В трудовой книжке фиксируются все кадровые изменения сотрудника: приём на работу, перевод, увольнение, смена фамилии, переход на электронную трудовую книжку и т.д.
Правильное оформление записи о приёме на работу, важный элемент соблюдения трудового законодательства и обеспечения правовой защиты как работодателя, так и работника.
Что такое запись о приёме на работу?
Запись о приёме на работу фиксирует факт вступления сотрудника в трудовые отношения с работодателем.
Она содержит сведения о дате приёма, основании, должности, подразделении и т.д.
В соответствии с приказом Минтруда РФ № 320н «Об утверждении правил заполнения трудовой книжки» запись должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с момента приёма.
Кому и как оформляется запись?
- Ответственный сотрудник – руководитель подразделения или сотрудник отдела кадров.
- Внесение – в бумажную трудовую книжку, либо в электронную трудовую книжку (ЭТК). При одновременном оформлении обеих версий в бумажной книжке фиксируется запись о приёме, а в ЭТК – запись о переходе на электронный формат.
- Срок – не более пяти рабочих дней.
Структура записи о приёме на работу
В трудовой книжке запись состоит из 7 столбцов. Ниже приведён подробный разбор каждого из них:
| № столбца | Содержание |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (присваивается автоматически при внесении) |
| 2 | Дата приёма (день, месяц, год) |
| 3 | Запись о приёме (текст, например: «Принят на работу») |
| 4 | Основание приёма (номер и дата приказа, договора и т.п.) |
| 5 | Должность, на которую приняты (полное название должности) |
| 6 | Подразделение, в которое приняты (полное название подразделения) |
| 7 | Должность (повторное указание должности, если она отличается от пункта 5) |
Если в компании используется только один тип должности, то пункты 5 и 7 совпадают.
Шаг‑за‑шагом: как оформить запись о приёме на работу
- Подготовьте приказ о приёме (или договор о срочном трудовом договоре, если применимо). Укажите в нём дату, номер и подпись руководителя.
- Откройте трудовую книжку сотрудника. Если это первая запись, введите заголовок: «Трудовая книжка» и укажите ФИО, дату рождения, место работы.
- Заполните столбцы согласно таблице выше. В столбце «Основание» укажите номер приказа и дату его выдачи.
- Подпишите и печатайте запись. В конце последнего листа укажите: «Работает по настоящее время», подпишите ответственного лица и приложите печать организации.
- Сохраните копию (если это бумажная книга) и внесите запись в электронную трудовую книжку, если она используется.
Пример записи о приёме на работу
Ниже приведён образец, который можно использовать как шаблон. Замените данные на актуальные для вашего сотрудника.
№ 1 | | Принят на работу | Приказ № 123 от | Электромеханик судового | Отдел судостроения | Электромеханик судового
В этом примере:
- № 1 – порядковый номер записи;
- – дата приёма;
- «Принят на работу» – текст записи;
- «Приказ № 123 от » – основание;
- «Электромеханик судового» – должность;
- «Отдел судостроения» – подразделение;
- «Электромеханик судового» – повторная запись должности (если требуется).
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты – используйте формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Отсутствие основания – обязательно указывайте номер и дату приказа/договора.
- Несоответствие должности и подразделения – проверьте, что данные совпадают с реальными позициями.
- Отсутствие подписи и печати – без них запись может быть признана недействительной.
- Промедление с внесением записи – соблюдайте срок в 5 рабочих дней.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2025 г. в России действует обязательный переход на ЭТК. При приёме сотрудника одновременно оформляется:
- Запись о приёме в бумажной трудовой книжке;
- Запись о переходе на ЭТК в электронном формате.
В бумажной книжке в конце последнего листа пишется «Работает по настоящее время», подпись ответственного лица и печать организации.
Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?
Если сотрудник не привёл свою трудовую книжку при приёме, работодатель обязан:
- Оформить новую трудовую книжку в соответствии с действующим порядком;
- Внести запись о приёме в эту новую книгу;
- Сохранить копию приказа о приёме и предоставить её сотруднику.
Запись о приёме на работу в трудовой книжке — это юридически значимый документ, подтверждающий начало трудовых отношений.
Соблюдение всех требований по оформлению, своевременность внесения и правильность данных позволяют избежать конфликтов и претензий со стороны сотрудников и контролирующих органов.
Ниже вы можете скачать готовый шаблон записи о приёме на работу в формате Word, который можно быстро адаптировать под конкретную ситуацию.
Удачного оформления!