Вопрос о том, в каких случаях работодатель должен оформить запись о приёме в бумажную трудовую книжку, часто вызывает затруднения у кадровиков и руководителей․ Ниже приведено подробное разъяснение, основанное на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях․
Общие требования к ведению трудовых книжек
Кто обязан вести трудовые книжки
- Все работодатели, включая юридические лица и индивидуальных предпринимателей (ИП), которые имеют наёмных работников․
- Исключение: физические лица, не являющиеся ИП, не обязаны вести трудовые книжки․
Пределы обязательности
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки для каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если работа является основной;
Если работник проработал менее пяти дней, работодатель может вернуть трудовую книжку без записи о приёме․
Когда запись обязательно
Приём на основное место работы
Запись о приёме обязательна, если:
- Срок работы превышает 5 календарных дней․
- Работа считается основной (не временной, не совместительственной)․
- Работник не перешёл на электронный учёт стажа․
Приём на совместительство
Приём на совместительство также требует записи, если работник:
- Выполняет трудовую деятельность по совместительству более 5 дней․
- Не перешёл на электронный учёт стажа․
Приём на временную работу (срок до 6 месяцев)
Если срок работы от 5 до 6 месяцев, запись обязательна․ При работе менее 5 дней – книга возвращается без записи․
Приём по договору на определённый срок
Приём по договору на определённый срок (например, сезонный) также требует записи, если срок превышает 5 дней․
Что делать, если стаж менее 5 дней
В таком случае работодатель может:
- Вернуть трудовую книжку сотруднику без записи о приёме․
- Сохранить книгу в архиве, если есть основания для дальнейшего трудоустройства․
Как оформить запись о приёме
Формат записи
Запись должна содержать следующую информацию:
- Дата приёма․
- ФИО работника․
- Должность․
- Обязанности и должностные инструкции․
- Условия труда (зарплата, график, место работы)․
- Срок работы (если фиксированный)․
Пример записи
« г․ – Приём на работу в должность «Системный администратор» в ООО «ТехноПлюс» с оплатой 60 000 ₽ в месяц․ Должностные обязанности: администрирование корпоративной сети, поддержка пользователей, обеспечение безопасности данных․ Срок работы: до г․»
Ошибки и как их избежать
- Неправильное указание даты приёма – всегда проверяйте календарь․
- Указание неверного срока работы – уточняйте договор․
- Отсутствие подписи уполномоченного лица – обязательно подпишите․
- Запись о приёме в книге, если работник проработал менее 5 дней – это нарушение․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2025 года работодатель обязан вести электронные трудовые книжки для всех сотрудников․ При этом:
- Если работник выбрал бумажную форму, запись в бумажной книжке обязательна․
- Если работник перешёл на ЭТК, запись в бумажной книжке не требуется․
Практические рекомендации
- Проверьте, есть ли у вас электронная система учёта стажа․
- Соблюдайте сроки: запись должна быть внесена в течение 10 дней с даты приёма․
- Храните копии всех документов (договоры, приказы, распоряжения)․
- Обучайте кадровых сотрудников правилам оформления трудовых книжек․
Ссылки на нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ – статья 66․
- Постановление Правительства РФ № 1234 от – правила ведения ЭТК․
- Постановление Минтруда РФ № 567 от – правила заполнения бумажной трудовой книжки․
Следуя этим рекомендациям, вы избежите штрафов и обеспечите правильное ведение трудовых книжек, что является важным элементом кадрового управления в любой организации․