Запись о приёме на работу – один из самых важных элементов трудовой книжки. Она фиксирует начало трудовых отношений, определяет дату начала стажа и служит основанием для начисления пенсии, отпусков и других социальных гарантий. Ниже представлен подробный разбор требований, пошаговая инструкция по заполнению и готовые образцы записей, актуальные на 2026 год.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 – «О правилах ведения трудовых книжек»;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 68) – порядок оформления приёма и увольнения;
• ФЗ № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к хранению документов;
• Методические рекомендации Минтруда России (2024‑2026 гг.) – уточнения по электронным трудовым книжкам.

Кто отвечает за корректное заполнение?

Ответственность за правильное внесение записи о приёме на работу возлагается на:

1. Кадровика (специалиста по кадровому делопроизводству) – непосредственно заполняет трудовую книжку;
2. Руководителя подразделения – проверяет соответствие данных приказу о приёме;
3. Главного бухгалтера – контролирует своевременность отражения в учёте (если ведётся электронный учёт).

При обнаружении ошибки виновное лицо обязано внести исправление согласно пункту 11 Постановления № 225 (зачёркивание неверной записи, подпись, дата и указание «Исправлено верно»).

Сроки внесения записи

Запись о приёме на работу должна быть сделана не позднее пяти рабочих дней с даты выхода сотрудника на работу (пункт 8 Постановления № 225). Если сотрудник оформляется впервые (трудовая книжка отсутствует), кадровик обязан завести новую книжку в течение трёх рабочих дней.

Что необходимо для записи?

Для корректного оформления потребуются два документа:

• Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иная, утверждённая организацией);
• Трудовая книжка сотрудника (или электронный аналог).

Все сведения, вносимые в трудовую книжку, должны полностью соответствовать приказу: дата, наименование организации, структурное подразделение, должность, профессия (специальность), оклад или тарифная ставка.

Образец заполнения записи о приёме на работу

Ниже представлен типовой вариант записи, соответствующий требованиям 2026 года. Обратите внимание на обязательные элементы: порядковый номер, дата, наименование документа, основание, должность, подразделение и подпись ответственного лица.

Пример записи в бумажную трудовую книжку

г. – Принят на работу в ООО «ТехноСервис» по приказу № 45‑к от г.
 Должность: инженер‑программист 1‑й категории.
 Подразделение: отдел разработки программного обеспечения.
 Тарифная ставка: 120 000 руб. в месяц.
 Подпись кадровика: __________________ /Иванова А.С./
 М.П.

Как выглядит запись в электронной трудовой книжке (ЕТК)

В ЕТК запись формируется автоматически на основе данных из приказа, загруженного в систему «Госуслуги.Кадр». Пользователь видит её в разделе «Трудовая деятельность»:

• Дата события:
• Тип события: Приём на работу
• Номер и дата приказа: № 45‑к от
• Наименование работодателя: ООО «ТехноСервис» (ИНН 7701234567)
• Должность: инженер‑программист 1‑й категории
• Подразделение: отдел разработки программного обеспечения
• Оклад: 120 000 руб.
• Статус: активна

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Получите приказ о приёме на работу и проверьте его соответствие внутренним нормативным актам организации.
2. Откройте трудовую книжку (или создайте новую, если это первое трудоустройство).
3. Определите следующий порядковый номер (последняя запись + 1).
4. Внесите дату события в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
5. Запишите основание: «Принят на работу в [наименование организации] по приказу № [номер] от [дата]».
6. Укажите должность, профессию (специальность) и подразделение exatamente как в приказе.
7. При необходимости отразите оклад или тарифную ставку (необязательно, но рекомендуется для внутреннего учёта).
8. Поставьте подпись ответственного за кадровое делопроизводство и печать организации (если используется).
9. Сделайте копию записи в личном деле сотрудника и в электронном кадровом резерве (если ведётся).

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная дата – всегда сверяйте с датой выхода на работу, указанной в приказе.
• Отсутствие порядкового номера – номера должны идти подряд без пропусков.
• Сокращение наименования организации – используйте полное официальное название как в учредительных документах.
• Неуказание подразделения – обязательно, если в штатном расписании есть подразделения.
• Отсутствие подписи или печати – без них запись считается недействительной.

Электронные трудовые книжки: особенности 2026 года

С  г. в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников. Однако бумажные ТК сохраняются у тех, кто был принят до этой даты и не подал заявление о переходе на ЕТК. При работе с электронной формой:

• Запись о приёме формируется автоматически после загрузки приказа в систему;
• Сотрудник получает уведомление в личном кабинете на портале «Госуслуги»;
• Исправления вносятся только через службу кадров с последующим подтверждением сотрудником;
• Все изменения хранятся в журнале событий, доступном для проверки государственными инспекциями труда.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность согласно ст. 5.27 КоАП РФ:

• Штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.;
• Штраф для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.;
• При повторном нарушении – увеличение штрафа в два раза.

Кроме того, некорректная запись может привести к спорам при начислении пенсии, отпускных и других выплат, а также к признанию трудового договора недействительным в суде.

Полезные шаблоны и ссылки

Для удобства кадровиков предлагаем скачать следующие материалы (все файлы актуальны на май 2026 года):

• Бланк трудовой книжки (Word)
• Образец приказа о приёме на работу (форма Т‑1)
• Инструкция по работе с электронной трудовой книжкой (PDF)
• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Правильное оформление записи о приёме на работу в трудовой книжке – залог законности трудовых отношений и защиты прав как сотрудника, так и работодателя. Следуя установленным нормам, используя актуальные шаблоны и уделяя внимание деталям (даты, номера, подписи), вы minimизируете риски штрафов и споров в будущем. Не забывайте о переходе на электронные трудовые книжки: с 2026 года это становится стандартом для большинства организаций, а бумажные варианты сохраняются только как резервный вариант.

Соблюдайте порядок, будьте внимательны к документам и ваша кадровая служба будет работать безупречно!