Запись о приёме работника – один из самых важных элементов трудовой книжки. От её корректности зависит подтверждение стажа, право на получение социальных выплат и законность трудовых отношений. Ниже представлено подробное руководство, основанное на действующем законодательстве и рекомендациях Минтруда России (Приказ № 320н от ).

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от 16.04.03 № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (с комментариями).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67) – obligation работодателя вносить сведения о приёме и увольнении.

Эти документы регламентируют, какие данные должны быть внесены, в какой форме и в какие сроки.

Что должно содержаться в записи о приёме

Согласно пункту 2.1 Порядка ведения трудовых книжек, запись о приёме включает следующие обязательные реквизиты:

1. Порядковый номер записи – последовательный номер в разделе «Сведения о работе».
2. Дата внесения записи – текущая календарная дата (день, месяц, год).
3. Наименование документа‑основания – обычно это трудовой договор или приказ о приёме на работу (указывается его номер и дата).
4. Наименование организации – полное название работодателя (как в учредительных документах).
5. Должность (специальность, профессия) – указывается именно та, что указана в трудовом договоре.
6. Дата приёма на работу – день, с которого сотрудник начинает выполнять трудовые функции (как указано в договоре).

Важно: запись не содержит номера в заголовке (например, «Запись № 5»). Номер указывается только в первой колонке (поле «№»).

Пошаговая инструкция по внесению записи

Подготовка документов

• Трудовой договор (или приказ о приёме).
• Трудовая книжка сотрудника (бумажная или электронная).
• Печать организации (если требуется внутренним регламентом).
• Ручка с чёрным или синим чернилом (для бумажных ТК).

Определение типа записи

• Первичная запись – если трудовая книжка оформляется впервые (у сотрудника нет предыдущих записей).

Заполнение полей

1. В графе «№» проставьте следующий порядковый номер (например, если последняя запись имеет номер 3, то новая будет 4).
2. В графе «Дата» укажите текущую дату внесения (дд.мм.гггг).
3. В графе «Сведения о работе» запишите строку вида:

Принят на работу в организацию «Наименование организации» 
должность «Наименование должности» согласно трудовому договору № ____ от «дд.мм.гггг».

Пример оформления:

Принят на работу в организацию «ООО «Ромашка»» 
должность «Бухгалтер» согласно трудовому договору № 15 от .

Подпись и печать

• Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров).
• Расшифровка подписи (ФИО, должность).
• При наличии внутреннего регламента – ставится печать организации.

Сроки внесения записи

Согласно пункту 2.2 Порядка ведения трудовых книжек, запись о приёме должна быть внесена в течение пяти рабочих дней с момента:

• подписания трудового договора, если приказ не издавался;
• издания приказа о приёме на работу (если такой приказ издан).

Нарушение этого срока может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Особенности для разных категорий работников

Первичное трудоустройство (первая запись)

Если у сотрудника нет трудовой книжки, её необходимо завести. Первая запись оформляется точно так же, как описано выше, но в графе «Дата» указывается дата заведения книжки (обычно совпадает с датой приёма).

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С работодатель обязан вести ЭТК для тех, кто дал согласие на электронный формат. Однако, если сотрудник отказывается от ЭТК, запись о приёме делается в бумажную ТК, а затем в личном кабинете на порале «Работа в России» делается соответствующая запись о переходе на ЭТК (если позже согласие будет дано).

Внешнее совместительство

При приёме по совместительству запись делается в отдельный раздел «Сведения о работе» с пометкой «Внешнее совместительство». Основание – трудовой договор о совместительстве.

Работники, принятые по срочному трудовому договору

Указание на срочность договора в трудовой книжке не требуется. Достаточно указать факт приёма и номер/дату договора.

Типичные ошибки и способы их исправления

Ошибка в дате приёма

Если дата в трудовой книжке не совпадает с датой в трудовом договоре, запись считается недействительной.

Исправление: в графе «Дата» исправить неверную дату на правильную, а в графе «Сведения о работе» добавить фразу «Запись за номером ___ недействительна и внесена правильно».

Неправильное наименование должности

Например, указано «Менеджер», а в договоре «Менеджер по продажам».

Исправление: перечеркнуть неверную запись, написать правильную и оформить исправление как указано в пункте 6.1.

Отсутствие ссылки на основание

Запись без указания номера и даты трудового договора/приказа считается неполной.

Исправление: добавить недостающие реквизиты в ту же строку, оформив исправление согласно правилам.

Запись в неправильном разделе

Если запись о приёме попала в раздел «Сведения о награждении», её необходимо перенести в правильный раздел, оформив исправление.

Все исправления должны быть заверены подписью уполномоченного лица и датой внесения исправления.

Образец правильной записи (бумажная ТК)

Примечание: после строки можно поставить подпись уполномоченного лица и печать организации.

Правильное оформление записи о приёме на работу в трудовой книжке – это не просто формальность, а гарантия законности трудовых отношений и защиты прав сотрудника. Следуя установленному порядку, используя актуальные нормативные акты и внимательно проверяя каждый реквизит, кадровик minimизирует риски ошибок и последующих споров.

Помните: основные принципы – точность, своевременность и полнота указания основания (трудовой договор или приказ). При соблюдении этих правил запись в трудовой книжке будет иметь полную юридическую силу.