приказа или номер и дата протокола.
   • Колонка 5 – наименование организации (полное наименование ООО‚ ОАО и т.д.).
3. Подпись уполномоченного лица (директор или лицо по доверенности) и печать организации (если она используется).
4. Сделать запись в журнале движения трудовых книжек (если ведётся).
5. Убедиться‚ что запись внесена не позднее 5 рабочих дней с даты приёма на работу (для бумажной трудовой книжки).

Образец записи в трудовой книжке

-----------------------------------------------------------------
| 1 | | Назначен на должность генерального директора |
| | | Приказ № 45 от |
| | | ООО «Альфа» |
-----------------------------------------------------------------

В данном примере:

• Колонка 2 – дата приёма на работу .
• Колонка 3 – формулировка о назначении.
• Колонка 4 – основание: приказ № 45 от .
• Колонка 5 – наименование организации.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная формулировка в колонке 3 – использование «принят на работу» вместо «назначен/избран». Это может привести к вопросам со стороны инспекции труда.
• Отсутствие основания в колонке 4 – запись без указания приказа или протокола считается неполной.
• Пропуск срока внесения – запись сделанная позже 5 рабочих дней может быть признана нарушением.
• Неучёт доверенности – лицо‚ подписывающее трудовую книжку‚ не имеет на это права согласно доверенности.
• Дублирование записей при продлении полномочий – unnecessary записи создают путаницу в трудовой книжке.

Внесение записи в трудовую книжку генерального директора не отличается от обычного оформления приёма на работу‚ однако требует особого внимания к выбору документа‑основания (приказ или протокол) и к подтверждению права подписи уполномоченного лица. Соблюдение установленного порядка‚ своевременное внесение сведений и правильная формулировка записей помогут избежать претензий со стороны контролирующих органов и обеспечат корректное ведение кадровой документации организации.

Если у вас остались вопросы по конкретной ситуации (например‚ оформление записи при совмещении должностей или при переходе генерального директора в другую организацию)‚ рекомендуется обратиться за консультацией к юристу по трудовому праву или к специалисту кадрового отдела вашей компании.