Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Запись о работодателе в трудовой книжке (ТК) – обязательный элемент оформления трудовых отношений; Для индивидуального предпринимателя порядок внесения записи имеет свои нюансы, которые важно знать как самому ИП, так и его бухгалтеру или кадровому специалисту. В данной статье подробно рассмотрим, как и когда вносить запись об ИП в трудовую книжку, какие регламентирующие документы следует учитывать и какие типичные ошибки следует избегать.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязанность работодателя внести запись в ТК в течение пяти рабочих дней с момента приёма на работу.
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» (от № 225) – порядок заполнения ТК.
Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» – детали заполнения граф ТК;
Федеральный закон «О индивидуальном предпринимательстве» (№ 129‑ФЗ) – статус ИП как физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Когда запись о ИП делается?

Запись в трудовую книжку делается только при приёме на работу физического лица у индивидуального предпринимателя. Если ИП работает сам на себя (ведёт собственное дело без наёмных сотрудников), запись в свою собственную ТК не вносится, поскольку трудовая книжка отражает исключительно трудовую деятельность по найму.

Что именно указывается в трудовой книжке?

Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н), в графе «Сведения о работе» необходимо отразить:

Полное наименование работодателя. Для ИП это – фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя.
Сокращённое наименование работодателя; Можно указать «ИП Фамилия И.О.» или «ИП Фамилия».
Организационно‑правовая форма. В данном случае – «Индивидуальный предприниматель».
Дата приёма на работу. Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Дата увольнения (если запись делается при расторжении трудового договора).
Основание записи (приказ о приёме/увольнении, номер и дата).

Пример записи в трудовой книжке:

– Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович (ИП Иванов И.И.)
 Приказ № 12 от о приёме на работу.

Пошаговая инструкция по внесению записи

Подготовка документов. Необходимо иметь:
- Трудовой договор с работником;
- Приказ о приёме на работу (или об увольнении);
- Трудовую книжку работника (если она ведётся в бумажном виде) либо доступ к электронной трудовой книжке (ЕТК) через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через СФР.
Заполнение личной карточки работника (форма Т-2). В карточке указываются те же сведения, что и в ТК, что обеспечивает дублирование информации.
Внесение записи в трудовую книжку.
- В первой графе ставится порядковый номер записи (после последней существующей записи).
- Во второй графе – дата приёма на работу (ДД.ММ.ГГГГ).
- В третьей графе – полное и сокращённое наименование работодателя, организационно‑правовая форма (ИП).
- В четвёртой графе – основание записи (номер и дата приказа).
- При увольнении аналогично заполняются графы с датой увольнения и основанием (приказ об увольнении).
Регистрация в СФР. После внесения записи в ТК (или ЕТК) необходимо обеспечить постановку работника на учёт в Социальном фонде РФ (СФР) для уплаты страховых взносов. Это делается через электронный сервис СФР или посредством подачи формы РСВ-1.
Хранение документов. Приказ о приёме/увольнении, трудовой договор и копия записи в ТК хранятся в личном деле работника не менее 50 лет.

Особенности электронной трудовой книжки (ЕТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. Для ИП порядок внесения записи в ЕТК аналогичен бумажному варианту:

В личном кабинете работника на портале «Госуслуги» раздел «Трудовая деятельность» → «Добавить запись».
Выбирается тип записи «Приём на работу» (или «Увольнение»).
Указываются данные работодателя: ФИО ИП, ИНН, ОГРНИП (при наличии), организационно‑правовая форма «Индивидуальный предприниматель».
Прикрепляется скан приказа о приёме/увольнении.
После подтверждения запись становится доступной работодателю и работнику в ЕТК.

Важно: при работе с ЕТК не требуется ставить печать организации, так как ИП не является юридическим лицом и не имеет корпоративной печати.

Что не следует указывать в трудовой книжке ИП?

Наименование «фирмы» или «компании», если ИП не зарегистрировал юридическое лицо.
Сокращения типа «юр. отдел», «по совмещению» – запись должна быть без сокращений, согласно пункту 3.1 Инструкции.
Сведения о собственном предпринимательском статусе ИП в своей трудовой книжке (самозанятость не отражается).

Типичные ошибки и как их избежать

Пропуск пятидневного срока. Если запись не внесена в течение пяти рабочих дней после приёма, ИП может быть привлечён к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ). Решение: завести напоминание в календаре или использовать систему управления кадровыми документами.
Неправильное указание наименования работодателя. Некоторые бухгалтеры пишут «ИП Иванов» без отчества или без указания «Индивидуальный предприниматель». Это приводит к несоответствию с инструкцией. Решение: всегда использовать шаблон «ИП Фамилия И.О.» и указывать ОПФ «Индивидуальный предприниматель».
Отсутствие ссылки на приказ. В графе основания записи иногда указывают только дату приказа, забывая номер. Решение: вносить полный реквизит – «Приказ № ХХ от ДД.ММ.ГГГГ».
Смешивание бумажной и электронной ТК без синхронизации. Если у работника ведётся обе формы, необходимо обеспечить идентичность записей. Решение: после внесения записи в одну форму сразу же дублировать её в другой.
Неучёт регистрации в СФР. Отсутствие постановки на учёт в СФР приводит к накоплению долгов по страховым взносам и штрафам. Решение: сразу после оформления приказа подавать сведения в СФР через электронный сервис.

Пример оформления приказа о приёме на работу у ИП

Приказ № 15
от г.

О приёме на работу

В соответствии с трудовым договором № 7 от г. и в целях обеспечения деятельности
Индивидуального предпринимателя Петрова Сергея Владимировича (ИП Петров С.В.)
приказываю:

Принять на работу Иванову Марию Aleksandровну на должность менеджера по продажам
 с г. на основании трудового договора № 7.

Ознакомить работника с настоящим приказом под роспись.

Кадровому отделу обеспечить внесение записи в трудовую книжку (или ЕТК) работника
 в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н).

Бухгалтерии произвести начисление страховых взносов в СФР с даты приёма.

Директор ИП Петров С.В. _______________ /Петров С.В;/

После издания данного приказа кадровый специалист вносит запись в трудовую книжку работника, следуя шаблону, приведённому выше.

Запись о индивидуальном предпринимателе в трудовой книжке работника оформляется по тем же правилам, что и запись о любой другой организации, но с учётом того, что работодателем является физическое лицо – ИП. Ключевые моменты:

Указывать полное и сокращённое наименование ИП (ФИО + «ИП»).
Не забывать об организационно‑правовой форме «Индивидуальный предприниматель».
Соблюдать пятидневный срок внесения записи.
Дублировать информацию в личной карточке работника и, при необходимости, в электронной трудовой книжке.
Обеспечить постановку работника на учёт в СФР для уплаты страховых взносов.

Соблюдение этих требований гарантирует корректное ведение трудовых отношений, защищает права работника и минимизирует риски административных штрафов для индивидуального предпринимателя.