При приёме сотрудника на работу одной из обязательных кадровых процедур является внесение записи о приёме в трудовую книжку. Правильное оформление этой записи гарантирует соблюдение трудового законодательства, упрощает последующий учёт стажа и защищает права как работника, так и работодателя.
Нормативная база
Основные положения, регулирующие порядок ведения трудовых книжек, содержатся в:
- Трудовой кодекс РФ – ст. 57, 59, 66, 68;
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (далее – Порядок);
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части хранения документов).
Согласно ч. 2 ст. 57 и ч. 1 ст. 59 ТК РФ, запись о приёме на работу делается исключительно на основании приказа о приёме, изданного работодателем.
Какие документы необходимы для внесения записи
Для корректного оформления записи о приёме потребуются два основных документа:
- Трудовой договор (или гражданско‑правовой договор, если работа оформляется иначе).
- Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иная, утверждённая внутренними нормативными актами организации).
Приказ должен содержать:
- наименование организации;
- номер и дату приказа;
- ФИО сотрудника;
- должность, структурное подразделение;
- дата начала работы (день, месяц, год);
- условия оплаты труда (при необходимости).
Пошаговая инструкция по внесению записи
Подготовка трудовой книжки
Если трудовая книжка ведётся впервые, заполните ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность). После этого переходите к разделу «Сведения о работе».
Определение порядкового номера записи
В крайнем левом столбце таблицы указывается порядковый номер записи. Если это первая запись – ставим «1». Если предшествовала другая запись (например, о предыдущем месте работы), делаем отступ ровно одну строчку и продолжаем нумерацию.
Заполнение колонок записи
| Колонка | Что указывается | Пример (приём ) |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | 1 |
| 2 | Дата приёма на работу (дд.мм.гггг) | |
| 3 | Сведения о приёме (наименование организации, должность, подразделение) | ООО «Альфа», инженер‑механик, отдел производства |
| 4 | Основание для записи (номер и дата приказа) | Приказ № 123 от |
Форматирование даты
Согласно п. 3 Порядка, даты записываются арабскими цифрами:
- число и месяц – двузначными (например, 05, 12);
- год – четырёхзначным (2025).
Таким образом, запись о приёме 20 мая 2025 г. выглядит как .
Запись для совместителя
Если сотрудник принимается на работу по совместительству и желает вести трудовую книжку по основному месту работы, запись о приёме делает работодатель по основному месту работы (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 59 ТК РФ). В этом случае в трудовой книжке по совместительству запись не делается.
Сроки внесения записи
Запись о приёме должна быть внесена не позднее трёх рабочих дней с даты издания приказа о приёме (п. 5 Порядка). На практике рекомендуется оформлять запись в день подписания приказа, чтобы избежать задержек и возможных штрафов.
Образец оформления записи о приёме на работу
Принят на работу в ООО «Альфа» на должность инженера‑механика отдела производства. Приказ № 123 от .
Примечание: каждая строка начинается с номера колонки и точки, как показано в таблице выше.
Как исправить ошибочную запись
Если в трудовой книжке допущена ошибка (неверная дата, должность, наименование организации), её следует исправить следующим образом:
- Перечеркнуть ошибочную запись одной ровной линией так, чтобы текст остался читаемым.
- Справа от перечёркнутого текста написать исправленную информацию.
- Под исправлением поставить подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и дату исправления.
- Сделать пометку «Исправлено верно» рядом с подписью.
Пример исправления:
~~~~ ~~Принят на работу в ООО «Альфа» на должность инженера‑механика отдела производства~~ Принят на работу в ООО «Альфа» на должность ведущего инженера‑механика отдела производства. ~~Приказ № 123 от ~~ Приказ № 124 от . Исправлено верно. Подпись: __________ Дата:
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли вносить запись о приёме, если сотрудник оформлен по гражданско‑правовому договору?
- Нет. Трудовая книжка ведётся только при трудовых отношениях, оформленных трудовным договором (ст. 56 ТК РФ). При ГПД запись не делается.
- Можно ли использовать электронную трудовую книжку для записи о приёме?
- Да. С 2021 г. ведение электронных трудовых книжек допускается. Порядок внесения записей аналогичен бумажному варианту, но данные вводятся в информационную систему работодателя и передаются в ПФР.
- Что делать, если трудовая книжка утеряна до первого приёма?
- Сотрудник должен обратиться в прежнее место работы (или в архив) для получения дубликата. Если дубликат получить невозможно, оформляется новая трудовая книжка с указанием в ней факта утраты предыдущей (п. 10 Порядка).
- Нужно ли ставить печать организации при внесении записи?
- Печать не обязательна, но допустима, если внутренние нормативные акты организации её требуют. Основное условие – запись должна быть подписано уполномоченным лицом.
Правильное внесение записи о приёме на работу в трудовую книжку – это не просто формальность, а важный элемент кадрового документооборота, обеспечивающий законность трудовых отношений и защиту прав сторон. Следуя представленной инструкции, используя необходимые документы (трудовой договор и приказ о приёме) и соблюдая требования по оформлению дат и порядковых номеров, вы избежите ошибок и возможных штрафов со стороны контролирующих органов.
Помните: запись делается исключительно на основании приказа о приёме, дата указывается в формате дд.мм.гггг, а исправления выполняются строго по установленной процедуре. Соблюдая эти правила, вы обеспечите корректное ведение трудовых книжек в вашей организации в 2026 году и последующие годы.