В России оформление трудового стажа в трудовой книжке – это обязательный элемент трудовых отношений. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что обе формы записи – бумажная и электронная – могут применяться одновременно, если работник не заявил об отказе от бумажной книжки. Ниже разберём, когда и как правильно вносить запись о приёме в трудовую книжку, какие нюансы связаны с переходом на электронный формат и как избежать ошибок.
Что такое запись о приёме?
Запись о приёме – это первый пункт в трудовой книжке, который фиксирует дату начала работы, должность, место работы, а также сведения о работодателе. В ней также указывается тип занятости (полная, неполная, временная) и, при необходимости, сведения о заработной плате.
Ключевые элементы записи о приёме
- Дата начала работы – точная дата, когда работник приступил к работе.
- Должность – официальное название занимаемой должности.
- Место работы – адрес предприятия.
- Тип занятости – полный рабочий день, неполный рабочий день, временная работа и т.д.
- Заработная плата – начальная ставка (если это требуется по внутренним правилам).
Когда должна быть сделана запись о приёме?
Согласно статье 29 Трудового кодекса РФ, запись о приёме должна быть внесена в трудовую книжку в течение 30 дней с момента начала работы. Однако в случае перехода на электронную трудовую книжку сроки могут быть сокращены до 5 рабочих дней, если работодатель использует электронную систему.
Сроки в бумажной и электронной форме
- Бумажная трудовая книжка – запись в течение 30 календарных дней с даты начала работы.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись в течение 5 рабочих дней с даты начала работы.
При одновременном использовании обеих форм запись должна быть сделана в обеих книжках в указанные сроки. Если работник отказался от бумажной книжки, запись в бумажной форме не требуется.
Как правильно оформить запись о приёме?
Шаги для бумажной трудовой книжки
- Получить от работодателя должностное письмо с указанием даты начала работы.
- Заполнить первый лист трудовой книжки, указав все необходимые данные.
- Подписать запись работником и работодателем.
- Поставить печать предприятия.
- Сохранить копию записи для внутреннего учёта.
Шаги для электронной трудовой книжки
- Войти в личный кабинет работодателя в системе ЭТК.
- Выбрать пункт «Добавить запись о приёме».
- Заполнить форму, указав дату начала работы, должность, место работы и тип занятости.
- Подтвердить запись через электронную подпись работодателя.
- Система автоматически создаст запись в ЭТК и отправит уведомление работнику.
Особенности приёма дистанционных работников
Перевод дистанционного работника оформляется по общим правилам, но с учётом особенностей удалённого трудового договора. Важно:
- Получить письменное согласие работника на дистанционную работу.
- Внести запись о приёме в трудовую книжку с указанием «дистанционная работа» в поле «тип занятости».
- Указать в записи адрес места работы (может быть адрес удалённого офиса или домашний адрес).
- При использовании ЭТК обязательно указать в системе, что работник работает удалённо.
Что делать, если запись не сделана вовремя?
Если запись о приёме не внесена в указанные сроки, работник имеет право потребовать её внесения. В случае отказа работодателя, работник может обратиться в Трудовой инспектор по месту работы. При отсутствии записи в трудовой книжке работник может столкнуться с трудностями при оформлении пенсии, получения справок о стаже и т.д.
Порядок действий работника
- Написать письменное требование работодателю о внесении записи.
- Если работодатель не реагирует, обратиться в Трудовую инспекцию.
- При необходимости – подать иск в суд о признании работодателя обязанным внести запись.
Как исправить ошибку в записи о приёме?
В случае ошибок в записи (неправильная дата, должность, место работы) запись можно исправить, но только в рамках правил. В бумажной книжке это делается с помощью первой страницы и печати работодателя. В ЭТК исправление производится через личный кабинет работодателя.
Процедура исправления в бумажной книжке
- Подготовить письмо с просьбой об исправлении.
- Получить подпись работодателя и печать.
- Записать исправление в первую страницу трудовой книжки.
- Сохранить копию исправления.
Процедура исправления в ЭТК
- Войти в личный кабинет работодателя.
- Выбрать пункт «Изменить запись».
- Внести корректные данные и подтвердить через электронную подпись.
- Система автоматически обновит запись в ЭТК.
- Запись о приёме должна быть внесена в трудовую книжку в течение 30 дней (бумажная) или 5 дней (электронная).
- При одновременном использовании обеих форм запись в обеих книжках обязана быть сделана.
- Для дистанционных работников запись оформляется по тем же правилам, но с указанием «дистанционная работа».
- Невыполнение сроков может привести к юридическим и финансовым последствиям.
- При ошибках в записи необходимо быстро исправлять как в бумажной, так и в электронной форме.
Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов с работодателем, гарантировать правильный учет трудового стажа и обеспечить доступ к социальным льготам.