С 1 января 2021 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ С 1 января 2026 года завершается переходный период, после чего все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде; В этой статье подробно рассмотрен порядок внесения записи о работе по совместительству (внутреннем и внешнем) в ЭТК, нормативные основания, необходимые документы и типичные ошибки кадровиков․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 (часть 5) – запись о работе по совместительству вносится по основному месту работы по желанию работника․
• Постановление Правительства РФ от № 439 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – определяет правила внесения записей в бумажную и электронную форму․
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения» – регламентирует структуру полей ЭТК․
• ФЗ‑442 «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в части учёта стажа) – подтверждает, что периоды работы по совместительству учитываются в общем трудовом стаже․

Кто и когда вносит запись о совместительстве?

Согласно ч․ 5 ст․ 66 ТК РФ и пункту 20 Правил ведения трудовых книжек, запись о работе по совместительству вносит наниматель по месту основной работы работника․ Основания для внесения:

1. Копия приказа (или распоряжения) о приёме на работу по совместительству․
2. Трудовой договор (соглашение) о совместительстве․
3. Согласие работника на внесение сведений (если запись делается по его желанию)․

Важно: запись делается только один раз – при первом оформлении совместительства․ При последующих продлениях или изменениях условий достаточно внести соответствующие изменения в уже существующую запись (например, изменение должности, подразделения или периода)․

Внутренний vs внешний совместитель: особенности оформления

Внутренний совместитель

Работник уже состоит в штате организации и принимается на дополнительную должность в той же компании․

• Запись вносит тот же отдел кадров, который ведёт основную трудовую книжку․
• Основание – копия приказа о приёме на внутреннее совместительство․
• В поле «Должность» указывается основная должность, а в примечании (или в отдельном поле «Совместительство») – должность совместителя․

Внешний совместитель

Работник принимается на работу в другую организацию, сохраняя основное место работы․

• Запись в ЭТК делает основной работодатель (тот, где трудовая книжка ведётся)․
• Основание – копия приказа внешнего работодателя о приёме на работу по совместительству․
• Внешний работодатель не делает запись в трудовую книжку совместителя; он лишь предоставляет необходимые документы основному нанимателю․

Как оформить запись в электронной трудовой книжке

ЭТК ведётся в личном кабинете на портале Госуслуги (или через специализированные кадровые системы, например, 1С:ЗУП, «Контур․Тalent» и др․)․ Последовательность действий:

1. Войти в личный кабинет работника на gosuslugi․ru с подтверждённой учётной записью․
2. Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»;
3. Нажать «Добавить запись» → выбрать тип записи «Совместительство»․
4. Заполнить обязательные поля:
• Дата приёма – дата из приказа о приёме на совместительство․
• Наименование организации – полное название внешнего работодателя (для внешнего совместителя) или название своей организации (для внутреннего)․
• Должность – должность, на которую принят работник по совместительству․
• Подразделение (если есть)․
• Трудовой договор № и дата – реквизиты соглашения о совместительстве․
• Основание для записи – указать «Копия приказа № … от …»․
• Примечание – при необходимости указать, что запись сделана по желанию работника (ч․ 5 ст․ 66 ТК РФ)․
5. Прикрепить скан копии приказа и трудового договора (соглашения) в формате PDF/JPEG․
6. Проверить введённые данные и нажать «Сохранить»․
7. Система автоматически формирует запись в ЭТК и отправляет уведомление работнику и работодателю․

После сохранения запись становится доступной для просмотра в личном кабинете работника и в кадровой системе организации․

Примеры записей в ЭТК

Пример 1․ Внутренний совместитель

Дата приёма: 
Организация: ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер‑программист (основная) / Ведущий аналитик (совместительство)
Подразделение: Отдел разработки
Трудовой договор № 2025/03/15 от 
Основание: Копия приказа № 45 от о приёме на внутреннее совместительство
Примечание: Запись внесена по желанию работника (ч․ 5 ст․ 66 ТК РФ)

Пример 2․ Внешний совместитель

Дата приёма: 
Организация: ИП Сидорова А․В․ (внешний работодатель)
Должность: Консультант по налогообложению
Подразделение: —
Трудовой договор № ИП‑2025/02 от 
Основание: Копия приказа ИП Сидоровой А․В․ № 12 от о приёме на работу по совместительству
Примечание: Запись внесена основным работодателем ООО «ФинансГарант» по месту основной работы

Требования к документам, прилагаемым к записи

• Копия приказа о приёме на работу по совместительству (заверенная печатью организации или электронная подпись)․
• Трудовой договор (соглашение) о совместительстве – должен содержать условия работы, режим труда и отдыха, размер оплаты․
• Согласие работника на внесение сведений (если запись делается по его инициативе) – может быть оформлено в виде отдельного заявления или электронного согласия в личном кабинете Госуслуг․
• Все документы должны быть читаемыми, без искажений, и соответствовать требованиям к электронному документообороту (формат PDF/A, размер не более 5 МБ)․

Ответственность за нарушение порядка ведения ЭТК

Нарушение правил внесения записей о совместительству может повлечь:

• Административный штраф для должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Штраф для организации от 30 000 до 50 000 рублей․
• В случае повторного нарушения – увеличение штрафа в два раза и возможное приостановление деятельности на срок до 90 дней․

Кроме того, неверное или отсутствующее указание периода работы по совместительству может повлиять на расчёт трудового стажа при назначении пенсии․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от внесения записи о совместительстве в ЭТК?

Да, если работник не желает, чтобы сведения о совместительстве отражались в трудовой книжке, он может подать письменное заявление об отказе․ В этом случае запись не вносится, но период работы всё равно учитывается в стаже для пенсионных выплат (по данным ПФР)․

Нужно ли вести отдельную бумажную трудовую книжку для внешнего совместителя?

Нет․ С 2021 года ведение бумажных трудовых книжек допускается только в случае, если работник expressly отказался от ЭТК и предоставил письменное согласие на ведение бумажной формы․ Для большинства работников бумажная книжка не требуется․

Как исправить ошибку в уже внесённой записи?

В личном кабинете Госуслуг есть функция «Изменить запись»․ Необходимо открыть запись, нажать «Редактировать», исправить неверные поля, прикрепить подтверждающие документы (например, исправленный приказ) и сохранить изменения․ Система фиксирует дату и время внесения правки․

Считается ли работа по совместительству непрерывным стажем?

Да․ Периоды работы по совместительству суммируются с основным трудом и учитываются при расчёте общего трудового стажа, если не было перерывов более одного месяца между договорами (в соответствии с положениями ПФР о непрерывном стаже)․

Электронная трудовая книжка существенно упростила учёт трудовых отношений, включая работу по совместительству․ Главное – помнить, что запись о совместительстве вносит основной работодатель на основании приказа и трудового договора, а согласие работника является обязательным условием для внесения сведений по его инициативе․ Соблюдение установленного порядка не только избавит организацию от штрафов, но и обеспечит корректный учёт трудового стажа работника, что особенно важно при назначении пенсии и других социальных выплат․

Следует регулярно проверять актуальность нормативных актов (особенно в свете завершения переходного периода с 1 января 2026 года) и обновлять внутренние инструкции кадровой службы, чтобы избежать ошибок при ведении ЭТК․

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства на май 2026 года․