Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работы. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), бумажный вариант всё ещё применяется у значительной части работников. Ниже подробно рассмотрен порядок внесения записи о приёме на работу, актуальные требования Минтруда, особенности для разных категорий сотрудников и практические образцы.

Когда необходимо вносить запись о приёме на работу?

• Запись делается для всех сотрудников, проработавших у работодателя более пяти календарных дней.
• Если работник отработал 5 дней или менее и решил уволиться, трудовую книжку ему следует вернуть без записей (разъяснение Роструда).
• В случае, когда запись о приёме внесена до того, как сотрудник сообщил об уходе, необходимо дополнительно внести данные о расторжении трудового договора в общем порядке.

Согласно инструкции Минтруда, запись о приёме на работу должна быть внесена в течение пяти рабочих дней после издания приказа (или иного распоряжения) о приёме на работу.

Основные требования к оформлению записи (Приказ Минтруда № 320н)

1. Графа 1 – порядковый номер записи (подряд numeration в разделе «Сведения о работе»).
2. Графа 2 – дата приёма на работу (день, месяц, год).
3. Графа 3 – полное и сокращённое наименование организации, а также структурное подразделение (отдел, служба) и должность, на которую принимается сотрудник.
4. Графа 4 – реквизиты приказа о приёме на работу: номер, дата issuance, название документа (например, «Приказ № 123 от о приёме на работу»).

Все записи делаются черной или синей пастой, разборчивым почерком. Исправления не допускаются; при ошибке следует зачеркнуть неверную запись одной линией, указать исправление выше и поставить подпись ответственного лица с расшифровкой.

Особенности для отдельных категорий работников

Совместители

Запись о приёме на работу совместителю делается только по его желанию. Основной работодатель вносит запись после получения от сотрудника справки от другого работодателя или заверенной копии приказа о приёме на основное место работы.

Дистанционные (удаленные) работники

Дистанционные сотрудники могут изъявить желание о внесении записи о работе в бумажную трудовую книжку. Для этого необходимо получить от них письменное заявление. Если работник находится вне населённого пункта работодателя, трудовую книжку следует выслать заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Работники с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 1 января 2026 года завершён переходный период к ЭТК. При приёме на работу сотрудника, который утверждает, что перешёл на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:

• Запросить паспорт, СНИЛС и СТД‑Р или СТД‑СФР (выписка из электронной трудовой книжки).
• Внести сведения о приёме в электронном виде и передать их в Социальный фонд России (форма ЕФС‑1, подраздел 1.1) не позднее следующего дня после издания приказа.
• Бумажную трудовую книжку вести только у тех сотрудников, которые отказались от ЭТК или у которых по закону сохраняется обязательный бумажный вариант.

Первичное оформление трудовой книжки

Если у newly hired сотрудника нет трудовой книжки, её необходимо завести не позднее недели после приёма на работу. Сначала заполняется ьный лист (ФИО, дата рождения, паспортные данные, образование, профессия), затем делается запись о приёме согласно пунктам выше.

Образец записи о приёме на работу (бумажная трудовая книжка)

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: ООО «Ромашка», отдел продаж, менеджер по работе с клиентами
Графа 4: Приказ № 123 от о приёме на работу

При необходимости можно добавить примечание о виде трудового договора (срочный, бессрочный) – эта информация помещается в графе 3 после должности, например: «менеджер по работе с клиентами (срочный трудовой договор на 12 месяцев)».

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Издать приказ о приёме на работу (или иное распоряжение).
2. В течение пяти рабочих дней после издания приказа подготовить запись в трудовой книжке.
3. Заполнить графы 1‑4 согласно требованиям Приказа Минтруда № 320н.
4. Проверить корректность данных (наименование организации, должность, номер и дата приказа).
5. Подписать запись уполномоченным лицом (кадровик, руководитель отдела кадров) и поставить дату подписи.
6. При наличии электронной трудовой книжки передать сведения в СФР (форма ЕФС‑1, подраздел 1.1) не позднее следующего дня.
7. Хранить трудовую книжку в личном деле сотрудника в соответствии с внутренними нормами организации.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Нарушение правил внесения записей в трудовую книжку может повлечь:

• Административные штрафы для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Возможные трудовые споры, связанные с подтверждением стажа и прав на пособия.
• Проблемы при назначении пенсии и других социальных выплат из‑за отсутствия или некорректности записей.

Поэтому рекомендуется регулярно проводить внутренний аудит ведения трудовых книжек и обучать сотрудников кадровой службы актуальным требованиям.

Запись о приёме на работу – фундаментальный элемент ведения трудовой книжки. Соблюдение установленных норм (Приказ Минтруда № 320н, инструкции Роструда, положения о электронных трудовых книжках) обеспечивает законность кадрового документооборота и защищает права как работника, так и работодателя. Используя представленные выше рекомендации и образцы, вы сможете оформить запись корректно, избежать типичных ошибок и обеспечить прозрачность трудовых отношений в вашей организации;