Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Одной из самых важных записей в ней является дата приёма на работу. Ошибки при её указании могут привести к проблемам при расчёте стажа, выплате пособий и подтверждении квалификации. В статье мы разберём, какие правила действуют в России, какие сроки обязаны соблюдать работодатели, как правильно оформить запись в бумажной и электронной трудовой книжке, а также приведём образцы заполнения.

Правовая база

• Постановление Минтруда РФ от № 69 – устанавливает порядок заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда РФ от № 58н) – детализирует порядок внесения записей, сроки и требования к оформлению.
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О порядке ведения учёта в системе обязательного пенсионного страхования» (с 2020 г.) – требует своевременной передачи данных в ПФР, в т.ч. даты приёма.
• С 2021 года обязательным считается ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом правила заполнения аналогичны бумажным, но сроки подачи информации ускорены.

Когда и кем должна быть внесена запись?

1. Запись вносится не позднее 7 календарных дней со дня приёма работника, если он отработал более пяти дней (п. 2.2 Инструкции № 58н).
2. Если работник отработал менее пяти дней, запись в трудовую книжку делается после того, как он отработает пятую рабочую смену.
3. Ответственность за правильность записи возлагается на работодателя (уполномоченное лицо) – обычно это кадровик или бухгалтер.
4. В случае электронных трудовых книжек запись должна быть отправлена не позже следующего рабочего дня после издания приказа о приёме (см. инструкцию по ЭТК).

Структура записи о приёме на работу

Запись делается в разделе «Сведения о работе». Ниже – описание полей, которые необходимо заполнить.

Подробное описание полей

• Пункт 1 – Порядковый номер записи: нумерация ведётся последовательно, начиная с 1 для первой записи в организации.
• Пункт 2 – Дата приёма: указывается в формате ДД.MM.ГГГГ. Это дата, указанная в приказе о приёме, а не дата заполнения книги.
• Пункт 3 – Наименование организации и её адрес: пишется полностью, без сокращений.
• Пункт 4 – Должность (трудовая функция): формулировка должна соответствовать трудовому договору.
• Пункт 5 – Основание приёма: указывается документ (приказ, договор), его номер и дата.
• Пункт 6 – Подпись работодателя: подпись лица, уполномоченного вносить запись (директор, главный бухгалтер).
• Пункт 7 – Подпись работника: работник подтверждает правильность внесённых сведений своей подписью.

Как правильно указать дату приёма?

Существует несколько распространённых ошибок, которые приводят к недоразумениям:

• Указание даты заполнения книги вместо даты приёма. На ьном листе (если он есть) указывается дата заполнения, но в разделе «Сведения о работе» обязательно ставится дата, указанная в приказе о приёме.
• Путаница между датой подписания приказа и датой фактического начала работы. Если приказ подписан 01.04., а работник приступил к работе 03.04., в графе «Дата приёма» ставится – фактическая дата начала работы.
• Отсутствие даты в документе‑основании. При оформлении приказа обязательно указывайте дату его издания, иначе запись в книжку будет признана некорректной.

Пошаговая инструкция по заполнению (бумажная трудовая книжка)

1. Подготовьте приказ о приёме – он должен содержать номер, дату издания, ФИО работника, должность, дату начала работы.
2. В течение 7 дней от начала работы вручите работнику трудовую книжку (если у него её ещё нет).
3. В присутствии работника заполните запись в разделе «Сведения о работе» согласно таблице выше.
4. Проверьте правильность формата даты (ДД.MM.ГГГГ) и отсутствие опечаток.
5. Работник ставит свою подпись в графе 7, а уполномоченный представитель – в графе 6.
6. На ьном листе (если он есть) укажите дату заполнения книги – это дата, когда запись была внесена (обычно совпадает с датой приёма, но может отличаться).
7. Сохраните копию приказа в личном деле работника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК вводится в целях ускорения обмена данными с Пенсионным фондом и упрощения кадрового учёта. Основные отличия от бумажного варианта:

• Запись вносится в систему не позже следующего рабочего дня после издания приказа.
• Дата приёма указывается так же, как в бумажной книге – фактическая дата начала работы.
• Подписи заменяются электронными сертификатами (ЭЦП) работодателя и работника.
• Все изменения автоматически передаются в ПФР, что упрощает расчёт пенсионных прав.

