Трудовая книжка – это официальный документ, который фиксирует трудовую деятельность работника в течение всей его карьеры. Запись о приёме на работу является первой и самой важной статьей в этом документе, так как от неё зависит правильность последующих записей, начисление заработной платы, пенсионные начисления и многое другое.
Что такое трудовая книжка?
- Официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность.
- Содержит сведения о работодателе, должности, стаже, начислениях и т.д.
- Обязателен для всех работников, занятых по трудовому договору.
Законодательная база
Запись о приёме на работу регламентируется Трудовым кодексом РФ (ст. 141) и рядом нормативных актов:
- Постановление Правительства РФ № 1063 «Об утверждении Порядка оформления трудовой книжки».
- Постановление Минтруда РФ № 127 «Об утверждении Порядка оформления электронных трудовых книжек».
Что входит в запись о приёме на работу?
Запись должна содержать следующую информацию:
- Дата приёма на работу.
- Наименование работодателя (полное название, ИНН, КПП, адрес).
- Должность, на которую приём.
- Условия работы (полный рабочий день, неполный рабочий день, гибкий график).
- Ставка заработной платы (если фиксированная).
- Дата начала работы (если отличается от даты приёма).
- Подпись работодателя и печать (для бумажной версии).
- Подпись работника (для подтверждения согласия).
Как правильно заполнить запись о приёме на работу?
Ниже приведён пошаговый чек‑лист.
Подготовка документов
- Паспорт/ID‑карта работника.
- Трудовой договор (печатная копия).
- Приказ о приёме на работу.
- Справка о наличии в системе электронных трудовых книжек (если применимо).
Заполнение полей
В бумажной версии используйте ручку черного или синего чернила. В электронной версии – следуйте инструкциям программы.
- Дата приёма: день.месяц.год.
- Наименование работодателя: ООО «Ромашка».
- Должность: Менеджер по продажам.
- Условия работы: Полный рабочий день, 8 часов в день.
- Заработная плата: 30 000 руб.
- Дата начала работы: (если отличается от даты приёма).
- Подпись работодателя: ____________________.
- Подпись работника: ____________________.
Проверка и хранение
После подписания обеими сторонами, запись должна быть отсканирована (если электронная) и сохранена в архиве. В бумажной версии – хранить в отделе кадров.
Что делать, если в записи допущена ошибка?
При обнаружении ошибки необходимо:
- Составить исправительную записку (приложение к трудовой книжке).
- Подписать исправление обеими сторонами.
- Внести корректировку в электронную систему, если применимо.
Специфика записи при приёме на удалённую работу
Согласно ТК РФ, удалённый работник считается приёманным, если:
- Выполняет работу в удалённом режиме.
- Соблюдены все условия трудового договора.
Запись о приёме должна содержать:
- Указание «Удалённый режим работы».
- Адрес места работы (если он фиксирован).
- Требования к техническому обеспечению.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2024 года в России действует обязательное использование ЭТК для всех работодателей. Запись о приёме в ЭТК выглядит следующим образом:
- Ввод даты приёма через интерфейс системы.
- Выбор работодателя из справочника.
- Заполнение полей должности, условий работы, зарплаты.
- Подтверждение данных через электронную подпись.
Как настроить заполнение в программе?
- Войдите в систему с правами администратора.
- Перейдите в раздел «Трудовые книжки».
- Выберите «Создать новую запись».
- Заполните все обязательные поля.
- Сохраните запись и подпишите.
Частые ошибки при заполнении записи о приёме
- Неправильная дата приёма (день/месяц/год).
- Отсутствие подписи работодателя.
- Неправильное наименование работодателя.
- Указание неверной должности.
- Неучтённые условия работы (например, неполный рабочий день).
Запись о приёме на работу – это фундамент, на котором строится вся трудовая история работника. Чтобы избежать проблем:
- Тщательно проверяйте все данные перед подписанием.
- Используйте электронную подпись для подтверждения.
- Сохраняйте копии всех документов.
- Обучайте сотрудников отдела кадров правилам оформления.
Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректность трудовой книжки и избежите конфликтов с государственными органами.