Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В неё вносятся не только сведения о приёме, переводе и увольнении, но и записи о службе (военной, государственной, муниципальной, в органах внутренних дел и т.д.). Ниже представлен подробный гайд, который поможет правильно оформить такую запись, избежать типичных ошибок и привести примеры образцов.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, регулирующая ведение трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» (для записей о военной службе).
• Федеральный закон «О государственной гражданской службе РФ» (для госслужбы).

Согласно этим документам, запись о службе оформляется в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки и должна содержать:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата начала службы.
3. Полное наименование организации (или органа, где проходила служба).
4. Должность, звание, классный чин (если предусмотрено).
5. Дата окончания службы (при увольнении/ демобилизации).
6. Основание прекращения службы (приказ, распоряжение, уволен по собственному желанию и т.д.).
7. Номер и дата документа, подтверждающего запись (приказ о приёме на службу, приказ об увольнении и т.п.).

Основные правила заполнения

При внесении записи о службе следует соблюдать следующие требования:

• Чёткость и разборчивость – запись делается печатным шрифтом или разборчивым почерком.
• Отсутствие сокращений (кроме общепринятых, например, «г.» для года, «№» для номера).
• Последовательность – записи вносятся строго хронологически.
• Подпись и печать – после записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и ставится печать организации.
• Исправления – если допущена ошибка, строка зачёркивается одной линией, сверху пишется правильная информация, рядом ставится подпись и дата исправления.

Образец записи о службе

Ниже приведён универсальный шаблон, который можно адаптировать под конкретный вид службы (военная, государственная, муниципальная и т.д.).

Пример 1. Запись о приёме на военную службу по контракту

г. – Принят на службу в Вооружённые Силы Российской Федерации
Должность: стрелок-радист
Звание: рядовой
Основание: Приказ Министра обороны РФ № 123 от г.
Серия и номер документа: ВК-123456

Пример 2. Запись о зачислении на государственную гражданскую службу

г. – Зачислен на службу в Министерство труда и социальной защиты РФ
Должность: ведущий специалист отдела кадров
Классный чин: государственный гражданский служащий 2-го класса
Основание: Приказ Минтруда России № 45 от г.
Серия и номер документа: ГЦС-789012

Пример 3. Запись об увольнении ( демобилизации )

г. – Уволен с военной службы в связи с окончанием контракта
Основание: Приказ командира войсковой части № 77 от г.
Серия и номер документа: ВК-654321
Запись сделана: г. (подпись кадровика, печать части)

Обратите внимание, что в графе «Должность» указывается именно та позиция, которую занимал сотрудник на момент начала службы. Если служба включала несколько должностей, каждая из них оформляется отдельной записью с указанием дат перевода.

Как оформить запись, если нет штампа

В случае отсутствия автоматического штампа (например, в небольших организациях) запись делается вручную. При этом необходимо:

• Использовать чёрную или синюю пасту.
• Выдерживать одинаковый интервал между строками (примерно 6 мм).
• Ставить подпись и расшифровку фамилии, инициалов и должности лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
• Если организация имеет печать – поставить её рядом с подписью.

Исправление ошибок в записи о службе

Если после внесения записи обнаружена ошибка (неверная дата, неправильное наименование организации и т.д.), действуйте согласно пункту 31 Порядка ведения трудовых книжек:

1. Неправильную строку зачёркните одной тонкой горизонтальной линией.
2. Сверху напишите правильную информацию.
3. Рядом с исправлением укажите дату исправления и подпись ответственного лица.
4. При необходимости сделайте пометку «Исправлено верно» и поставьте печать организации.

Пример исправления:

~~ г. – Принят на службу в Вооружённые Силы Российской Федерации~~
 г. – Принят на службу в Вооружённые Силы Российской Федерации (в/ч 54321)
Исправлено верно: г. Подпись: И.И. Иванов

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать воинское звание в трудовой книжке?

Да, если служба была военной или иной, где предусмотрено звание (например, в МВД, ФСБ, ФСИН). Звание указывается после должности.

Как оформить запись о службе в органах местного самоуправления?

Аналогично государственной службе: указывается полное наименование органа (например, «Администрация города N»), должность, классный чин (если есть), основание – приказ главы муниципального образования.

Можно ли в одной записи отразить несколько периодов службы?

Нет. Каждый период (приём, перевод, увольнение) оформляется отдельной строкой с собственным порядковым номером.

Что делать, если трудовая книжка заполнена и нет места для новой записи?

Необходимо приобрести вкладыш (дополнительный лист) и вшить его в трудовую книжку согласно пункту 32 Порядка ведения трудовых книжек.

Правильное оформление записи о службе в трудовой книжке – важный аспект кадрового документооборота, который влияет на пенсионные права, подтверждение стажа и возможность получения различных социальных гарантий. Следуя приведённым выше нормативным требованиям и используя предложенные образцы, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректность ведения трудовых книжек в вашей организации.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу, занимающемуся трудовым правом. Удачной работы!