Прием сотрудника на работу в филиал организации — распространённая практика в крупных компаниях с разветвлённой структурой․ Однако многие кадровики допускают ошибки при оформлении записи в трудовой книжке, не учитывая нюансы законодательства․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно внести запись о приёме на работу в филиал, какие документы нужны, как оформить и содержание записи, а также как избежать типичных ошибок․
Законодательная база
Правила ведения трудовых книжек регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (ст․ 66, 68, 77);
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Минтрудом России․
Согласно этим нормам, филиал является структурным подразделением юридического лица, не обладающим самостоятельной правоспособностью․ Поэтому запись в трудовой книжке делается от имени юридического лица, но с обязательным указанием наименования филиала․
Когда необходимо вносить запись о приёме на работу?
Запись в трудовую книжку о приёме на работу обязательна, если:
- работник проработает в организации более 5 календарных дней;
- работа является основным местом трудоустройства (не совместительство);
- работник предоставил бумажную трудовую книжку (если у него ЭТК — запись вносится в электронный формат)․
Важно! Если сотрудник проработал 5 дней и уволился, запись в трудовую книжку не вносится․ Однако если запись уже была внесена — её необходимо дополнить записью об увольнении в общем порядке․
Как правильно оформить запись о приёме на работу в филиал?
Запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки должна содержать три обязательных элемента:
- Наименование работодателя — полное и сокращённое название юридического лица;
- Должность и специальность, в соответствии с трудовым договором и штатным расписанием;
- Указание на филиал — обязательно с полным наименованием․
Вариант 1: Указание филиала в заголовке записи
Это наиболее распространённый и рекомендуемый способ․ Запись оформляется так:
г․
Принят на работу в филиал ООО «Ромашка» (г․ Москва, ул․ Цветочная, д․ 12) на должность бухгалтера по основному месту работы․
В этом случае:
- Графа 1 — порядковый номер записи (например, 3);
- Графа 2, дата приёма ;
- Графа 3 — полное наименование юридического лица + наименование филиала + должность;
- Графа 4 — основание: «Приказ № 45 от »․
Вариант 2: Указание филиала в тексте записи
Если в заголовке указано только юридическое лицо, то в тексте записи нужно явно указать филиал:
г․
Принят на работу в ООО «Ромашка» в филиал, расположенный по адресу: г․ Москва, ул․ Цветочная, д․ 12, на должность бухгалтера по основному месту работы․
Важно! Нельзя писать только «ООО «Ромашка»» без указания филиала — это нарушение, так как не соответствует принципу точности и полноты сведений․
Какие документы нужны для внесения записи?
Для оформления записи в трудовую книжку работодатель обязан иметь:
- Трудовой договор — в нём обязательно должно быть указано наименование филиала и его адрес;
- Приказ (распоряжение) о приёме на работу — оформляется на бланке организации, содержит реквизиты филиала, должность, дату начала работы;
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовая книжка (бумажная или электронная);
- СНИЛС, ИНН (при наличии);
- Документ об образовании — если это требуется по должности․
Особенности приёма на работу в филиал: что нельзя делать
Вот распространённые ошибки, которые могут привести к штрафам от Государственной инспекции труда:
- ❌ Не указывать филиал вообще, запись считается неполной и недостоверной;
- ❌ Писать «принят в филиал» без указания адреса или полного наименования — это не соответствует требованиям точности;
- ❌ Указывать филиал как отдельное юридическое лицо — филиал не является юрлицом, он — структурное подразделение;
- ❌ Вносить запись до подписания трудового договора, приказ и запись должны быть основаны на договоре;
- ❌ Использовать сокращения, не утверждённые в уставе — например, «Фил․ ООО «Ромашка»» — недопустимо, нужно писать полностью «филиал ООО «Ромашка»»․
Примеры корректных записей (образцы 2026 года)
Образец 1: Приём в филиал с полным адресом
г․
Принят на работу в филиал АО «ГлобалТех» (г․ Санкт-Петербург, пр․ Невский, д․ 150, корп․ 2) на должность менеджера по продажам по основному месту работы․
Основание: трудовой договор № 78/2026 от , приказ № 12 от ․
Образец 2: Приём в филиал без указания адреса в заголовке
г․
Принят на работу в ООО «Светлый Путь» в филиал, расположенный по адресу: г․ Екатеринбург, ул․ Уральская, д․ 89, на должность инженера-конструктора по основному месту работы․
Основание: трудовой договор № 112 от , приказ № 45 от ․
Образец 3: Приём в филиал с указанием регионального представительства
г․
Принят на работу в филиал ПАО «Роснефть» (Региональное представительство по Северо-Западному федеральному округу, г․ Санкт-Петербург, ул․ Ленина, д․ 10) на должность юриста по основному месту работы․
Основание: трудовой договор № 333 от , приказ № 89 от ․
Ознакомление работника с записью
Согласно пункту 2․4 Правил ведения трудовых книжек, работник обязан быть ознакомлен с записью под роспись в личной карточке (форма Т-2)․ В карточке должна быть точная копия записи из трудовой книжки․
Это требование не является формальностью, его нарушение может быть расценено как нарушение трудового законодательства и повлечь административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․
Что делать, если работник уже имеет электронную трудовую книжку (ЭТК)?
Если сотрудник оформил заявление на переход на ЭТК, то:
- бумажная трудовая книжка не ведётся;
- все кадровые события (включая приём в филиал) вносятся в электронный реестр;
- работодатель обязан передать информацию в Пенсионный фонд РФ в течение одного рабочего дня после издания приказа․
Проверить наличие ЭТК можно через личный кабинет на сайте ПФР или через портал Госуслуги․
Частые вопросы и ответы
Вопрос 1: Можно ли вносить запись о приёме в филиал, если филиал не зарегистрирован в ЕГРЮЛ?
Ответ: Да, можно․ Филиалы не регистрируются в ЕГРЮЛ — они создаются решением руководства юридического лица․ Главное — чтобы наименование филиала было указано в уставе или в локальном акте организации․
Вопрос 2: Нужно ли указывать ИНН филиала в трудовой книжке?
Ответ: Нет․ В трудовой книжке указывается только наименование работодателя и филиала․ ИНН филиала — это внутренний реквизит, не подлежащий внесению в трудовую книжку․
Вопрос 3: Можно ли в трудовой книжке писать «филиал» вместо полного наименования?
Ответ: Нет․ Слово «филиал» должно сопровождаться полным наименованием подразделения, включая адрес․ Нельзя писать: «Принят в филиал» — это неполная и недостоверная запись․
Запись о приёме на работу в филиал — это не просто формальность, а важный элемент кадрового документооборота, влияющий на права работника и юридическую корректность деятельности работодателя․ Правильно оформленная запись:
- гарантирует соблюдение трудового законодательства;
- защищает права работника при расчёте стажа, пенсии, отпусков;
- предотвращает штрафы и проверки со стороны трудовой инспекции;
- обеспечивает прозрачность кадровых процессов․
Рекомендация: Всегда сверяйте формулировку записи с уставом организации и штатным расписанием․ При сомнениях — используйте образцы, утверждённые Минтрудом, и консультируйтесь с юристом по трудовому праву․
Помните: точность в кадровых записях — залог стабильности и доверия между работодателем и сотрудником․
Дата публикации: 23 мая 2026 г․