Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина и формирующий основу для начисления пенсии, больничных и других социальных выплат. Запись о приёме на работу является первой и наиболее важной записью в этой книжке, поэтому её оформление требует особого внимания.

Почему запись о приёме на работу так важна?

• Она фиксирует начало трудовой деятельности сотрудника у конкретного работодателя.
• Именно эта запись используется Социальным фондом России при расчёте страховой пенсии.
• Ошибки в дате, наименовании организации или должности могут привести к занижению стажа и, как следствие, к снижению размера выплат.
• При электронном ведении трудовой книжки (ЭТК) запись также передаётся в информационную систему ПФР/СФР.

Кто и когда делает запись?

Запись о приёме на работу вносит работодатель (или уполномоченное лицо – кадровый специалист, бухгалтер) в течение пяти рабочих дней с даты фактического начала трудовой деятельности сотрудника. Это требование закреплено в Трудовом кодексе РФ (ст. 66).

Какие сведения должны быть внесены?

Согласно действующим нормативным актам, в трудовой книжке указываются следующие данные:

1. Дата приёма на работу (день, месяц, год).
2. Полное наименование организации (как указано в учредительных документах).
3. Структурное подразделение (если оно есть в штатном расписании).
4. Должность, профессия или специальность, на которую принят сотрудник.
5. Вид трудового договора (срочный/бессрочный).
6. Номер и дата приказа о приёме на работу (основание для записи).

Пример оформления записи:

2025.09.01 Принят на работу в ООО «ТехноСтрой» (структурное подразделение – отдел разработки)
 на должность инженера-программиста по трудовому договору № 45 от 2025.08.28.

Особенности оформления при приёме на работу в 2025 году

С 2025 года вступили в силу некоторые изменения, которые стоит учитывать:

• Обязательное указание ИНН и КПП работодателя в приказе о приёме (это облегчает сверку данных в электронных реестрах).
• При переходе на электронную трудовую книжку запись дублируется в личном кабинете сотрудника на портале «Работа в России».
• Если работодатель переименован, в трудовой книжке делаеться дополнительная запись о переименовании (с указанием даты и нового наименования).

Что делать, если ошибка уже допущена?

Обнаруженная неточность исправляется путём внесения записи об исправлении. Алгоритм действий:

1. Составить служебную записку с описанием ошибки и правильными данными.
2. Издать приказ об исправлении записи в трудовой книжке (ссылка на ошибочную запись и новый текст).
3. Внести исправление в трудовую книжку: зачёркивается ошибочная запись (одной чертой, чтобы оставалась читаемой), рядом пишется «Исправлено», дата исправления, подпись уполномоченного лица и печать организации.
4. При электронной трудовой книжке исправление вносится через личный кабинет работодателя в системе ПФР/СФР.

Важно: исправление должно быть заверено печатью организации и подписью ответственного лица. Без этих реквизитов запись не имеет юридической силы.

Последствия ошибок в трудовой книжке

Даже небольшие неточности могут привести к серьёзным последствиям:

• Отказ в назначении страховой пенсии из‑за недостаточного стажа.
• Снижение размера больничных и пособий по временной нетрудоспособности.
• Сложности при трудоустройстве (новый работодатель может усомниться в достоверности сведений).
• Возможные административные штрафы для работодателя за нарушение правил ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).

Практический чек‑лист для кадровика

Чтобы избежать ошибок, рекомендуем следовать следующему списку перед внесением записи:

• Проверить точное наименование организации (согласно Уставу/ЕГРЮЛ).
• Убедиться, что дата приказа о приёме совпадает с датой начала работы.
• Сверять должность с штатным расписанием и трудовом договором.
• Указать номер и дату приказа – основание для записи.
• При электронной ведении – загрузить скан приказа в личный кабинет сотрудника.
• Поставить печать организации и подпись уполномоченного лица.
• Сделать копию записи для личного дела сотрудника.

Запись в трудовой книжке об принятии на работу – это не просто формальность, а фундаментальный элемент, определяющий будущие пенсионные и социальные права сотрудника. Тщательное оформление, своевременное внесение и правильное исправление возможных ошибок позволяют избежать потери стажа и обеспечить законную защиту интересов как работника, так и работодателя. Следуя актуальным нормативным требованиям и используя предложенный чек‑лист, кадровики и руководители смогут гарантировать корректность ведения трудовых книжек в 2025 году и последующие периоды.