Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и право на получение государственных пособий. При наступлении смерти работника в трудовой книжке необходимо сделать специальную запись, которая фиксирует факт прекращения трудовых отношений по причине смерти.

Правовая база

Запись о смерти работника регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 80, 81, 84.
• Постановление Правительства РФ от № 665 «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России от № 365н «Об утверждении порядка заполнения трудовой книжки».

Согласно ТК РФ, запись о прекращении трудового договора по причине смерти работника делается в течение 5 рабочих дней со дня получения работодателем соответствующего свидетельства о смерти.

Кто обязан вносить запись?

Запись в трудовую книжку вносит работодатель (или его уполномоченный представитель). Если организация ликвидирована, запись может быть сделана в государственном архиве или в отделе кадров организации‑правопреемника (если таковой имеется).

Порядок действий работодателя

1. Получить оригинал свидетельства о смерти от органов ЗАГС или иной уполномоченной инстанции.
2. Уведомить бухгалтерию и отдел кадров о необходимости закрытия трудового договора.
3. Подготовить запись в трудовой книжке согласно образцу (см. ниже).
4. Подписать запись руководителем организации и сотрудником отдела кадров (если требуется).
5. Внести запись в электронный реестр (если используется электронная трудовая книжка).
6. Сохранить копию записи в личном деле умершего работника.

Образец записи в трудовой книжке

Запись делается в разделе «Записи о прекращении трудового договора». Ниже приведён типовой образец, который соответствует требованиям Постановления № 665.

Текст записи

Дата записи: 
Основание прекращения трудового договора: Смерть работника
Дата смерти (по свидетельству о смерти): 
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑технолог
Трудовой стаж: 12 лет 4 месяца
Подпись руководителя: ______________________
Подпись специалиста отдела кадров: ______________________

Как оформить запись в реальной книжке

• Запись делается чернильной печатью (черным или синим чернилом).
• Текст пишется разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых, например, «г.» – год).
• Все поля, предусмотренные формой, должны быть заполнены.
• После записи ставится подпись руководителя и специалиста отдела кадров (при необходимости – печать организации).

Пример заполненной записи (скан)

Ниже – условный пример того, как запись выглядит в трудовой книжке (изображение условное, в реальном документе используется оригинальная форма).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если организация ликвидирована?

В случае ликвидации организации запись может быть сделана в государственном архиве по месту нахождения бывшего работодателя. Для этого необходимо предоставить:

• Свидетельство о смерти.
• Документы, подтверждающие факт трудоустройства (копию трудовой книжки, приказы о приёме на работу).
• Заявление родственников (по желанию).

Нужно ли вносить запись, если трудовая книжка уже находится у наследников?

Да. Запись обязана быть внесена в оригинал трудовой книжки, независимо от того, где она находится. Если книжка уже передана наследникам, работодатель (или архив) обязан оформить запись и вернуть книжку.

Как оформить запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)?

Для ЭТК запись вносится через портал Госуслуги или специализированную систему работодателя. Необходимо загрузить скан свидетельства о смерти и заполнить электронные поля, аналогичные бумажному образцу.

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие даты смерти. Дата должна соответствовать сведению в свидетельстве о смерти.
• Неправильное указание должности. Должность фиксируется в той форме, в которой она указана в приказе о приёме на работу.
• Неоформление подписи руководителя. Без подписи запись считается недействительной.
• Заполнение записи чернилами, которые быстро выцветают. Используйте чернила, устойчивые к свету.
• Отсрочка более 5 рабочих дней. Закон требует оформить запись в течение этого срока.

Запись о смерти работника в трудовой книжке – важный юридический акт, который фиксирует окончание трудовых отношений и обеспечивает наследникам правильное оформление прав на пенсию и другие выплаты. Соблюдение установленного порядка, точность данных и своевременность оформления позволяют избежать юридических споров и гарантировать законность действий как работодателя, так и наследников.

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, рекомендуется обратиться к трудовому юристу или в отдел кадров вашей организации.

Дата публикации статьи: