Сегодня 03:29:12 () – актуальная дата‚ с которой следует ориентироваться при оформлении кадровых документов. В статье подробно рассмотрены требования к внесению записи о приёме на работу в бумажную и электронную трудовую книжку‚ приведены примеры заполнения‚ указаны типичные ошибки и способы их исправления.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‚ ст. 65.2) – определяет обязанность работодателя вести трудовую книжку.
• Постановление Минтруда России от  № 69 «О порядке ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от  № 534н).
• Федеральный закон от  № 43‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение электронных трудовых книжек (ЭТК).

Согласно этим нормативным актам‚ запись о приёме на работу должна быть внесена в течение первого рабочего дня после фактического начала трудовых отношений‚ если работник трудится более пяти дней.

Когда вносить запись о приёме на работу

Основные положения‚ изложенные в источниках из сети:

1. Срок более 5 дней – работодатель обязан внести запись в трудовую книжку (представленную работником или оформленную самим работодателем).
2. Срок 5 дней и менее – если сотрудник уволился до истечения этого срока‚ трудовая книжка возвращается ему без записей. При необходимости позже добавляются сведения об увольнении.
3. Дата записи – указывается дата‚ с которой работник фактически приступил к исполнению трудовых функций (не дата издания приказа). Например‚ если приказ издан ‚ а выход на работу – ‚ в графе 2 пишут .
4. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения о приёме передаются в ПФР через систему СТД‑Р/СТД‑СФР в тот же день‚ что и при оформлении бумажной книжки.

Эти правила актуальны и в 2026 году‚ когда сохраняется обязанность ведения бумажной трудовой книжки для тех‚ кто сам выбрал такой формат или ещё не принял решение об электронном ведении.

Как правильно оформить запись о приёме на работу

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Стандартный шаблон выглядит так:

Дата приёма на работу (число‚ месяц‚ год) 
Наименование организации (полное‚ без сокращений) 
Должность‚ профессия или специальность (как указано в трудовом договоре) 
Основание для приёма (приказ № ____ от «__» ______ ____ г.)

Пример заполнения (бумажная трудовая книжка):

• ООО «Альфа‑Тех»
• Инженер‑конструктор
• Приказ № 12‑к от г. о приёме на работу

В электронной трудовой книжке данные передаются в виде структурированного XML‑сообщения (СТД‑Р)‚ где каждое поле соответствует указанным выше пунктам.

Особенности оформления при совместительстве

Если работа выполняется по совместительству‚ запись делается аналогично основной работе‚ но в графе 3 указывается «совместитель» или уточняется‚ что работа выполняется по совместительству. При этом:

• Запись может быть внесена блоком вместе с записью об увольнении после окончания совместительства (по документу‚ содержащему сведения о приёме и прекращении трудового договора).
• Сведения о совместительстве не влияют на основное место работы и не дублируются в основном разделе‚ если работник ведёт одну трудовую книжку.

Перевод внутри организации

При переводе на другую должность в той же организации запись о приёме не делается. Вместо этого вносится запись о переводе (изменении должности) с указанием даты и основания (приказ о переводе).

Ошибки при внесении записи и способы их исправления

Наиболее типичные неточности:

1. Неправильная дата (указана дата приказа вместо даты выхода на работу).
2. Отсутствие наименования организации или использование сокращений‚ не соответствующих уставу.
3. Неполное указание должности (например‚ только «инженер» без указания специализации).
4. Отсутствие ссылки на приказ (не указан номер и дата).

Исправление производится согласно пункту 31 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

• Неправильная запись зачёркивается одной тонкой линией‚ сверху пишется правильная информация.
• Рядом с исправлением ставится подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель подразделения) и дата исправления.
• Все исправления заверяются печатью организации (если она используется).

В электронной трудовой книжке исправление осуществляется путем подачи уточняющего СТД‑Р/СТД‑СФР с пометкой «Исправление».

---

Бумажная vs электронная трудовая книжка в 2026 году

Согласно Официальному разъяснению Роструда и данным портала Оформление и ведение бумажной трудовой книжки в 2026 году:

• Обязанность вести бумажную трудовую книжку сохраняется‚ если:
  • работник сам выбрал такой способ ведения документа;
  • работник ещё не принял решение о переходе на электронный формат (в этом случае работодатель продолжает вести бумажную книжку до получения заявления о переходе на ЭТК).
• Для сотрудников с электронной трудовой книжкой при приёме на работу требуются:
  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • СТД‑Р или СТД‑СФР (сведения о трудовой деятельности).
• Если работник представил как бумажную‚ так и электронную книжку‚ отдаётся предпочтение электронной форме‚ а бумажная считается резервной.

Таким образом‚ в 2026 году кадровик должен быть готов работать с обоими форматами и знать‚ как переносить данные из одной системы в другую при необходимости.

---

Практический чек‑лист для кадровика при приёме на работу

1. Получить от сотрудника документы: паспорт‚ СНИЛС‚ трудовую книжку (бумажную) либо СТД‑Р/СТД‑СФР (если электронная).
2. Оформить трудовой договор и издать приказ о приёме на работу (указать дату начала работы).
3. Определить формат ведения трудовой книжки (бумажная/электронный) согласно заявлению сотрудника.
4. Внести запись о приёме:
   • В бумажную книжку – в раздел «Сведения о работе» по шаблону (дата‚ организация‚ должность‚ основание).
   • В электронную – сформировать и передать СТД‑Р/СТД‑СФР в ПФР в день выхода на работу.
5. Проверить корректность внесённых данных (сверка с приказом и трудовым договором).
6. При выявлении ошибки – выполнить исправление согласно инструкции (зачёркивание + подпись или подача уточняющего СТД‑Р).
7. Оформить справку о приёме на работу (по требованию сотрудника) и передать её на руки.

---

Правильное отражение приёма на работу в трудовой книжке – это не только формальное соблюдение требований законодательства‚ но и гарантия защиты прав работника на пенсионное обеспечение и социальные гарантии. В 2026 году‚ когда coexistируют бумажные и электронные формы трудовых книжек‚ кадровик должен:

• Чётко различать дату издания приказа и дату фактического выхода на работу;
• Соблюдать пятидневный порог для обязательного внесения записи;
• Вносить данные в соответствии с установленным шаблоном‚ избегая сокращений и неточностей;
• Своевременно исправлять ошибки‚ следуя установленной процедуре;
• Готовться к работе с обеими системами (бумажная и электронная) и знать порядок передачи данных между ними.

Следуя этим рекомендациям‚ организация minimизирует риски штрафов и споров с сотрудниками‚ а работники получат надёжно оформленный трудовой стаж‚ необходимый для будущего назначения пенсий и получения социальных выплат.

---

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников‚ актуальной на .