Запись о приёме на работу – один из самых важных пунктов в трудовой книжке․ Ошибки при её оформлении могут привести к проблемам при получении пенсии‚ соц‑льгот и даже к спорам с работодателем․ В статье подробно рассматриваются нормативные акты‚ порядок заполнения‚ сроки и типичные ошибки․

Нормативно‑правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими документами:

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённый Приказом Минтруда России № 320н от  г․
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст․ 62‚ 64‚ 66‚ 68․
• Постановление Правительства РФ от  № 2121 «Об утверждении формы трудовой книжки»․

Эти нормативные акты определяют какие сведения должны быть внесены‚ в какие сроки и какими документами подтверждается запись․

Сроки внесения записи

Согласно п․ 9 Правил ведения трудовых книжек‚ запись о приёме на работу должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа о приёме (или с даты начала работы‚ если приказ оформлен позже)․

На основании каких документов делается запись

Запись вносится на основании:

1. Приказа работодателя о приёме на работу (или приказа о переводе‚ восстановлении и т․п․)․
2. Трудового договора (для подтверждения условий труда)․
3. Справки о прохождении медосмотра (если она требуется по должности)․

Какие сведения вносятся в запись

В соответствии с образцом‚ утверждённым в 2026 году‚ в запись о приёме на работу вносятся следующие данные (см․ Кадровое Дело):

Пошаговая инструкция по заполнению записи

1. Подготовьте необходимые документы: приказ о приёме‚ трудовой договор‚ справку о медосмотре (если требуется)․
2. Определите дату записи – обычно это дата издания приказа‚ но допускается дата начала работы‚ если приказ оформлен позже․
3. Заполните графу 2 (наименование организации) полностью‚ включая сокращённое название в скобках․
4. Укажите дату начала работы в графе 3․ Формат – «дд․мм․гггг»․
   Пример:
5. Опишите должность и условия труда в графе 4․ Если работник имеет разряд‚ укажите его (например‚ «разряд 3»)․
6. В графе 5 укажите основание – номер и дату приказа‚ а также номер трудового договора․
7. Подпишите запись от имени работодателя․ Подпись ставится в графе 6․
8. Поставьте печать организации рядом с подписью․
9. Проверьте запись на отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок․
10. Отдайте трудовую книжку работнику в течение пяти рабочих дней после внесения записи․

Пример корректной записи (2026 г․)

Общество с ограниченной ответственностью «ТехноСервис» (ТехноСервис)
Инженер‑технолог‚ разряд 2‚ оклад 55 000 руб․
Приказ № 123 от ‚ трудовой договор № 456 от 
_______________________/И․В․ Петров
(печать)

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ставить подпись работника в записи о приёме?

Согласно новому Порядку (2021 г․) подпись работника при приёме не требуется․ Подпись работника обязательна только при записи об увольнении․

Что делать‚ если запись была сделана с ошибкой?

Для исправления ошибки необходимо:

1. Сделать зачёркивание ошибочного текста одной линией (не использовать стирание)․
2. Подписать и поставить печать рядом с исправлением‚ указав причину (например‚ «исправление даты»)․
3. Внести корректную запись в новой строке․

Можно ли вести запись в электронную трудовую книжку?

Да․ С 2024 года в России действует электронный вариант трудовой книжки (ЭТК)․ Процедура аналогична бумажной‚ но запись вносится через специализированную информационную систему «Электронный кабинет работодателя»․ При этом сохраняются те же требования к содержанию и срокам․

Как оформить запись‚ если работник принимается на работу по совместительству?

В графе 4 указывается «совместитель (должность)»‚ а в графе 5 – основание (приказ о приёме на совместительство)․ При этом в отдельной строке в графе 2 указывается название основной организации‚ если она отличается от основной․

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск даты начала работы – всегда проверяйте‚ что дата указана точно․
• Неполное название организации – используйте полное официальное название‚ как в уставе․
• Отсутствие печати – без печати запись считается недействительной․
• Запись после пятого рабочего дня – может привести к штрафу для работодателя․
• Неправильный формат – соблюдайте порядок полей‚ указанный в образце․

Корректная запись о приёме на работу в трудовой книжке – это сочетание знания нормативных требований‚ точного соблюдения формы и строгого соблюдения сроков․ Следуя приведённой инструкции и проверяя запись перед её заверением‚ вы избавитесь от большинства проблем‚ связанных с трудовой книжкой․

Для получения актуальных образцов записей и комментариев юристов можно обратиться к ресурсам:

• Consultant․ru – образец записи
• Business․ru – примеры 2026 г․
• Главбух – сроки и порядок

Помните: правильная запись – залог надёжного трудового стажа и безупречной трудовой истории․