Ведение трудовой книжки — обязательная обязанность работодателя, закреплённая Трудовым кодексом РФ. Запись о приёме на работу является одной из ключевых и первых записей, которые вносятся в документ при трудоустройстве сотрудника. В 2026 году правила заполнения трудовой книжки остались неизменными в основных положениях, но с учётом развития цифровых технологий и изменений в практике кадрового учёта, важно чётко понимать, как правильно оформить эту запись — как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке.
Кто обязан вносить запись о приёме на работу?
Обязанность вносить запись о приёме на работу возлагается на:
- Юридические лица — организации, компании, предприятия;
- Индивидуальные предприниматели (ИП) — независимо от формы налогообложения и количества сотрудников;
- Физические лица — работодатели — исключение: если физическое лицо нанимает сотрудника без регистрации в качестве ИП, то оно не обязано вести трудовую книжку (например, домашний помощник, репетитор, няня при отсутствии ИП).
Важно: даже если сотрудник работает по срочному договору, на условиях неполного рабочего дня или в качестве совместителя — запись о приёме вносится, если он проработал более 5 дней.
Когда необходимо внести запись о приёме на работу?
Согласно статье 66 ТК РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225):
- Запись о приёме на работу вносится в течение 5 рабочих дней с момента фактического выхода работника на работу.
- Основанием для записи служит приказ (распоряжение) о приёме на работу (форма № Т-1 или унифицированная форма организации).
- Если приказ не был издан, основанием может служить заключённый трудовой договор — но это исключительный случай, требующий документального подтверждения.
Важно! Срок — 5 рабочих дней, а не календарных. Если 5-й день выпадает на выходной или праздник, запись вносится в первый рабочий день после.
Какие данные вносятся в запись о приёме на работу?
Запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки должна содержать следующие обязательные элементы:
Структура записи:
- Графа 1 — порядковый номер записи (по хронологии, начиная с 1).
- Графа 2 — дата приёма на работу (указывается в формате: ДД.ММ.ГГГГ, например: ).
- Графа 3 — содержание записи (формулировка по установленному образцу).
- Графа 4 — основание (номер и дата приказа о приёме на работу).
Образцы формулировок записи (2026 год):
- Для постоянной работы:
«Принят на работу в должность [наименование должности] по [название структурного подразделения]»
Пример: «Принят на работу в должность бухгалтера по отделу бухгалтерии» - Для срочного трудового договора (до 5 лет):
«Принят на работу в должность [наименование должности] по [название подразделения] на срок [указать срок, например: 6 месяцев]»
Пример: «Принят на работу в должность менеджера по продажам на срок 4 месяца» - Для сезонной работы:
«Принят на работу в должность [наименование должности] на сезонные работы по [указать вид работ, например: уборка урожая]» - Для генерального директора:
«Принят на работу на должность генерального директора»
Важно: основанием является протокол общего собрания участников (акционеров) или решение единственного участника, а не приказ о приёме. - Для дистанционного работника:
«Принят на работу в должность [наименование должности] на условиях дистанционной работы» - Для совместителя (по желанию работника):
«Принят на работу по совместительству в должность [наименование должности]»
Условие: запись вносится только по письменному заявлению работника и при предъявлении заверенной копии приказа о приёме на основное место работы или справки от другого работодателя.
Особенности при первом трудоустройстве
Если сотрудник впервые выходит на работу и у него нет трудовой книжки, работодатель обязан:
- Завести трудовую книжку в течение одной недели с даты заключения трудового договора (ст. 66 ТК РФ).
- Заполнить ьный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия (специальность), дата заполнения, подпись ответственного лица и печать организации (если есть).
- Внести первую запись о приёме на работу в соответствии с вышеуказанными правилами.
Трудовая книжка выдаётся работнику на руки после заполнения ьного листа и первой записи. Копии не хранятся — оригинал остаётся у работника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что нужно знать в 2026 году?
С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. В 2026 году:
- Все новые сотрудники, устраивающиеся на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Бумажная трудовая книжка сохраняется только у тех, кто выбрал её сохранение до или подал заявление о сохранении бумажного варианта.
- Записи в ЭТК вносятся автоматически работодателем через систему СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) в Пенсионный фонд РФ.
- Сведения включают: дату приёма, должность, основание (приказ), номер и дату приказа, ссылку на статью ТК РФ (например, ст. 57, 71).
- Работник может запросить выписку из ЭТК в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или через МФЦ.
Важно! Если сотрудник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку — записи вносятся только в электронную. Бумажная книжка больше не пополняется, если работник не подал заявление о сохранении бумажного варианта.
Как внести запись, если работник находится вне населённого пункта?
Если сотрудник работает удалённо, находится в командировке или проживает в другом городе, и трудовая книжка находится у него:
- Работник должен направить трудовую книжку работодателю заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
- Работодатель вносит запись в течение 5 рабочих дней после получения книжки.
- После внесения записи книжка возвращается работнику таким же способом — заказным письмом с уведомлением.
Рекомендуется сохранять копии почтовых отправлений и уведомлений о вручении как доказательство соблюдения сроков.
Какие ошибки нельзя допускать?
Нарушения при заполнении трудовой книжки могут привести к штрафам (до 50 000 руб. для юрлиц, до 5 000 руб. для ИП по ст. 5.27 КоАП РФ). Избегайте следующих ошибок:
- Использование карандаша, корректора, скретчей — все записи делаються чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.
- Неправильная формулировка — не допускаются сокращения, не предусмотренные правилами (например, «бухг.» вместо «бухгалтер»).
- Отсутствие ссылки на приказ — в графе 4 обязательно указывается номер и дата приказа.
- Внесение записи до фактического выхода на работу — запись делается только после начала работы.
- Внесение записи о приёме на работу совместителя без заявления и подтверждения — это нарушение.
Ответственность за ведение трудовой книжки
Ответственность за ведение трудовой книжки несёт:
- Назначенное лицо в организации (кадровик, бухгалтер, секретарь) — по приказу руководителя;
- Сам ИП — если он ведёт кадровый учёт самостоятельно.
Работодатель обязан:
- Хранить трудовые книжки в течение 75 лет после увольнения работника;
- Выдавать трудовую книжку работнику в день увольнения;
- Своевременно вносить все изменения (приёмы, увольнения, переводы, награды).
- Запись о приёме на работу обязательна для всех работников, проработавших более 5 дней, за исключением случаев, когда работодатель — физлицо без статуса ИП.
- Запись вносится в течение 5 рабочих дней после выхода на работу на основании приказа.
- Для дистанционных работников и совместителей — запись вносится только по заявлению работника.
- При первом трудоустройстве — трудовая книжка заводится работодателем в течение недели.
- Электронная трудовая книжка, стандарт для новых сотрудников. Бумажная книжка сохраняется только по заявлению.
- Все записи, только чёрными чернилами, без исправлений, с указанием номера и даты приказа.
- При отправке книжки почтой, обязательно заказное письмо с уведомлением.
Соблюдение этих правил не только избавит вас от штрафов, но и обеспечит правовую защиту как работодателя, так и сотрудника. Помните: трудовая книжка — это не просто формальность, а документ, подтверждающий стаж, права на пенсию и профессиональную биографию человека.
Рекомендация: используйте в своей организации стандартные шаблоны приказов и бланки заполнения трудовых книжек. Это снизит риск ошибок и ускорит кадровый процесс.