Для внесения записи в ЭТК выполните следующие действия в системе «ЕФС‑1» (или аналогичной):

1. Откройте раздел «Сведения о трудовой деятельности» и нажмите кнопку «Добавить запись».
2. Заполните поля, аналогичные бумажной записи (дата приёма, должность, основание и т.д.).
3. Подтвердите запись с помощью ЭЦП руководителя.
4. Работник получает уведомление и подтверждает запись своей ЭЦП.
5. Система автоматически отправит данные в ПФР.

Часто задаваемые вопросы

Какая дата должна стоять в графе «Дата приёма»?

Это дата начала работы, указанная в приказе о приёме. Если в приказе указана дата издания, а начало работы запланировано позже, указывают фактическую дату начала.

Можно ли ставить в графе «Дата приёма» пятницу, если работник пришёл в понедельник?

Нет. Дата должна соответствовать реальному дню, когда работник приступил к исполнению обязанностей.

Что делать, если запись была внесена с ошибкой?

Согласно инструкции, ошибку исправляют зачеркиванием неверных данных, подписью и указанием причины исправления. Затем вносят корректную запись в следующую строку.

Нужно ли указывать дату заполнения книги на ьном листе?

Да. На ьном листе (если он присутствует) указывается дата заполнения книги, но это не заменяет запись о дате приёма в разделе «Сведения о работе».

Как поступить, если работник уже имеет старую трудовую книжку?

Запись вносится в его текущую книжку. При переходе в новую организацию в книжке делается запись о переводе, а в новой организации – запись о приёме с указанием даты начала работы в новой компании.

Примеры заполнения (2026 год)

Пример 1. Приём на работу впервые

Порядковый номер записи: 1
Дата приёма: 
Наименование организации и адрес: ИП «Светлана Кузнецова», г. Санкт‑Петербург, ул. Невский, д. 5
Должность: менеджер по продажам
Основание приёма: Приказ № 12 от 
Подпись работодателя: ___________________ (С. Кузнецов)
Подпись работника: ___________________ (С. Кузнецова)

Пример 2. Перевод внутри организации

Дата приёма: 
Наименование организации и адрес: ОАО «ТехноПром», г. Екатеринбург, пр‑т. Ленина, д. 30
Должность: старший инженер‑конструктор
Основание приёма: Приказ № 78 от 
Подпись работодателя: ___________________ (В. Смирнов)
Подпись работника: ___________________ (А. Иванов)

Как избежать типичных ошибок

• Проверяйте соответствие даты в приказе и в записи. При несоответствии исправляйте приказ.
• Не используйте сокращения в наименовании организации. Пишите полное официальное название.
• Соблюдайте порядок полей. Любой отклонение от шаблона может привести к отказу в признании записи.
• Сохраняйте оригиналы документов. При проверке инспектору могут потребоваться копии приказов и договоров.
• Контролируйте сроки. Запись должна быть внесена в течение 7 дней, иначе работодатель может быть привлечён к административной ответственности.

Дата приёма на работу – ключевой элемент трудовой книжки. Правильное её указание требует внимательного соблюдения нормативных сроков, точного отражения фактической даты начала работы и корректного оформления всех сопутствующих полей. При работе с электронными трудовыми книжками важно помнить о более жёстких сроках передачи данных в ПФР. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете избежать большинства ошибок и обеспечить законность трудового стажа вашего сотрудника.

Дата публикации статьи: ; Информация актуальна на момент написания и основана на нормативных актах, действующих в России, а также на практических рекомендациях из открытых источников.