В современных условиях, когда многие сотрудники совмещают основную работу с дополнительной (внутренним или внешним совместительством), возникает вопрос: можно ли внести запись о работе по совместительству в трудовую книжку задним числом? И если да — то как это правильно оформить, чтобы запись имела юридическую силу и не вызвала проблем при оформлении пенсии, трудоустройстве или других официальных процедурах?
Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно ч․ 3 и ч․ 5 статьи 66 Трудового кодекса РФ, запись о работе по совместительству в трудовую книжку вносится только по желанию работника․ Это означает, что работодатель не обязан вносить такую информацию, если сотрудник не подал соответствующего заявления․
Также важным нормативным актом является Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», а также Приказ Минтруда России от № 320н, в котором подробно регламентирован порядок ведения трудовых книжек․
Согласно п․ 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда № 320н), записи о работе по совместительству могут вноситься:
- в хронологическом порядке;
- или блоками, одновременно о приеме и увольнении, но только после прекращения трудовых отношений по месту совместительства․
Ключевой момент: законодательство прямо допускает внесение записей задним числом, если они основаны на подлинных документах, подтверждающих факт трудовой деятельности․ Это не является нарушением, если соблюдены все формальные требования․
Условия для внесения записи о совместительстве задним числом
Чтобы запись о работе по совместительству была внесена в трудовую книжку задним числом, необходимо соблюдение следующих условий:
- Наличие письменного заявления работника — работник должен подать заявление в отдел кадров по месту основной работы с просьбой внести запись о совместительстве․
- Наличие документа о приеме на работу по совместительству — это может быть копия приказа о приеме на работу (внутреннего или внешнего совместительства)․
- Наличие документа об увольнении с места совместительства, копия приказа об увольнении, подтверждающего дату окончания трудовых отношений․
- Работник должен быть трудоустроен на основной работе — запись о совместительстве вносится только на основном месте работы, а не на месте совместительства․
- Документы должны быть подлинными и заверенными — копии приказов должны быть заверены печатью и подписью уполномоченного лица организации, где работник работал по совместительству․
Как правильно оформить запись: образец
Запись в трудовой книжке о работе по совместительству должна быть оформлена строго в соответствии с требованиями Приказа Минтруда № 320н․ Вот пример корректной формулировки:
Запись:
«Принят на работу по совместительству в ООО «Альфа», инженер-технолог․
Период работы: с по ․»
В графе «Основание» указывается:
- «Приказ № 15 от » — о приеме на работу;
- «Приказ № 42 от » — об увольнении․
Важно: дата внесения записи в трудовую книжку — это дата, когда кадровик фактически вносит запись․ А вот дата начала и окончания работы — это реальные даты, указанные в приказах по месту совместительства․ То есть задним числом указываются именно периоды работы, а не дата внесения записи․
Можно ли внести запись, если работник не сдавал трудовую книжку в организацию-совместителя?
Да, можно․ Работник не обязан сдавать трудовую книжку на место совместительства․ Это особенно актуально при внешнем совместительстве․
Если сотрудник работал по совместительству в другой организации, но не передавал туда свою трудовую книжку, то организация-совместитель не ведет записей в её трудовой книжке․ В этом случае:
- работник обращается к своему основному работодателю;
- предоставляет заверенные копии приказов о приеме и увольнении с места совместительства;
- основной работодатель на основании этих документов вносит запись в трудовую книжку задним числом․
Организация, где работник был совместителем, не обязана делать записи в чужой трудовой книжке — это не её функция․ Поэтому никто не может отказать в внесении записи задним числом, если документы предоставлены․
Что делать, если организация-совместитель ушла с рынка или уничтожила документы?
Если организация, где работник работал по совместительству, ликвидирована, а документы утеряны, ситуация усложняется, но не становится безвыходной․
В таком случае работник может:
- Попытаться получить выписку из ЕГРЮЛ о ликвидации организации;
- Обратиться в архив (если организация была зарегистрирована в регионе — возможно, архив сохранил копии приказов);
- Предоставить справку о заработной плате с места совместительства (если она была выдана);
- Предоставить выписки из банка с зачислением заработной платы — с указанием наименования работодателя и периода;
- При наличии свидетелей, заявления коллег (в редких случаях могут быть учтены)․
На основании этих документов основной работодатель может внести запись с оговоркой: «На основании представленных документов, подтверждающих факт трудовой деятельности․․․», и приложить копии к трудовой книжке․
Ошибки, которых следует избегать
Частые ошибки при внесении записей о совместительстве:
- Внесение записи без заявления работника — это нарушение, так как запись вносится только по его желанию․
- Использование не заверенных копий приказов, такие документы не имеют юридической силы․
- Внесение записи на месте совместительства — это невозможно, если трудовая книжка не сдавалась туда․
- Указание даты внесения записи вместо даты фактического трудоустройства — это приведёт к искажению трудового стажа․
- Отказ в внесении записи — основной работодатель не имеет права отказать, если работник предоставил все необходимые документы․
Практический алгоритм действий для работника
Если вы хотите внести запись о совместительстве в трудовую книжку задним числом, действуйте пошагово:
- Соберите документы: копии приказов о приеме и увольнении с места совместительства (заверенные печатью и подписью)․
- Напишите заявление на имя руководителя основного работодателя: «Прошу внести в мою трудовую книжку запись о работе по совместительству в ООО «Альфа» с по »․
- Предоставьте документы в отдел кадров вместе с заявлением․
- Получите расписку о принятии документов (желательно в двух экземплярах)․
- Уточните сроки: по закону запись должна быть внесена в течение одной недели с момента получения документов․
- Проверьте запись — убедитесь, что все данные указаны правильно, даты соответствуют приказам, указаны номера приказов и дата внесения․
Внести запись о работе по совместительству в трудовую книжку задним числом, абсолютно законно, если соблюдены все формальные требования: заявление работника, подлинные документы о приеме и увольнении, внесение записи только на основном месте работы․
Это не является нарушением трудового законодательства, а, наоборот, — обеспечивает полноту и достоверность трудового стажа работника․ Особенно важно это при расчете пенсии, при трудоустройстве в государственные структуры или при получении льгот․
Не бойтесь обращаться к своему основному работодателю — он обязан помочь вам в этом․ Если вам отказывают — ссылайтесь на ч․ 3 ст․ 66 ТК РФ и п․ 11 Порядка ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н)․
Помните: ваш трудовой стаж — это ваше право․ И закон стоит на вашей стороне․