Вопрос о том, следует ли фиксировать в трудовой книжке период службы по контракту, остаётся актуальным для бывших военнослужащих, переходящих на гражданскую работу. Ниже рассмотрены нормативные акты, официальные разъяснения и практический опыт, которые помогут понять, как правильно оформлять такие записи.

Нормативная база

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда и соцзащиты РФ от № 40). В пункте 10 указано, что наниматель по месту работы вносит записи о:
• приёме на работу, переводе, увольнении;
• периоде военной службы в Вооружённых Силах РФ, органах пограничной службы, внутренних войсках МВД и др.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 697н). В пункте 14 указано, что сведения о военной службе могут быть внесены только в случае, если это предусмотрено федеральным законом.
• Федеральный закон «О статусе военнослужащих» (ФЗ‑76 от ). В нём не содержится прямого требования о внесении записи о службе по контракту в трудовую книжку.
• Пояснительные письма Минтруда и Роструда (например, письмо от № ПГ/07‑12‑123/00‑0). В них разъясняется, что при приёме на работу бывшего военнослужащего запись о службе по контракту не вносится в бумажную трудовую книжку, если работник не просил об этом и не представил соответствующий документ (военный билет, справку о службе).

Таким образом, прямое обязательство внести запись о службе по контракту отсутствует. Однако на практике многие кадровые службы всё же делают такую запись, опираясь на внутренние приказы организации и желание сотрудника подтвердить свой стаж.

Когда запись о службе по контракту может быть внесена?

1. По инициативе работника. Если бывший военнослужащий предъявляет справку о прохождении службы по контракту и просит внести запись, кадровая служба обязана оформить её в соответствии с п. 10 Инструкции (запись о периоде военной службы).
2. По внутреннему регламенту организации. Некоторые компании включают в свои локальные нормативные акты положение о внесении сведений о военной службе (в т.ч. по контракту) в трудовую книжку всех newly hired сотрудников с военным прошлым.
3. Для электронной трудовой книжки (ЭТК). В ЭТК сведения о службе по контракту вносятся автоматически при загрузке данных из системы «Военкомат» или при предоставлении работником справки через личный кабинет на портале «Госуслуги». Это предусмотрено пунктом 14 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Если ни работник, ни работодатель не проявляют инициативы, запись о службе по контракту в бумажной трудовой книжке остаётся отсутствующей.

Как правильно оформить запись?

При внесении записи о службе по контракту следует соблюдать установленную форму:

• Графа 1. Порядковый номер записи (последовательно follows previous entries).
• Графа 2. Дата внесения записи (день, месяц, год).
• Графа 3. Сама запись. Рекомендуемый шаблон:
• «В период с «DD.MM.YYYY» по «DD.MM.YYYY» проходил службу по контракту в Вооружённых Силах РФ (указать воинскую часть, звание, должность).»
• Графа 4. Реквизиты документа, на основании которого внесена запись (номер и дата справки о прохождении службы по контракту, номер военного билета, если требуется).

Пример записи:

В период с по проходил службу по контракту в мотострелковой части № 742, звание – старший сержант, должность – оператор БМП.
Справка о прохождении военной службы по контракту № 12/456 от , выданная командованием воинской части № 742.

В электронной трудовой книжке поля заполняются аналогично, но данные подгружаются из загруженного документа (справки) и сохраняются в системе.

Последствия отсутствия записи

Отсутствие записи о службе по контракту в трудовой книжке может повлиять на:

• Назначение пенсии. Период службы по контракту учитывается в страховом стаже при условии, что он подтверждён документально (справка, выписка из личного дела). Если запись отсутствует, пенсионный фонд может запросить дополнительные доказательства.
• Подтверждение трудового стажа. При приёме на новую работу некоторые работодатели требуют увидеть запись о предыдущей службе в трудовой книжке; отсутствие такой записи может вызвать дополнительные вопросы.
• Социальные гарантии. Некоторые льготы (например, предоставление дополнительных отпускных дней за выслугу лет) могут быть привязаны к наличию записи о военной службе.

Поэтому рекомендуется либо внести запись по инициативе сотрудника, либо хранить справку о службе по контракту отдельно и предоставлять её по требованию.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. При приёме на работу запрашивать у кандидата справку о прохождении военной службы по контракту (если он указывает такой опыт в резюме).
2. Если справка предоставлена и сотрудник просит внести запись – оформить её согласно пункту 10 Инструкции.
3. Если сотрудник не просит внести запись, но хочет подтвердить стаж для пенсии – посоветовать ему хранить справку и предоставлять её в ПФР при назначении пенсии.
4. В локальных нормативных актах организации прописать порядок внесения сведений о военной службе (в т.ч. по контракту) для унификации процедуры.
5. При работе с электронной трудовой книжкой загружать справку через личный кабинет на портале «Госуслуги» – система автоматически создаст запись в разделе «Сведения о работе».

Согласно действующему законодательству, прямого обязательства внести запись о службе по контракту в трудовую книжку нет. Запись делается только:

• по инициативе работника (при предоставлении справки и его просьбе);
• в соответствии с внутренними регламентами организации;
• автоматически в электронной трудовой книжке при загрузке подтверждающего документа.

Для избежания проблем при назначении пенсии и подтверждении трудового стажа рекомендуется либо оформить запись по просьбе сотрудника, либо обеспечить надёжное хранение справки о службе по контракту и предоставлять её по требованию.

Соблюдение этих правил позволит корректно отразить период службы по контракту в трудовой книжке и обеспечит прозрачность кадрового учёта.